Pecados Mortais no uso do e-mail – Parte 2

Por: Júlio Cesar Fabris Battisti

Introdução:

Neste artigo, apresentarei alguns comentários sobre as MAIORES PECADOS NO USO DO E-MAIL. Os pecados são coisas que você realmente NÃO DEVE FAZER, em relação ao uso do e-mail. É importante salientar que este artigo representa a opinião pessoal deste autor e está longe de ser um conjunto de regras a ser seguido. Mas o amigo leitor verá que realmente a maioria destes “pecados” são realmente irritantes e nos fazem perder tempo no uso do e-mail.

A medida que “novos pecados“ forem descobertos, irei publicando eles aqui no site, atualizando este artigo. Se você tiver algum “pecado” que você odeia, no uso do e-mail, compartilhe com o autor, enviando através do e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br ou batisti@hotmail.com

Pecado 07: O FAMIGERADO: “AGUARDO RETORNO!!!”

Isso é algo que você realmente deve evitar. Recebo dezenas de e-mails por dia, de pessoas que eu nunca vi, não conheço, com dúvidas sobre os mais diversos assuntos, relacionados com Informática. Até aí tudo bem. Mas quando vem no final do e-mail o famigerado: Aguardo Retorno, aí é de mais. O Aguardo retorno é interpretado como “Exijo uma resposta sua”. Ou seja, você recebe um e-mail, de alguém que você não conhece, um e-mail que irá tomar o teu tempo e a pessoa ainda “exige” que você responde. Fica muito mais elegante terminar com um “Desde já agradeço pela atenção” ou algo do tipo. O mesmo vale para os e-mails que vem com a palavra URGENTE no assunto ou no início da mensagem. Aí eu pergunto: URGENTE PARA QUEM???

O que fazer?? Ao enviar um e-mail para alguém que você não conhece, com quem você nunca trocou mensagens antes, solicitando ajuda, não use expressões do tipo “URGENTE” ou finalizações tais como “Aguardo Retorno” ou Aguardo Resposta. Ao invés disso, encerre o e-mail com um “Desde já agradeço a atenção”. Isso aumentará muito mais as chances de você receber uma resposta do que usar o URGENTE ou o Aguardo Resposta. Eu, particularmente, quando recebo um e-mail com o título URGENTE ou com um Aguardo Resposta no final, eu coloco o e-mail no final da fila. Se, no final do dia, sobrar tempo, eu respondo, se não sobrar, eu excluo o e-mail.

Pecado 08: Não fique repassando piadas, fotos e mensagens de auto-ajuda, sem saber se a pessoa quer realmente receber estas mensagens :

Esta foi uma sugestão enviada pelo amigo leitor Rodrigo Tognin, via e-mail:

“Tem alguns colegas meu que vivem mandando piadas, arquivos anexados, link´s para sites, enfim, todas aquelas coisas que só se deve ler para se descontrair. Eu sugiro então que você possa dar a seguinte dica: para quem trabalha bastante com e-mails e recebe tantos assuntos importantes como piadas, que criem um endereço só para piadas, como tenho feito, e de vez em quando vou lá vê-los, pois recebo assuntos importantes e não gosto quando se misturam, pois como você disse em um dos tópicos, o download da mensagem acaba demorando e não compensa. O meu endereço para piadas e afins eu os vejo em webmail, os assuntos interessantes baixo em meu programa de e-mail.”

Este é um “pecado” muito cometido, principalmente pelos usuários que estão começando a usar a Internet, o e-mail e se “encantam” com este recurso. É comum os usuários iniciantes, saírem repassando arquivos anexados com todos os tipos de mensagens, boatos, arquivos, etc, para todos os seus conhecidos. O que acontece, é que muitos destes conteúdos já estão circulando a anos na Internet. É muito provável, que os usuários experientes já tenham recebido dezenas de cópias do mesmo conteúdo. E é grande a chance que estes usuários mais experientes, fiquem irritados em receber mais uma cópia de um boato sobre “Os segredos desconhecidos da Microsoft”, ou “da empresa XYZ que está dando super-brindes”, ou aquele arquivo o PowerPoint com uma mensagem positiva (até bem interessante), mas que ele já recebeu 200 vezes. Além disso, é comum estes usuários iniciantes, acharem normal repassar anexos de 3, 4 ou 5 MB (acreditem, eu já cheguei a receber 10 anexos em .bmp, na mesma mensagem, em um total de 17 MB. Esta mensagem demorou a bagatela de 14 horas para baixar na linha discada. É uma maravilha, não é???).

O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) saia enviando um monte de mensagens de motivação, auto-ajuda, boatos, figurinhas e outras “tralhas diversas” que você “achou interessante”, para todos os seus conhecidos. Existe uma grande chance de que os usuários mais experientes já tenham recebidos dezenas de cópias destes mesmos conteúdos. Também evite anexos grandes. Como uma regra geral, jamais envie anexos maiores do que 1 MB.

