Existem algumas regras para a criação de contas de usuários, principalmente em relação a quais caracteres você pode usar como parte do nome de uma conta de usuário:

• A primeira regra é que não podem existir duas contas com o mesmo nome, no mesmo computador. Também não podem existir dois grupos com o mesmo nome, no mesmo computador. Aliás, esta é uma regra geral do Windows. Já que o Windows utiliza o nome para identificar os diversos elementos com os quais trabalha, é mais do que natural que não possam existir dois elementos com o mesmo nome no mesmo local. Por exemplo, não é possível existir dois arquivos com o mesmo nome, dentro da mesma pasta.
• No máximo devemos utilizar vinte caracteres para o nome de uma conta. Embora possamos utilizar mais do que vinte caracteres, somente os vinte primeiros serão reconhecidos pelo Windows 7.
• O Windows 7 não distingue entre letras maiúsculas e minúsculas para o nome das contas. Para o Windows 7 a conta Jsilva ou jsilva ou JSILVA é a mesma conta. Se já existir a conta Jsilva e você tentar criar a conta JSILVA, o Windows 7 não deixará, afirmando que a conta já existe.
• Caracteres que não podem ser utilizados como parte do nome de uma conta de usuário: “ / \ [ ] : ; | = , + * ? < >.

Nota: Embora sejam caracteres permitidos, um nome de usuário não pode ser formado apenas por pontos (.) ou espaços.

Se um computador for utilizado por um grande número de usuários diferentes, será necessário criar uma conta de logon para cada usuário. Podem existir situações em que existam conflitos de nome; por exemplo podem existir dois José da Silva e você não poderá criar duas contas jsilva. Nestes casos é interessante que você defina um padrão quando existem nomes duplicados. Um dos padrões normalmente adotados é: o primeiro a ser cadastrado utiliza o nome escolhido. Com o próximo, caso haja conflito, adiciona-se a primeira ou última letra do sobrenome ou um número, ao nome da conta, para diferenciá-la da conta já existente. A seguir temos alguns exemplos de como diferenciar as contas de usuário:

Usuário: José da Silva Costa             Conta: jsilva                           Cadastrado: 01/02/2010
Usuário: José da Silva Farias             Conta: jsilvaf                          Cadastrado: 10/02/2010
Usuário: Jose da Silva Freitas            Conta: jsilvaf2                        Cadastrado: 18/02/2010

e assim por diante.