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Open Office - Planilha Calc - Parte 3

 

O menu Arquivo

 

Objetivos:

 

Nesta parte , você será apresentado a novas funções do Open Office - Calc.

 

Estaremos mostrando as opções existentes no menu Arquivo. Aprenderemos como abrir e salvar os documentos, como exportar planilhas para o formato pdf, e como trabalhar corretamente com a Configuração de Impressão.

 

A barra de menus do Open Office dá acesso a uma lista de comandos e funções.

 

Muitas vezes esses comandos também são acessíveis de outra maneira, como por exemplo pela Barra de Ferramentas (os botões), ou por comandos do teclado.

 

Iremos na medida do possível apresentar essas maneiras também.

 

O Menu Arquivo

 

Começar uma nova Planilha

 

Geralmente, quando abrimos o Open Office na sua função de Planilha (relembrando: no Windows, clicando em Iniciar, depois em Open Office.org 2.0, e depois em Open Office.org Calc), já é iniciado o Calc com uma Planilha em branco para se começar a trabalhar.

 

Mas se você já está com uma planilha aberta, e deseja abrir uma outra planilha, estando com o Open Office já iniciado, mesmo se estiver em algum outro trabalho do Writer ou do Impress, basta ir na Barra de Menus e clicar em Arquivo, Novo, Planilha.

 

Veja na Figura abaixo.

 

Figura 01: clique em Arquivo, Novo, Planilha

 

Abrir um documento já existente

 

Com o Open Office já aberto, em qualquer uma de suas funções (Writer, Impress, ou mesmo o Calc), é possível abrir um documento já salvo anteriormente. Para isso, basta ir até o menu Arquivo, Abrir. Ou então clicando no botão Abrir (que corresponde á uma pastinha se abrindo)   da Barra de Ferramentas Padrão. Será apresentada uma janela, na qual se escolhe qual arquivo deseja abrir. Caso o arquivo desejado não esteja na lista apresentada, você pode selecioná-lo. Essa janela é padrão em muitos outros aplicativos, mas não custa nada re-lembrar um pouco. Acompanhe a explicação, observando a figura 02, abaixo.

 

Na 1a linha, vemos a palavra Examinar, na qual se escolhe a Pasta. Também pode se escolher, clicando no botão Um nível acima, que joga para uma Pasta anterior à atual. O botão Área de Trabalho mostra os arquivos existentes na Tela Inicial do Windows. Na parte que denominamos “Quadro” (observe a figura), é onde são apresentados os arquivos contidos na Pasta selecionada. Agora, é importante também a linha “Arquivos do tipo”, pois é nessa opção que se escolhe se deseja que no “Quadro” sejam apresentadas somente Documentos de Texto, ou somente Planilhas, ou somente Apresentações, ou Desenhos, etc.

 

Quando enfim estiver escolhido qual o arquivo que deseja abrir, clique sobre ele, e em seguida no botão Abrir.

 

Figura 02: O comando Abrir

 

Documentos recentes

 

O Open Office Calc permite que seja aberto muito mais facilmente um dos arquivos mais recentemente utilizados. É só ir no Menu Arquivo, Documentos recentes.

 

Na lista ao lado aparecem os últimos documentos abertos.

 

Figura 03: Arquivo, Documentos recentes

 

Assistentes e Conversão de Arquivos

 

Uma das funções do Open Office é a tela de Assistentes. Serve para auxiliar na criação de um certo tipo de documento. No entanto, é mais utilizado no Open Office.Writer (o editor de textos do Open Office). Basicamente um Assistente é uma maneira muito fácil de se realizar uma tarefa. Basta seguir as telas, e cada nova etapa concluída é só clicar no botão Próximo ou Avançar, em alguns assistentes). Assim fica muito mais fácil, não é mesmo? Você deve se lembrar de muitos programas Assistentes, como por exemplo o programa de instalação de programas. Para utilizar alguns dos Assistentes do Open Office, basta clicar no menu Arquivo, Assistentes. Depois, é só ir seguindo o passo-a-passo.

