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Introdução ao Lotus Notes – Parte 7

 

Objetivos

 

Este é o módulo 7 sobre o Lotus Notes . Neste tutorial você aprenderá um pouco mais sobre Lotus Notes.

 

Pré-requisitos: Para acompanhar esta lição você deve ter visto a lição passada

 

Repetir uma entrada na Agenda.

 

Para repetir uma entrada na agenda é muito simples, você seguirá os passos a seguir e verá o quanto é fácil.

 

1. Crie a entrada, escrevendo em assunto “ Palestra empresarial ”.Com isso você pode criar mais de uma entrada, ao criar a entradas, só uma delas pode ser definida como repetida. Uma vez criada, você não pode alterar as definições de repetição.

 

2. Selecione Repetir.

 

3. Especifique a freqüência com que a entrada se repete sob Como. Por exemplo, para repetir a entrada todos os outros dias, selecione Diariamente no primeiro campo e “ Todo 2º dia” no campo à direita dele.

 

4. Selecione “Iniciando” sob Duração e especifique uma data. Então selecione quanto tempo nos campos de continuação.

 

5. (Opcional) Selecione Diariamente e especifique uma data. Então selecione “Para” e especifique quanto tempo a entrada deve ser repetida.

 

6. Clique em OK. O Lotus Notes repetirá a entrada ao salvá-la.

 

7. Verifique a figura 01, para melhor entendimento, considerando que você já sabe criar uma entrada, na hora que clicar em repetir aparecerá a seguinte tela para você fazer sua escolha.

 

Figura 01 – Repetir opções

 

Na tela acima você irá fazer as modificações conforme a sua necessidade.

 

Excluir uma entrada na Agenda.

 

1. Abra sua Agenda e clique na entrada. Para excluir mais de uma entrada, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique em cada entrada para selecioná-la.

 

2. Pressione DEL para marcar a entrada para exclusão. O Lotus Notes exibirá uma lata de lixo próxima a ela.

 

3. Pressione F9 para atualizar a Agenda ou feche-a (e todas as outras janelas de correio abertas).

 

4. Selecione Sim quando o Lotus Notes perguntar se deseja excluir os documentos. O Lotus Notes excluirá a entrada do seu banco de dados de correio.

 

Adicionar um evento à agenda.

 

Você pode adicionar um Evento à agenda para reservar horários para tipos especiais de eventos que envolvem o dia inteiro, como seminários, aulas, shows comerciais e férias. Faça isso seguindo os passos seguintes.

 

1 - Enquanto a visão Agenda estiver aberta, clique no botão Novo e escolha Evento de um dia inteiro. Veja a figura 02, é praticamente a mesma coisa que criar um compromisso, Lembrete, Reunião, Aniversário.

 

Figura 27 - Evento de um dia inteiro.

2 - Na caixa Assunto, descreva brevemente o objetivo do evento. Na caixa Local, descreva o local do evento. Se você desejar adicionar mais detalhes, adicione-os na área Descrição.

 

3 - Digite a data do Evento nas caixas Início e Término ou clique nos botões de data e selecione a data na agenda popup. Verifique isso na figura 03.

 

Figura 03 - Data inicio e término.

 

Dica: Você pode também clicar em Definições de alarme na divisória Opções e definir um horário para que o Lotus Notes exiba um lembrete sobre este evento .

 

Definição da programação de horário livre.

 

A sua programação de horário livre indica os dias da semana e as horas do dia em que você está disponível para reuniões. Essas informações estão disponíveis para outros usuários do Lotus Notes, com o objetivo de programar reuniões. As pessoas poderão ver seu horário não disponível e o horário programado quando examinarem sua programação.

 

Os horários não disponíveis são aquele em que você não pode participar de reuniões com base nas preferências adicionadas à sua programação de horário livre. Por exemplo, você só pode estar disponível para reuniões em determinados dias ou em determinados horários do dia.

 

O seu horário programado é aquele em que há conflitos na programação, como outra reunião marcada para a mesma hora .

