Outra funcionalidade bastante útil do Excel é a possibilidade de, rapidamente, criarmos subtotais para grupos de dados em uma planilha. Por exemplo, podemos criar subtotais de vendas por país, dentro de cada país podemos criar subtotais por cidade. Ou poderíamos criar subtotais por vendedor ou cliente. A criação de subtotais é uma maneira rápida de compararmos o desempenho de diferentes grupos. Por exemplo, com o cálculo de subtotais por vendedor, podemos comparar, facilmente, o desempenho de cada vendedor.
Nesta lição veremos um exemplo básico do uso de subtotais. Mais adiante, nos módulos 3 e 4 voltaremos ao assunto de subtotais, quando falaremos das ferramentas de análise e simulação do Microsoft Excel.
Nesta lição veremos um exemplo simples de como criar subtotais por vendedor.
Exercício 14:
Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Exemplo 14.xls e calcular subtotais de vendas por vendedor - coluna Funcionário.
- 1. Abra o Excel;
- 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir;
- 3. Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado;
- 4. Selecione o arquivo Exemplo 14.xls;
- 5. Clique em Abrir;
- 6. Será aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos;
- 7. Em primeiro lugar vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo Funcionário. Clique em qualquer célula da coluna Funcionário;
- 8. Selecione o comando Dados -> Classificar. Na janela Classificar selecione as opções indicadas na Figura 1.61:
Figura 1.61 - Classificando pelo campo Funcionário.
- 9. Clique em OK. A planilha será classificada pela coluna Funcionário.
- 10. Selecione o comando Dados -> Subtotais...;
- 11. Será exibida a janela Subtotais indicada na Figura 1.62:
Figura 1.62 - A janela Subtotais.
- 12. Na lista A cada alteração em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso exemplo selecione o campo Funcionário;
- 13. Na lista Usar função, selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma;
- 14. Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada funcionário. Selecione a coluna Valor;
- 15. Na parte de baixo da janela temos opções para Substituir os subtotais atuais, caso já existam subtotais calculados; inserir uma quebra de página após cada subtotal e Resumir abaixo dos dados. Esta último opção, se marcada, faz com que o excel calcule totais gerais;
- 16. Suas opções devem estar conforme indicado na Figura 1.62;
- 17. Clique em OK;
- 18. O Excel calcula os subtotais e insere uma estrutura de tópicos, no lado esquerdo da planilha;
- 19. Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2 e 3 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta visualização não é muito prática. Para ver apenas o subtotal por funcionário, clique no botão com o número 2, conforme destacado na Figura 1.63:
Figura 1.63 - Exibindo o subtotal por funcionário.
- 20. Clique no botão 1 da estrutura de níveis. Observe que será exibido apenas o total geral, conforme indicado na Figura 1.64:
Figura 1.64 - Exibindo Total Global.
- 21. Salve a planilha Exemplo 13.xls;
- 22. Feche o Excel.