 

Só que uma das funções muito importantes do Open Office é a Conversão de Arquivos. E essa função fica dentro do Menu Arquivo, Assistentes, Conversor de Documentos. Serve para converter documentos de formato StarOffice ou documentos antigos do Microsoft Office, para o novo formato OpenOffice. Veja a figura abaixo.

 

Figura 04: Conversor de documentos

 

Fechar um documento

 

Continuando a apresentar os itens do Menu Arquivo. O próximo de que iremos falar é o item Fechar. Esse item do menu arquivo corresponde ao mesmo que clicar no famoso botão que tem o desenho de um “x”, na barra de título do Open Office. Só que ele não fecha o Open Office inteiro, fecha só o documento que está atualmente na tela.

 

Clique em Arquivo, Fechar. É importante lembrar que, se o documento não estiver salvo, será apresentado uma tela perguntando qual ação deseja tomar. Veja na figura abaixo.

 

Figura 05: Fechar

 

A tela acima é apresentada. Significa que o documento mencionado sofreu alguma alteração, e está perguntando a você se deseja considerar essas alterações.

 

Preste atenção: se você deseja salvar, é óbvio: clique no botão salvar. Agora, se você clicar no botão Descartar, significa que o documento será fechado, mas não serão consideradas as alterações efetuadas nele. E finalmente o Cancelar, que faz com que o documento continue na tela, ou seja nem salva, nem fecha o arquivo.

 

Salvar um documento

 

Estando com um documento aberto, clique em Arquivo, Salvar ou então no botão  da Barra de Ferramentas Padrão. Este item salva um arquivo, se ele já tiver sido salvo antes. Mas se for a primeira vez que ele estiver sendo salvo, cai na tela Salvar como. Vamos supor que você já está trabalhando com um arquivo salvo, mas deseja salvar em algum outro lugar, ou então salvá-lo com algum outro nome, para manter a versão original a partir do qual foi feito. Nesse caso você vai utilizar a tela Salvar como, que explicaremos agora. Veja a figura abaixo, para saber como é a tela Salvar como. Aliás, essa é mais uma das telas padrão do Windows, você com certeza já terá visto ela em algum outro aplicativo. Importante se lembrar que é muito importante se lembrar onde você está salvando seu documento.

 

Figura 06: Salvar como

 

Aqui vale as mesmas dicas que listamos quando estávamos falando de Abrir documentos. Ou seja, se você clicar na parte Salvar em, você pode mudar a pasta ou o disco no qual deseja salvar; pode-se também mudar o nome do arquivo (atenção, é importante colocar um nome do qual você possa se lembrar facilmente depois); e o tipo.

 

Tipo de Arquivo: Vamos falar um pouco sobre essa informação, o tipo de arquivo. Quando você inicia sua planilha do zero, diretamente no Open Office.Calc, o tipo de arquivo sugerido para salvar é o da extensão ods (Planilha do OpenDocument). Mas é importante lembrar que o Open Office trabalha diretamente com os documentos do Microsoft Office, então se desejar que seu trabalho possa ser lido por usuários que ainda utilizam o Microsoft Office é preciso se lembrar de mudar o tipo para Microsoft Excel97/2000/XP, que salva seu arquivo com a extensão xls. É claro que o arquivo pode ser salvo em diversos outro tipos, de acordo com a sua necessidade, como por exemplo esses que aparecem na próxima figura:

 

Figura 07: Os diversos tipos de arquivo em que as planilhas do Open Office.Calc podem ser salvas

 

No menu Arquivo, há também a opção Salvar Tudo. Clicando nesta tela, você salva todas as planilhas que estiverem abertas, sem a necessidade de salvar uma de cada vez. E vale as mesmas opções mencionadas anteriormente, ou seja, se não tiver sido salvo anteriormente, será apresentada a tela Salvar Como (mostrada na figura 06, acima).