Pecado 09: Não use aquele linguagem absurda, toda abreviada, usada nos Chats, MSN e ICQ :

Esta foi uma sugestão enviada pelo amigo leitor Rodrigo Tognin, via e-mail:

Outra coisa que tenho praticado e seria uma dica legal é manter uma linguagem séria, ou seja, a mais culta possível quando for escrever um e-mail. Você conhece aquela linguagem de bate-papo, não conhece? "Vc vai amanhã lá? Sm, e vc? Tb. Seu irmaum naum vai? N"Escrever corretamente faz bem, não atrapalha, a menos que se tenha pressa, mas mesmo assim sugiro como dica que as pessoas passem e-mails com o português correto.

Excelente sugestão. É um verdadeiro “horror” ver a maneira como a maioria dos nossos jovens estão escrevendo. É a famigerada “linguagem” usada nos bate-papos online, tais como MSN e ICQ. Quando eu recebo um e-mail todo escrito nesta linguagem, cheio de abreviaturas e “naums” eu simplesmente ignoro e excluo. A maioria dos nossos jovens não consegue escrever direito, tem dificuldades gigantescas para elaborar uma simples redação de 15 a 25 linhas. Isso é reflexo da falta de conhecimento do nosso idioma, da falta de articulação lógica na criação do texto. Muitos dizem que é para poupar tempo. Maravilha, para poupar tempo não seria muito melhor deixar de assistir mais de 30 horas por semana de porcarias na TV?? Sem dúvidas que sim.

O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) use esta porcaria de linguagem dos chats, cheia de abreviaturas, do escrever como se “fala” e outros descalabros que andam por aí. Querem poupar tempo?? Levantem mais cedo, durmam menos e assistam menos TV? Se você receber um e-mail que usa esta linguagem, simplesmente descarte ou responda solicitando que o e-mail seja traduzido para o bom e velho Português.

Pecado 10: SEJA ORGANIZADO

Alguns usuários elaboram o e-mail sem nenhuma organização lógica, sem nenhuma estética de apresentação. Para entender melhor sobre o que eu estou falando, compare as duas mensagens a seguir:

Mensagem 01: Uma bagunça total

E ai kra, fiz o depósito no banco do brasil, referente ao CD que havíamos tratado anteriormente. O meu endereço é em São Paulo, rua abc, 250, Jardim das flores, apto. 203. Valeu. Fico no aguardo

Quais os problemas desta mensagem:

• Veio sem o histórico. Como é que vou lembrar do que tratamos em e-mails anteriores, sendo que respondo uma média de 450 e-mails por dia.
• O endereço está completamente bagunçado. Diz que é São Paulo, mas qual a cidade, qual o CEP. O número do apartamento está depois do Bairro (supondo que o bairro seja Jardim das Flores).
• Um e-mail deste tipo consome tempo de quem recebe, fazendo com que o destinatário tenha que pesquisar nos e-mails anteriores e retornar o e-mail solicitando a cidade e o CEP.

Mensagem 02: Excelente organização:

Prezado Sr. José da Silva, Informo que fiz o depósito no Banco do Brasil, agência de origem 1111-1, para compra do CD-01, conforme tratamos anteriormente (veja histórico do e-mail no final desta mensagem). Dados do depósito: Banco: Banco do Brasil Data: 07-11-2004 Ag. De Origem: 1111-1 Valor: R$ 90,00 Dados para envio do CD: Nome : José da Silva Endereço: Rua ABC – 80, Apto. 203 Bairro: Jardim das Flores Cidade: São Paulo Estado: São Paulo CEP: 01111-111 Atenciosamente, José da Silva 0-xx-11-5555-6543 Aqui o Histórico das mensagens anteriores ....

A diferença desta segunda mensagem, em relação a primeira “salta aos olhos”.

• Veio com o histórico. Facilita o entendimento do que já foi tratado anteriormente, poupa um tempo precioso para quem recebe a mensagem.
• O endereço está organizado, de fácil leitura, contendo todos os dados necessários.
• Um e-mail organizado desta maneira facilita a leitura, poupa muito tempo de quem o recebe. Agora imagine a diferença que isso faz, para quem recebe entre 450 e 500 e-mails por dia?? São horas de serviço que são poupadas, pelos e-mails organizados. Em contra-partida, são horas desperdiçadas, por causa de e-mails que são uma verdadeira bagunça.

O que fazer? Seja organizado. Isso é bom não só para os seus e-mails, mas também para a sua vida pessoal e para a sua Carreira profissional.

Conclusão:

Nesta segunda parte, desta série de artigos sobre o e-mail, apresentei mais algumas questões delicadas, aqueles que muitas vezes acabam por “irritar” alguns destinatários e provocar reações bem acaloradas. São pequenos detalhes, mas que não custa nada evitá-los. Até a próxima e um bom uso do e-mail para todos.

Entre em contato, envie suas críticas, sugestões e, por que não, elogios, através do e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br