Neste tópico final do capítulo, apresentarei alguns comentários sobre as MAIORES PECADOS NO USO DO E-MAIL. Os pecados são coisas que você realmente NÃO DEVE FAZER, em relação ao uso do e-mail. É importante salientar que este artigo representa a opinião pessoal deste autor e está longe de ser um conjunto de regras a ser seguido. Mas o amigo leitor verá que realmente a maioria destes “pecados” são realmente irritantes e nos fazem perder tempo no uso do e-mail.

A medida que “novos pecados“ forem descobertos, irei publicando eles no meu site www.juliobattisti.com.br. Se você tiver algum “pecado” que você odeia, no uso do e-mail, compartilhe com o autor, enviando através do e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br ou batisti@hotmail.com

Pecado 01: ESCREVER O TEXTO DO E-MAIL EM MAIÚSCULO:

Acredito que a maioria dos usuários, que escreve o texto de um e-mail todo em MAIÚSCULAS, não faz isso por mal, mas sim por desconhecimento desta regra básica da chamada Netiqueta (Etiqueta no uso da Internet). O e-mail escrito em MAIÚSCULAS é interpretado como se você estivesse GRITANDO com o destinatário do e-mail. Ou seja, eu posso até enviar o texto todo em MAIÚSCULAS, mas o destinatário irá interpretar isso como se eu estivesse GRITANDO com ele.
O que fazer?? Não envie e-mails com o texto todo em LETRAS MAIÚSCULAS, a não ser que você realmente esteja querendo GRITAR, XINGAR o destinatário.

Pecado 02: Enviar anexos no formato .bmp ou não compactados

Deveria ser crime, com pena prevista em Lei Federal. Enviar figuras no formato Bitmap (.bmp), anexadas, via e-mail, sem dúvidas deveria ser crime, com pena de proibição do uso do e-mail por uns dois meses. O formato .bmp gera arquivos “gigantescos”, normalmente de alguns MB. Só para você ter uma idéia, um arquivo .bmp, de 1 MB, quando convertido para o formato .jpg, fica com 0,05 MB ou menos, ou seja, 5% do tamanho original. Muitas pessoas ainda utilizam conexões discadas, lentas. Já pensou como é frustrante esperar uma hora ou mais para baixar um e-mail com um arquivo .bmp anexado?

Outro detalhe são os arquivos do Word, Excel, Access e PowerPoint. Sempre que for enviar estes arquivos, anexados, via e-mail, compacte-os no padrão .zip. Se você ainda não sabe compactar e descompactar arquivos, aprenda o mais rapidamente possível, pois esta é uma tarefa fundamental para o bom uso do e-mail. Ao compactar os arquivos, o tamanho destes é bastante reduzido, o que reduz, consideravelmente, o tempo de download das mensagens.

O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) envie anexos no formato .bmp. Converta-os para .jpg ou .gif. Sempre que enviar arquivos de dados, tais como documentos do Word (.doc), Excel (.xls), Access (.mdb) ou PowerPoint (.ppt), compacte-os no padrão .zip e envie anexado, o arquivo .zip.

Pecado 03: RESPONDER O E-MAIL SEM O HISTÓRICO

As vezes você recebe um e-mail dizendo: Bem, então tudo OK sobre aquele assunto que tratamos. Mas que assunto?? Sobre o que foi tratado??? Isso acontece quando a pessoa ao invés de responder um e-mail seu (usar o botão Responder do cliente de e-mail), ela cria uma nova mensagem e envia a nova mensagem, só com a resposta. Neste caso, o texto do e-mail original não segue junto com a mensagem e fica difícil acompanhar o que já foi discutido anteriormente. Eu respondo uma média de 450 e-mails por dia. Se eu recebo uma resposta sem o histórico anterior, simplesmente não tenho como lembrar do que já foi discutido. Para entender melhor a questão, considere a seqüência a seguir

Observe que a cada resposta, todo o histórico anterior é mantido. Para fazer isso basta usar o botão Responder do seu cliente de e-mail, ao invés de criar uma nova mensagem, para cada resposta. O próximo pecado está relacionado com este.

O que fazer?? Sempre (e sempre significa sempre) utilize a opção Responder. Ao receber uma mensagem, responda usando o botão Responder e não criando uma nova mensagem, onde não é mantido cópia do texto anterior (conhecido como histórico da mensagem). Isso facilita, enormemente, a vida de quem recebe o e-mail..

Pecado 04: COLOCAR A RESPOSTA NO FINAL DO TEXTO

Outra coisa muito irritante é receber a resposta, com o histórico, só que com a resposta no final, ao invés de no início do e-mail, como exemplificado no Pecado 3. Tem usuários que usam o botão Responder, para manter o histórico, mas depois vão para o final da mensagem e digitam a resposta lá no final. Não faça isso, mantenha a resposta sempre a resposta no início. Este é o fluxo natural da leitura e faz com que todas as discussões, mensagens e respectivas respostas, fiquem na ordem em que foram criadas. Você não imagina como este pequeno detalhe facilita a vida de quem recebe o e-mail.