 

Exportar como PDF

Essa é uma das opções que torna o Open Office muito interessante. É a possibilidade de converter os arquivos gerados no Open Office diretamente para o formato pdf . PDF é um formato de arquivo inventado pela Adobe, muito utilizado na Internet atualmente. PDF significa Portable Document Format, e segundo a Adobe “o PDF é o formato padrão para distribuição e troca segura e confiável de documentos eletrônicos em todo o mundo. É um formato de arquivo universal que preserva as fontes, figuras, gráficos e o layout do documento original, independente do aplicativo e plataforma usados para criá-lo".

 

Agora, na prática, esse formato é bom porque ele gera arquivos menores (ideal para distribuição pela Internet), e porque o arquivo não é editável, ou seja, se você precisa mandar uma planilha com dados para alguém, mas não quer que essa pessoa altere os dados que você colocou na sua planilha, o ideal é enviar no formato pdf.

 

O software mais utilizado para visualizar PDFs é o Acrobat Reader, produto gratuito, disponível para download no link abaixo:

 

http://adobe.com.br/products/acrobat/readstep.html

 

Mas, voltando ao nosso Open Office.Calc, vamos supor que você já tem uma planilha salva, e que deseja ter uma cópia dela no formato pdf. Com sua planilha aberta, você deve clicar no menu Arquivo, Exportar como pdf. Ou então clicar no botão  (Exportar diretamente como pdf). Esse botão se localiza na Barra de Ferramentas Padrão. Será apresentada uma tela igual à que é mostrada na figura abaixo:

 

Figura 08: Tela Exportar como PDF

 

Nesta tela, muito parecida com a tela de Salvar, nela se determina o Local em que deseja salvar o arquivo, e o nome que deseja atribuir a ele. Depois disso, clique no botão Exportar.

 

Enviar arquivos por e-mail

 

Clicando-se em Arquivo, depois em Enviar, haverá duas opções: Arquivo, Enviar, Documento como e-mail. Nesta, é só clicar e automaticamente é aberto o programa de e-mail padrão (outlook por exemplo), já com seu arquivo anexado, você só digita o endereço de e-mail para o qual deseja enviar, e clica no Enviar.

 

Na segunda opção: Arquivo, Enviar, Documento como anexo de pdf, é apresentada a tela que mostramos na figura 09, a seguir:

 

Figura 09: Arquivo, Enviar, Documento como anexo de pdf

 

Nesta tela, você escolhe quais páginas do seu documento serão transformadas em pdf, se serão todas, um intervalo de páginas que você informa os números, ou seleção, que trata somente as áreas da planilha que você deixou selecionado. Há também configurações para tratar as imagens, possibilitando gerar arquivos menores.

 

Visualizar Página

 

Uma opção muito importante do Open Office.Calc é a tela de Visualizar Página, que está disponível através do menu Arquivo, Visualizar Página, ou também pelo botão  da Barra de Ferramentas Padrão. Ao acionar essa opção, pode-se ter uma noção de como será impresso o documento, em quantas páginas será impresso, a distribuição das informações pela folha. Assim, se a formatação ainda não estiver do seu agrado, poderá configurar antes de imprimir.

 

Veja abaixo, como é a tela de visualização prévia do Open Office.

 

Figura 10: Tela Visualizar Impressão

 

Agora vamos aproveitar para aprender um pouco sobre como configurar para a impressão. Veja que temos uma nova Barra de Ferramentas, chamada de Visualização de Página, abaixo temos uma figura.

 

Figura 11: Menu Visualização de Página

 

Vamos explicar as funções dos botões através dos números (veja na figura acima:

 

1: Página anterior: volta uma página

 

2: Próxima página: avança uma página

 

3: Primeira página: volta para a primeira página

 

4: Última página: avança para a última página

 

5: Mais zoom: Esse botão é para ampliar a visualização, ou seja, como se fosse para ver mais de perto a página.

 

6: Menos zoom: Esse botão é para diminuir a visualização, ou seja, como se fosse para ver a página mais de longe.