 

Como definir a programação de horário livre

 

1. Abra a Agenda.

 

2. No menu, escolha Ações - >Ferramentas -> Preferências.

 

3. Clique na divisória Agenda e A Fazer e na divisória Programação.

 

4. Em “Sua disponibilidade” selecione o fuso horário apropriado na lista de fusos horários. O padrão é Local, que é o fuso horário padrão.

 

5. Selecione os dias da semana em que você está disponível em “Dia da semana” e, em seguida, especifique as horas disponíveis para cada dia.

 

Por exemplo, se você estiver disponível aos sábados das 7:00 às 11:00 e das 13:00 às 16:00, selecione Sábado e digite 07:00 - 11:00, 13:00 - 16:00.

 

6. (Opcional) Se você quiser que o Lotus Notes verifique a existência de conflitos quando aceitar ou programar uma reunião, em “Ao adicionar uma entrada à sua Agenda” selecione “Quando adicionar compromissos, aceitar reuniões, programar uma nova reunião” em “Verificar a existência de conflitos com outras entradas”.

 

7. (Opcional) Se você selecionar “Quando adicionar compromissos, aceitar reuniões, programar uma nova reunião”, também poderá selecionar “Anotar um conflito se ocorrer uma entrada fora dos horários disponíveis descritos acima” para mostrar um conflito se alguém tentar programar uma reunião para um horário não disponível de acordo com suas preferências.

 

8. Clique em OK. Verifique a figura 04 e veja a tela que você usará para fazer o que foi falado.

 

Figura 04 - Programação.

Definir alarmes para entradas na Agenda .

 

O banco de dados de correio do Lotus Notes contém um sistema de alarme que você pode usar para definir alarmes para a Agenda e para entradas A Fazer (a Agenda e as entradas A Fazer fazem parte do banco de dados de correio). Quando você define um alarme e ele “soa”, o Lotus Notes exibe uma mensagem de alarme. Você também pode solicitar que o Lotus Notes emita um som selecionado ou envie uma mensagem de correio quando o alarme soar. Ativar ou desativar o sistema de alarme.

Ativar ou desativar o sistema de alarme

 

1. Abra a Agenda, clique em Ferramentas e escolha Preferências.

 

2. Clique em Agenda e, em seguida, em Alarmes.

 

3. Selecione ou cancele a seleção de “Ativar Notificações de Alarme” e clique em OK.

 

Definir um alarme para uma entrada na Agenda.

 

1. Crie ou abra a entrada.

 

2. Clique em Opções e selecione “Notificar”. Se essa opção já estiver selecionada, clique em Definições de alarme (à direita do campo “Notificar” ).

 

3. Digite um número após “O alarme será desativado”, em seguida, selecione Minutos, Horas ou Dias, e selecione Antes ou Depois para definir o alarme conforme a data ou o horário de início da entrada.

 

4. Use uma das seguintes opções, isso é opcional:

 

 

5. Clique em OK. O Lotus Notes definirá o alarme quando você salvar a entrada.

 

Definir um alarme para todas as entradas na Agenda de um tipo .

 

Você pode definir automaticamente um alarme para todos os compromissos e reuniões, lembretes, eventos, aniversários e/ou entradas A Fazer. Se você fizer isso, poderá alterar ou cancelar o alarme quando criar entradas individuais.

 

1. Abra a Agenda, clique em Ferramentas e escolha Preferências.

 

2. Clique em Agenda e, em seguida, em Alarmes.

 

3. Se necessário, selecione “Ativar Notificações de Alarme”.

 

4. Selecione um ou mais tipos de entrada de Agenda, digite os minutos ou dias antes para cada um e clique em OK.

 

Selecionar um som padrão para todos os alarmes

 

Se você selecionar um som padrão, poderá alterá-lo ou cancelar sua seleção ao definir alarmes individuais.

 

1. Abra a Agenda, clique em Ferramentas e escolha Preferências.

 

2. Clique em Agenda e, em seguida, clique em Alarmes.

 

3. Se necessário, selecione “Ativar Notificações de Alarme”.

 

4. Selecione um som no campo “Som padrão” e clique em OK.

 

Responder a um alarme: Quando um alarme soa, o Lotus Notes exibe a caixa de diálogo Alarme.

 

Frase: Um expert é um homem que parou de pensar. Para que pensar, se ele é um expert? (Frank Lloyd Wright)

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