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ELABORANDO UMA MALA DIRETA UTILIZANDO WORD E Excel

 

Criação do Documento Principal- Parte 2

 

Objetivo

 

Elaborar o documento principal para convocação para várias pessoas, recém aprovadas em concurso público.

 

Cenário

 

Você trabalha em uma Instituição que realizou um concurso público para admissão de novos empregados. Os aprovados deverão receber uma convocação para realização dos exames médicos admissionais. Devido ao expressivo número de pessoas aprovadas, os exames serão realizados em mais de uma clínica, em datas diversas.

 

Criação do Documento Principal – recomendações

 

A elaboração do documento principal deve seguir as seguintes recomendações:

 

» Ele não deve conter erros de gramática ou ortografia;

» Deve ser claro e objetivo;

» Deve observar o tratamento adequado quanto ao sexo e/ou cargo do destinatário da correspondência;

» Deve observar as normas de redação oficial (tamanho e tipo de fonte, alinhamento, margens etc..), principalmente quando se tratar de instituição ou órgão sujeitos a essas normas.

 

Apresentamos  a seguir, o modelo de convocação que será utilizado neste tutorial, como documento principal. O texto está delimitado pelo sinal de igual (“=”).

 

 

Como já havíamos comentado, podemos perceber algumas  lacunas no documento. Ao lado destas lacunas  as palavras estão propositalmente indicadas com a formatação Negrito e Itálico. Estou fazendo isto no tutorial, apenas para que você perceba em quais  partes do documento  os dados dos destinatários serão mesclados.

 

Não é obrigatória a  aplicação deste recurso na vida real.

 

Vamos relacionar agora os campos que deverão existir no banco de dados, para podermos gerar a mala direta. Esses campos são:

 

» NOME (o nome do concursado);

» LOCAL, ENDEREÇO, BAIRRO, CIDADE, TELEFONE, DATA, HORÁRIO (Endereço, data e horário de realização dos exames).

 

Além dos campos acima precisaremos de outros, para podermos enviar a convocação pelos correios:

 

» ENDEREÇO, BAIRRO, CIDADE, CEP, UF.

 

Antes de criarmos o banco de dados, é interessante adotarmos um padrão  de nomenclatura para os nomes dos arquivos. Isto facilita a localização dos mesmos. Como no nosso exemplo estamos tratando de uma convocação, podemos adotar o seguinte padrão:

 

» Para o documento principal, podemos salvar o arquivo como Convoca-Principal.doc;

» Para o banco de dados, podemos salvar o arquivo como Convoca-Dados.xls.

 

Para facilitar ainda mais nosso trabalho, crie uma  pasta na Unidade C: (ou a unidade de trabalho em seu computador) com o nome de MalaDireta, e salve os 2 arquivos nesta pasta.

 

Na próxima parte vamos começar a criar o banco de dados. Até lá.

 

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