 

7: Tela inteira: Com esse botão, a página é mostrada na tela inteira, sem aparecer botões e barras de títulos do Open Office.

 

8: Página: Embora tenha um nome não muito intuitivo, esse é o mais importante, pois é com esse botão que tem acesso a Configuração da Impressão.

 

9: Fechar visualização: encerra a visualização e volta para a tela principal do Open Office.Calc com a sua planilha.

 

Vamos detalhar um pouco mais sobre a configuração da impressão. Estando na tela de visualização prévia (como na figura 10, acima), clique no botão Página (item 8 na figura 11, acima). Aparecerá a seguinte tela:

 

Figura 12: Configurar página

 

Pode se acionar essa opção também pelo menu Formatar, Página.

 

Veja na figura acima que temos muitas abas na parte superior: Página, Bordas, Plano de Fundo, Cabeçalho, Rodapé e Planilha.

 

Em cada uma dessas abas, você será capaz de configurar o modo de impressão.

 

Configurar Página: aqui você pode escolher o formato do papel (Carta, A4, etc), as margens, entre outras opções.

 

Figura 13: Configurar página - Bordas

 

Configurar Página - Bordas: Veja na figura acima, pode-se definir o estilo de linhas utilizado nas bordas das tabelas, sombras e cores, etc.

 

Figura 14: Configurar página: Plano de fundo

 

Configurar Página - Plano de fundo: Utilizado para se escolher qual cor será impresso nas células vazias.

 

Figura 15: Configurar página: Cabeçalho

 

Configurar página: Cabeçalho: Através dessa tela é possível configurar o cabeçalho, ou seja, informações que serão impressas em todas as folhas do documento, sempre no alto da página. Basta marcar a opção Cabeçalho ativado. Pode-se também definir a distância em cm que o cabeçalho ficará das margens. Para escrever o conteúdo do cabeçalho, clicar no botão Editar. Aparecerá a tela descrita na figura a seguir:

 

Figura 16: Editar cabeçalho

 

Editar cabeçalho: Nesta tela, pode-se escrever o texto que será inserido na área do cabeçalho, podendo-se colocar nas áreas correspondentes (esquerda, centro e direita), bem como é possível personalizar o cabeçalho (formatar o texto, ou colocar a data , ou a hora automaticamente, colocar numeração automática nas páginas, etc).

 

Configurar página: Rodapé: Idem ao configurar página cabeçalho (ver acima e figuras 15 e 16). É claro que a diferença nesse item, está em configurar o texto que será impresso na parte inferior das páginas.

 

Configurar página: Planilha: Como você pode ver na figura abaixo, é nesta tela que se define a ordem de impressão das páginas, e quais são os objetos que se deseja imprimir (grades, notas, etc).

 

Figura 17: Configurar página: Planilha

 

Escala de impressão: Mas o mais interessante nesta tela são as opções no quadro “Escala”. Estando escolhida a opção Ajustar intervalo, podemos alterar a Largura e a Altura nas páginas. Isso quer dizer que se você tem uma planilha com várias páginas, você pode pedir para o Open Office.Calc ajustar a planilha inteira para caber no número de páginas que você quiser. Exemplo, se estiver Largura=1 e Altura=1, sua planilha será impressa em apenas 1 página, tenha ela o tamanho que tiver. É claro que se tem muitas linhas, elas serão reduzidas para caber na página.

 

Outra maneira de trabalhar com a Escala é escolher a opção Aumentar/reduzir impressão. Veja na figura abaixo:

 

Figura 18: Escala da impressão

 

Aparece o campo Fator de escala , na figura acima está escolhida a opção 100%. Isso funciona como uma máquina de tirar cópias xerox, ou seja, dá para ampliar ou reduzir o tamanho da planilha, e é muito importante saber trabalhar direito com esse recurso para produzir planilhas com um capricho maior.

 

Bem pessoal, aqui termina a parte sobre os principais recursos do menu Arquivo. Na próxima parte iremos aprofundar um pouco mais os conceitos de planilha. Continue acompanhando.

 

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