Pecado 05: Deixar o campo Assunto em Branco

Pode parecer incrível, mas ainda se recebe muito e-mail com o campo Assunto em Branco. Muitos filtros de SPAM simplesmente excluem mensagens com o campo Assunto em Branco. Alguns programas de e-mail não permitem que seja enviada uma mensagem, com o assunto em branco. Outros programas apenas emitem um aviso de que o campo Assunto está em branco.

O que Fazer? Antes mesmo de começar a digitar a mensagem, preencha o campo Assunto, para não esquecê-lo em branco.

Pecado 06: Usar o Campo Cc ao invés do Campo Bcc

Tanto o campo Cc, quanto o campo Bcc são utilizados para endereçar uma mensagem para vários destinatários. Por exemplo, no Windows Mail, para enviar uma mensagem para vários usuários, ao mesmo tempo, basta separar os endereços por ponto-e-vírgula, conforme exemplo a seguir:
jsilva@abc.com.br;maria@xyz.com.br;andre@123.com.br

Quando você usa o campo Cc, todos os destinatários recebem a mensagem e a lista com o endereço de todos os destinatários, é exibida no início do e-mail, antes do texto da mensagem. Ou seja, se você enviar uma mensagem para cem destinatários, antes da mensagem, cada destinatário verá uma lista com o e-mail de todos os outros 100 destinatários. Se a pessoa imprimir o e-mail, esta lista também será impressa. Para evitar este problema, use o campo Bcc, ao invés do campo Cc. Ao usar o campo Bcc, todos os destinatários receberão a mensagem, porém a lista dos endereços dos demais destinatários, não será exibida.
 
O que Fazer? Sempre que for enviar uma mensagem para cinco ou mais destinatários, utilize o campo Bcc ao invés do campo Cc.

Pecado 07: O FAMIGERADO: “AGUARDO RETORNO!!!”

Isso é algo que você realmente deve evitar. Recebo dezenas de e-mails por dia, de pessoas que eu nunca vi, não conheço, com dúvidas sobre os mais diversos assuntos, relacionados com Informática. Até aí tudo bem. Mas quando vem no final do e-mail o famigerado: Aguardo Retorno, aí é de mais.

O Aguardo retorno é interpretado como “Exijo uma resposta sua”. Ou seja, você recebe um e-mail, de alguém que você não conhece, um e-mail que irá tomar o teu tempo e a pessoa ainda “exige” que você responde. Fica muito mais elegante terminar com um “Desde já agradeço pela atenção” ou algo do tipo. O mesmo vale para os e-mails que vem com a palavra URGENTE no assunto ou no início da mensagem. Aí eu pergunto: URGENTE PARA QUEM???

O que fazer?? Ao enviar um e-mail para alguém que você não conhece, com quem você nunca trocou mensagens antes, solicitando ajuda, não use expressões do tipo “URGENTE” ou finalizações tais como “Aguardo Retorno” ou Aguardo Resposta. Ao invés disso, encerre o e-mail com um “Desde já agradeço a atenção”. Isso aumentará muito mais as chances de você receber uma resposta do que usar o URGENTE ou o Aguardo Resposta. Eu, particularmente, quando recebo um e-mail com o título URGENTE ou com um Aguardo Resposta no final, eu coloco o e-mail no final da fila. Se, no final do dia, sobrar tempo, eu respondo, se não sobrar, eu excluo o e-mail.

Pecado 08: Não fique repassando piadas, fotos e mensagens de auto-ajuda, sem saber se a pessoa quer realmente receber estas mensagens :

Esta foi uma sugestão enviada pelo amigo leitor Rodrigo Tognin, via e-mail:

 “Tem alguns colegas meu que vivem mandando piadas, arquivos anexados, link´s para sites, enfim, todas aquelas coisas que só se deve ler para se descontrair. Eu sugiro então que você possa dar a seguinte dica: para quem trabalha bastante com e-mails e recebe tantos assuntos importantes quanto piadas, que criem um endereço só para piadas, como tenho feito, e de vez em quando vou lá vê-los, pois recebo assuntos importantes e não gosto quando se misturam, pois como você disse em um dos tópicos, o download da mensagem acaba demorando e não compensa. O meu endereço para piadas e afins eu os vejo em webmail, os assuntos interessantes baixo em meu programa de e-mail.”

