Com a validação de dados podemos limitar os valores que são aceitos em uma célula ou faixa de células. Por exemplo, podemos limitar os valores de uma coluna para que não sejam aceitos valores maiores do que 10000. Outro exemplo: Podemos limitar as entradas de uma coluna Cidade de tal maneira que somente sejam aceitos valores de uma determinada lista de cidades.
Além dos valores aceitos podemos definir o tipo de dados aceitos. Por exemplo, podemos definir que os valores em uma faixa de células devem ser, obrigatoriamente numéricos. Neste caso, se o usuário digitar um texto, o Excel não aceita a entrada e emite uma mensagem de erro.
Ao definirmos uma lista de valores que serão aceitos, como no exemplo da lista de cidades do primeiro parágrafo, o Excel cria uma Caixa de combinação, na qual podemos selecionar um valor da lista, sem que seja necessária a digitação do valor desejado. Esta funcionalidade facilita bastante a digitação, além de evitar que sejam aceitos valores que não estão na lista.
Nesta lição aprenderemos a definir critérios para a validação dos dados de entrada. Faremos isso utilizando um exemplo prático, passo-a-passo.
Exercício 16:
Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Exemplo 16.xls e defina critérios de validação de dados, conforme definido durante o exercício:
- 1. Abra o Excel.
- 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir;
- 3. Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado;
- 4. Selecione o arquivo Exemplo 16.xls;
- 5. Clique em Abrir;
- 6. Será aberta uma planilha com três colunas: Cidade, Total de Arrecadação e Data de Arrecadação. Vamos configurar alguns critérios para a entrada de dados nestas colunas, conforme descrito a seguir:
Cidade: Somente pode conter os seguintes valores: Santa Maria, São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília e Porto Alegre.
Total de Arrecadação: Não pode ser superior a R$ 1.000.000,00
Data de Arrecadação: Tem que estar dentro do ano de 2002, ou seja, entre 01/01/2002 e 31/12/2002.
- 7. Agora vamos aprender a definir e a testar estes critérios de validação de entradas;
- 8. Na coluna Cidade queremos definir uma lista de valores permitidos. O primeiro passo é digitar os valores da lista em um intervalo de células da planilha;
- 9. Digite os valores permitidos para a coluna Cidade, na faixa E3:E8, conforme indicado na Figura 2.12:
Figura 2.12 - Digitando os valores que serão aceitos na coluna Cidade.
- 10. Os valores digitados no item 9 serão os valores aceitos pela coluna Cidade, conforme iremos configurar no próximo item;
- 11. Para configurar critérios de validação, o primeiro passo é selecionar as células onde os critérios serão aplicados;
- 12. Selecione o intervalo de A4:A50. Para maiores detalhes sobre a seleção de Células consulte o Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço: https://juliobattisti.com.br/artigos/excelbasico/. Com isso os critérios que definiremos para o campo Cidade, serão válidos para as células de A4 até A50. Se você precisar definir para um intervalo maior, basta selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o próximo passo;
- 13. Selecione o comando Dados -> Validação;
- 14. Será exibida a janela Validação de dados. Na lista Permitir selecione a opção Lista. Após selecionar Lista, o campo Origem será habilitado. No campo Origem você informa a faixa de células onde estão os valores que serão aceitos pela coluna Cidade. No nosso exemplo é a faixa de E4:E8. Observe que a célula E3 contém apenas o título da faixa e não um valor de cidade válido. Informe a faixa =$E$4:$E$8, conforme indicado na Figura 2.13. Deve ser colocado o sinal de = antes da faixa e os endereços devem ser absolutos. Para maiores detalhes sobre Endereços Absolutos consulte o Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço: https://juliobattisti.com.br/artigos/excelbasico/.
Figura 2.13 - A janela Validação de dados.
- 15. Clique em OK;
- 16 Observe que as células da coluna Cidade já são transformadas em uma Caixa de combinação. Ao abrir esta Caixa de combinação são exibidos apenas os valores da faixa =$E4:$E8, conforme indicado na Figura 2.14.
Figura 2.14 - Valores da coluna Cidade limitados aos valores da lista.
- 17. Tente digitar um valor que não está na lista, por exemplo Campinas. Ao tentar sair da Célula, o Excel emite a mensagem de erro indicada na Figura 2.15, informando que o valor digitado não é válido. Ou seja, o Excel somente aceita os valores constantes na lista.
Figura 2.15 - Mensagem de erro que surge quando você digita uma valor que não está na lista.
- 18. Clique em Cancelar para fechar a mensagem de erro;
- 19. Agora vamos definir o critério para que a coluna Total de Arrecadação não aceita valores maiores do que 1.000.000. Na Célula F4 digite o valor 1000000. Usaremos este valor para definir o critério para a coluna Total de Arrecadação;
- 20. Selecione o intervalo de B4:B50. Para maiores detalhes sobre a seleção de Células consulte o Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço: https://juliobattisti.com.br/artigos/excelbasico/ . Com isso os critérios que definiremos para o campo Total de Arrecadação, serão válidos para as células de B4 até B50. Se você precisar definir para um intervalo maior, basta selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o próximo passo;
- 21. Selecione o comando Dados -> Validação;
- 22. Será exibida a janela Validação de dados. Na lista Permitir selecione Personalizado. No campo Fórmula digite: =B4<$F$4, conforme indicado na Figura 2.16. Observe que para a célula F4 usamos um endereço absoluto. Isso porque B4 deve ser comparado com F4, B5 com F4 e assim por diante, ou seja, todas as células do intervalo (B4:B50) deverão ser comparadas com F4. Se não usássemos endereço absoluto, o Excel começaria a adaptar a comparação, ou seja, B4 com F4, B5 com F5 e assim por diante.
Figura 2.16 - Restrição para a coluna Total de Arrecadação.
- 23. Clique em OK;
- 24. Vá para a célula B4 e digite 500000. Observe que o Excel aceita sem problemas, pois está dentro da faixa permitida, ou seja, abaixo de 1000000. Vá para a célula B5 e digite 2000000. Observe que o Excel não aceita, emitindo uma mensagem de erro. Com isso podemos conferir que o nosso critério de validação está funcionando;
- 25. Agora vamos definir o critério para que a coluna Data de Arrecadação somente aceita valores para o ano de 2002. Na Célula G4 digite 01/01/2002. Na Célula G5 digite 31/12/2002;
- 26. Selecione o intervalo de C4:C50. Para maiores detalhes sobre a seleção de Células consulte o Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço: https://juliobattisti.com.br/artigos/excelbasico/ . Com isso os critérios que definiremos para a coluna Data de Arrecadação, serão válidos para as células de C4 até C50. Se você precisar definir para um intervalo maior, basta selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o próximo passo;
- 27. Selecione o comando Dados -> Validação;
- 28. Será exibida a janela Validação de dados. Na lista Permitir selecione Data. Na lista dados selecione entre. A opção entre é utilizada quando queremos definir valores em uma faixa, no caso da data entre 01 de Janeiro e 31 de Dezembro. No campo Data inicial digite: =<$G$4, no campo Data final digite: =$G$5, conforme indicado na Figura 2.17.
Figura 2.17 - Restrição para a coluna Data de Arrecadação.
- 29. Clique em OK;
- 30. Vá para a célula C4 e digite 05/02/2002. Observe que o Excel aceita sem problemas, pois está dentro da faixa permitida. Vá para a célula C5 e digite 20/02/2003. Observe que o Excel não aceita, emitindo uma mensagem de erro. Com isso podemos conferir que o nosso critério de validação está funcionando.
