Pré-Requisitos: Sistema de arquivos NTFS e o conceito de pastas compartilhadas.

Metodologia: Descrição da funcionalidade de pastas off-line.

Técnica: Exemplos práticos, passo-a-passo, de configuração e utilização de pastas off-line.

Pastas Off-line: conceito e utilizações

Com o Windows Server 2003 (já era possível com o Windows 2000 e também no Windows XP Professional), você pode configurar uma pasta compartilhada, para que o usuário possa ter acesso aos arquivos do compartilhamento, mesmo quando não estiver conectado à rede. Em um primeiro momento pode parecer estranho: “Como ter acesso aos arquivos de uma pasta compartilhada, sem estar conectado à rede??” Na prática o que acontece é que, ao configurar um compartilhamento para acesso Off-line, o administrador está orientando os clientes que acessam o compartilhamento, a fazer uma cópia local dos arquivos do compartilhamento, com isso o usuário fica trabalhando na cópia local, em caso de perda da conexão com a rede. De tempos em tempos as alterações feitas  na cópia local (também conhecido como Cache local de arquivos), são sincronizadas com a cópia original, na pasta compartilhada. Se por algum motivo, o computador perder o acesso à rede, o usuário continua trabalhando na cópia local, podendo inclusive desligar o computador. Na próxima vez que o computador for conectado à rede, os arquivos serão sincronizados. Você deve ter notado que o uso de pastas Off-line é ideal para usuários de Notebooks, que precisam trabalhar e alterar arquivos quando não estão conectados à rede da empresa, como por exemplo em casa, em aeroportos ou em uma sala de reunião na empresa de um cliente.

Quando estiver trabalhando com arquivos off-line, você poderá exibi-los na sua pasta Arquivos off-line e excluí-los dela. Também poderá especificar quando e como os arquivos serão sincronizados ou então criptografar os arquivos off-line.

Agora você aprenderá a configurar e a utilizar arquivos Off-line.

Configurando o computador dos usuários para que ele esteja apto a usar o recurso de arquivos off-line.

O primeiro passo é configurar os computadores dos clientes para que estes possam trabalhar com arquivos off-line. Por exemplo, você deverá fazer as configurações indicadas a seguir no notebook de um usuário que precise utilizar os arquivos off-line.

Exemplo: Este exemplo deve ser executado em um dos computadores clientes da rede. Neste exemplo utilizarei um computador com o Windows XP Professional. O procedimento para um cliente com o Windows 2000 Professional é praticamente igual. Para configurar o computador do cliente, para trabalhar com arquivos off-line, siga os seguintes passos:

1.         Faça o logon como Administrador ou com uma conta de usuário com permissão de administrador.

2.         Abra o Meu computador.

3.         Selecione o comando Tools -> Folder Options... (Ferramentas -> Opções de pasta...).

4.         Na janela Folder Options (Opções de pasta) dê um clique na guia Offline Files (Arquivos off-line).

5.         Certifique-se de que a opção Ativar arquivos off-line esteja marcada, conforme indicado na Figura 11.56, onde estou configurando o acesso a arquivos Off-line em um computador com o Windows XP Professional instalado.

Figura 11.56 Habilitando o uso de Arquivos off-line.

Importante: Se a opção Usar a troca rápida de usuário estiver habilitada, as opções da guia Arquivos off-line estarão desabilitadas. Para informações sobre como desabilitar a opção “Usar a troca rápida de usuário”, consulte o Capítulo 6 do livro Windows XP Home & Professional Para Usuários e Administradores, Axcel Books, 2002.