Este é um “pecado” muito cometido, principalmente pelos usuários que estão começando a usar a Internet e o e-mail e se “encantam” com este recurso. É comum os usuários iniciantes, saírem repassando arquivos anexados com todos os tipos de mensagens, boatos, arquivos, etc, para todos os seus conhecidos. O que acontece, é que muitos destes conteúdos já estão circulando a anos na Internet. É muito provável, que os usuários experientes já tenham recebido dezenas de cópias do mesmo conteúdo. E é grande a chance que estes usuários mais experientes, fiquem irritados em receber mais uma cópia de um boato sobre “Os segredos desconhecidos da Microsoft”, ou “da empresa XYZ que está dando super-brindes”, ou aquele arquivo o PowerPoint com uma mensagem positiva (até bem interessante), mas que ele já recebeu 200 vezes. Além disso, é comum estes usuários iniciantes, acharem normal repassar anexos de 3, 4 ou 5 MB (acreditem, eu já cheguei a receber 10 anexos em .bmp, na mesma mensagem, em um total de 57 MB. Esta mensagem demorou a bagatela de 14 horas para baixar na linha discada. É uma maravilha, não é???).

O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) saia enviando um monte de mensagens de motivação, auto-ajuda, boatos, figurinhas e outras “tralhas diversas” que você “achou interessante”, para todos os seus conhecidos. Existe uma grande chance de que os usuários mais experientes já tenham recebidos dezenas de cópias destes mesmos conteúdos. Também evite anexos grandes. Como uma regra geral, jamais envie anexos maiores do que 1 MB.

Pecado 09: Não use aquele linguagem absurda, toda abreviada, usada nos Chats, MSN e ICQ :

Esta foi uma sugestão enviada pelo amigo leitor Rodrigo Tognin, via e-mail:

Outra coisa que tenho praticado e seria uma dica legal é manter uma linguagem séria, ou seja, a mais culta possível quando for escrever um e-mail. Você conhece aquela linguagem de bate-papo, não conhece? "Vc vai amanhã lá? Sm, e vc? Tb. Seu irmaum naum vai? "Escrever corretamente faz bem, não atrapalha, a menos que se tenha pressa, mas mesmo assim sugiro como dica que as pessoas passem e-mails com o português correto.

Excelente sugestão. É um verdadeiro “horror” ver a maneira como a maioria dos nossos jovens estão escrevendo. É a famigerada “linguagem” usada nos bate-papos online, tais como MSN e ICQ. Quando eu recebo um e-mail todo escrito nesta linguagem, cheio de abreviaturas e “naums” eu simplesmente ignoro e excluo. A maioria dos nossos jovens não consegue escrever direito, tem dificuldades gigantescas para elaborar uma simples redação de 15 a 25 linhas. Isso é reflexo da falta de conhecimento do nosso idioma, da falta de articulação lógica na criação do texto. Muitos dizem que é para poupar tempo. Maravilha, para poupar tempo não seria muito melhor deixar de assistir mais de 30 horas por semana de porcarias na TV?? Sem dúvidas que sim.

O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) use esta porcaria de linguagem dos chats, cheia de abreviaturas, do escrever como se “fala” e outros descalabros que andam por aí. Querem poupar tempo?? Levantem mais cedo, durmam menos e assistam menos TV? Se você receber um e-mail que usa esta linguagem, simplesmente descarte ou responda solicitando que o e-mail seja traduzido para o bom e velho Português.

Pecado 10: NÃO SEJAS DESORGANIZADO

Alguns usuários elaboram o e-mail sem nenhuma organização lógica, sem nenhuma estética de apresentação. Para entender melhor sobre o que eu estou falando, compare as duas mensagens a seguir:

Mensagem 01: Uma bagunça total

Quais os problemas desta mensagem:

• Veio sem o histórico. Como é que vou lembrar do que tratamos em e-mails anteriores, sendo que respondo uma média de 450 e-mails por dia?

• O endereço está completamente bagunçado. Diz que é São Paulo, mas qual a cidade, qual o CEP. O número do apartamento está depois do Bairro (supondo que o bairro seja Jardim das Flores).

• Um e-mail deste tipo consome tempo de quem recebe, fazendo com que o destinatário tenha que pesquisar nos e-mails anteriores e retornar o e-mail solicitando a cidade e o CEP.

Mensagem 02: Excelente organização:

A diferença desta segunda mensagem, em relação a primeira “salta aos olhos”.

• Veio com o histórico. Facilita o entendimento do que já foi tratado anteriormente, poupa um tempo precioso para quem recebe a mensagem.

• O endereço está organizado, de fácil leitura, contendo todos os dados necessários.

• Um e-mail organizado desta maneira facilita a leitura, poupa muito tempo de quem o recebe. Agora imagine a diferença que isso faz, para quem recebe entre 450 e 500 e-mails por dia?? São horas de serviço que são poupadas, pelos e-mails organizados. Em contra-partida, são horas desperdiçadas, por causa de e-mails que são uma verdadeira bagunça.

que fazer? Seja organizado. Isso é bom não só para os seus e-mails, mas também para a sua vida pessoal e para a sua Carreira profissional.