Nessa lição vamos apresentar mais um exemplo prático, passo-a-passo de subtotais, para fixarmos a criação e a navegação através dos subtotais. Também aprenderemos algumas opções de configurações dos subtotais.
Exercício 02:
Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Modulo 4 - Exercício 02.xls e calcular subtotais de vendas por País de Destino e por Cidade.
- 1. Abra o Excel.
- 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
- 3. Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado.
- 4. Selecione o arquivo Modulo 4 - Exercício 02.xls.
- 5. Clique em Abrir.
- 6. Será aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos, bem como o valor total de cada pedido.
- 7. Em primeiro lugar vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo País de Destino e, dentro de País de Destino vamos classificar por Cidade de Destino. Clique em qualquer célula da coluna Funcionário.
- 8. Selecione o comando Dados -> Classificar . Na janela Classificar selecione as opções indicadas na Figura 4.7:
Figura 4.7 - Classificando pelos campos País e Cidade.
- 9. Clique em OK. A planilha será classificada pela coluna País de Destino e em seguida por Cidade de Destino.
- 10. Selecione o comando Dados -> Subtotais...
- 11. Será exibida a janela Subtotais indicada na Figura 4.8:
Figura 4.8 - A janela Subtotais.
- 12. Na lista A cada alteração em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso exemplo selecione, inicialmente, o campo País de Destino.
- 13. Na lista Usar função, selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma.
- 14. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada País de Destino. Selecione a coluna Vendas.
- 15. Na parte de baixo da janela temos opções para Substituir os subtotais atuais, caso já existam subtotais calculados; inserir uma quebra de página após cada subtotal e Resumir abaixo dos dados. Esta último opção, se marcada, faz com que o excel calcule totais gerais.
- 16. Suas opções devem estar conforme indicado na Figura 4.8.
- 17. Clique em OK.
- 18. O Excel calcula os subtotais e insere uma estrutura de tópicos, no lado esquerdo da planilha. Nesse momento são calculados os totais por País de Destino. Porém também queremos os totais por Cidade de Destino. Isso é feito simplesmente utilizando o comando Dados -> Subtotais... novamente, conforme veremos logo a seguir.
- 19. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2 e 3 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta visualização não é muito prática. Para ver apenas o subtotal por País de Destino, clique no botão de navegação com o número 2, conforme descrito na lição anterior. Você obterá os resultados indicados na Figura 4.9, onde são exibidos apenas o nome do País e o respectivo total de vendas.
Figura 4.9 - Exibindo o subtotal por País de Destino.
- 20. Clique no botão 1 da estrutura de níveis. Observe que será exibido apenas o total geral, conforme indicado na Figura 4.10.
Figura 4.10 - Exibindo Total Global.
- 21. Clique no botão 3 da estrutura de níveis, para que voltem a ser exibidos todos os registros.
- 22. Agora temos que definir um subtotal para o campo cidade.
- 23. Selecione o comando Dados -> Subtotais...
- 24. Será exibida a janela Subtotais.
- 25. Na lista A cada alteração em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso exemplo selecione o campo Cidade de Destino.
- 26. Na lista Usar função, selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma.
- 27. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada Cidade de Destino. Selecione a coluna Vendas.
- 29. MUITO IMPORTANTE: Desmarque a opção "Substituir subtotais atuais", senão o subtotal por País de Destino, criado anteriormente, será excluído.
- 30. Suas opções devem estar conforme indicado na Figura 4.11:
Figura 4.11 - Definindo subtotais para o campo Cidade de Destino.
- 31. Clique em OK.
- 32. O Excel calcula os subtotais para o campo Cidade de Destino e insere mais um nível na estrutura de tópicos, no lado esquerdo da planilha. Nesse momento são calculados os totais por País de Destino e também por Cidade de Destino.
- 33. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2, 3 e 4 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta visualização não é muito prática. Para ver apenas o subtotal por País de Destino, clique no botão de navegação com o número 3, conforme descrito na lição anterior. Você obterá os resultados onde são exibidos apenas o total geral para cada cidade (e não os diversos registros para cada cidade) e o total geral para cada país, conforme indicado na Figura 4.12:
Figura 4.12 - Subtotais por País e Cidade.
- 34. Clique no botão 2 da estrutura de navegação. Serão exibidos somente os totais por País de Destino e o total geral.
- 35. Clique no botão 1 da estrutura de navegação. Será exibido apenas o total global. Observe que utilizando os botões da estrutura de navegação, podemos ter diferentes visões do mesmo conjunto de dados, de uma maneira rápida e prática.
- 36. Salve a planilha Modulo 4 - Exercício 02.xls.
- 22. Feche o Excel.
Nas próximas lições aprenderemos mais sobre o recurso de Totais/subtotais.