7.         Ao habilitar a opção Ativar arquivos off-line, outras opções de configuração são habilitadas, conforme descrito a seguir:

• Sincronizar todos os arquivos off-line ao fazer o logon: Especifica que todos os arquivos de rede configurados em compartilhamentos habilitados para o acesso off-line serão totalmente sincronizados quando você fizer logon.  Isso garante que os arquivos de rede reflitam as alterações mais recentes e que você tenha as versões mais atuais dos arquivos no seu computador.   Se você não marcar essa caixa de seleção, será executada uma sincronização rápida quando fizer logon.  Uma sincronização rápida fornece as versões completas dos arquivos off-line, mas não fornece as versões mais recentes dos arquivos off-line.
• Sincronizar todos os arquivos off-line antes de fazer o log off: Especifica que todos os arquivos de rede disponíveis off-line serão totalmente sincronizados quando você fizer log off.  Isso garante que os arquivos de rede reflitam as alterações mais recentes e que você tenha as versões mais atuais dos arquivos no computador.   Se você não marcar essa caixa de seleção, será feita uma sincronização rápida quando o usuário fizer log off.  Uma sincronização rápida fornece as versões completas dos arquivos off-line, mas não fornece as versões mais recentes dos arquivos off-line.
• Exibir lembrete a cada ‘x’ minutos: Especifica que os lembretes apareçam na área de notificação quando os computadores estiverem off-line.
• Criar um atalho para arquivos off-line na Área de trabalho: Especifica que um atalho para a pasta Arquivos off-line seja colocado em sua área de trabalho.
• Criptografar os arquivos off-line para proteger dados: Criptografa arquivos off-line. Quando um arquivo de rede fica disponível off-line, uma cópia é armazenada no computador local. Se você criptografar arquivos off-line, a cópia do arquivo de rede localizada no computador local será criptografada. Além disso, como alguns aplicativos criam cópias temporárias de arquivos em outras pastas, como a pasta Temp, pode ser que você queira criptografá-las também.
• O controle ‘Espaço em disco a ser usado para os arquivos off-line temporários:’: Ajusta o valor máximo de espaço em disco usado no computador para arquivos de rede que você não optou por tornar disponíveis off-line. O espaço em disco está sempre reservado para os arquivos que você tornou disponíveis off-line, mas alguns deles tornam-se automaticamente disponíveis para você pelo administrador.
• Botão Excluir arquivos...: Clique para excluir arquivos que você tornou disponíveis off-line. Isso pode aumentar o espaço disponível em disco no computador. Os arquivos que você selecionar serão excluídos somente do seu computador local. Eles não serão excluídos da pasta compartilhada na rede.
• Botão Exibir arquivos: Clique para exibir uma lista de arquivos que estejam disponíveis off-line.
• Botão Avançado: Clique para alterar o modo como os computadores são manipulados quando se tornam indisponíveis. Se você perder a conexão com um computador, poderá escolher continuar trabalhando com os arquivos desse computador ou parar. Ao clicar neste botão será exibida a janela Arquivos off-line configurações avançadas, indicada na Figura 11.57:

Figura 11.57 Janela de configurações avançadas.

6.         Configure as opções desejadas e dê um clique no botão OK para aplicar as alterações. Pronto, agora o seu computador está habilitado para trabalhar com arquivos off-line.

Configurando um compartilhamento para que os seus arquivos possam ser acessados off-line.

O próximo passo é configurar os compartilhamentos que darão suporte ao uso de arquivos off-line. Estas configurações são feitas nas pastas compartilhadas nos servidores da rede.

Nota: Para maiores detalhes sobre a criação de compartilhamentos e a definição de permissões de acesso, consulte a parte inicial deste capítulo.

Exemplo: Configurando um compartilhamento para dar suporta a arquivos off-line. Este exemplo será feito em uma pasta compartilhada em um servidor com o Windows Server 2003.

1.         Faça o logon como Administrador ou com uma conta com permissão de administrador.

2.         Abra o Meu computador ou o Windows Explorer.

3.         Localize a pasta compartilhada a ser configurada, clique com o botão direito do mouse na pasta e, no menu de opções que é exibido, dê um clique na opção Sharing and Security... (Compartilhamento e segurança...).

4.         Será exibida a janela de propriedades da pasta, com a guia Sharing (Compartilhamento) selecionada. Dê um clique no botão Offline Settings... (Configurações Off-line). Será exibida a janela Offline Settings (Configurações Off-line), indicada na Figura 11.58.

Figura 11.58 A janela Configurações de cache.

Você pode utilizar uma das opções descritas a seguir:

• Only the files and programs that users specify will be available offline (Somente arquivos e programas que o usuário marcou para estar disponível off-line): Ao marcar esta opção (que é a padrão), somente serão armazenados on cache off-line, na estação de trabalho do cliente, aqueles arquivos e programas que o usuário especificamente definiu para estarem disponíveis off-line. Esta opção é a mais indicada para compartilhamentos acessados por muitos usuários, pois aí cada usuário marca para acesso off-line somente os arquivos que forem do seu interesse.
• All files and programs that users open from the shared folder will automatically be available offline (Todos os arquivos e programas que os usuários abrirem neste compartilhamento estarão automaticamente disponíveis para acesso off-line): Com esta opção, sempre que o usuário abrir um arquivo da pasta compartilhada, este arquivo será marcado para estar disponível para acesso off-line. Esta opção é ideal para compartilhamentos que contém arquivos que não são alterados com freqüência e podem estar disponíveis para acesso off-line.
• Files or programs from the shared folder will not be available offline: Ao marcar esta opção você desabilita o acesso off-line aos arquivos do compartilhamento.

5.         Certifique-se que a opção Only the files and programs that users specify will be available offline (Somente arquivos e programas que o usuário marcou para estar disponível off-line)  esteja selecionada e dê um clique no botão OK para aplicar as alterações.

6.         Você estará de volta a guia Compartilhamento. Dê um clique no botão OK para fechar a janela de propriedades da pasta compartilhada.

Definindo quais arquivos serão armazenados no cache, para acesso off-line.

Você já configurou o cliente para trabalhar com arquivos off-line e o compartilhamento no servidor para dar suporte a arquivos off-line. Agora, no computador cliente, onde você for acessar os arquivos da pasta compartilhada, você precisa definir quais arquivos deseja que sejam disponibilizados para acesso off-line. Neste tópico veremos como realizar esta operação em um cliente com o Windows XP Professional.

Exemplo: Definindo quais arquivos ou pastas deverão estar disponíveis para acesso off-line em um cliente com o Windows XP Professional.

1.         Faça o logon no computador cliente, no qual você irá acessar a pasta compartilhada que foi configurada no tópico anterior.

2.         Monte um drive que acessa a pasta compartilhada. Para maiores detalhes sobre a montagem de drives relacionados com pastas compartilhadas, verifico o item sobre mapeamento de drives, anteriormente, neste capítulo. Acesse o respectivo drive.

3.         Dentro do drive associado com a pasta compartilhada, acesse a pasta ou arquivo que você deseja tornar disponível off-line.

4.         Clique com o botão direito do mouse na pasta/arquivo a ser utilizada off-line e, no menu de opções que é exibido, dê um clique na opção Tornar disponível off-line. Pronto, a partir deste momento, a pasta/arquivo passará a estar disponível off-line, de acordo com as configurações que você definiu no item anterior.

Nota: Quando você marca uma pasta para estar disponível off-line, o Windows disponibilizará todo o conteúdo da pasta (subpastas e arquivos) para estar disponível off-line. Se a pasta tiver subpastas, será exibida uma janela perguntando se você deseja tornar as subpastas também disponíveis off-line. Ao fazer esta configuração, o Windows faz uma cópia dos arquivos selecionados para o cache local do computador e passa a fazer a sincronização entre a cópia local e os arquivos na pasta compartilhada, de acordo com as seguintes regras:

• Por padrão os arquivos off-line são sincronizados durante o logon e também durante o logoff, para garantir que você sempre tenha uma cópia atualizada dos arquivos.
• Se você trabalhou desconectado da rede e alterou algum arquivo off-line e o arquivo não foi alterado na pasta compartilhada, o Windows atualiza a versão que está na pasta compartilhada a partir do arquivo atualizado no seu computador.
• Se você trabalhou desconectado da rede e não alterou nenhum arquivo off-line porém arquivos foram alterados na pasta compartilhada no servidor, o Windows atualiza a sua cópia off-line, para ficar sincronizada com as alterações que houve na pasta compartilhada.
• Se as duas versões de um arquivo, no servidor e na sua cópia local, foram alteradas, o Windows Server 2003 exibe uma caixa de diálogo perguntando se você deseja manter ambas as versões ou salvar uma em detrimento da outra.
• Se uma das duas versões for excluída e a outra não foi alterada, durante a sincronização, a outra cópia também será excluída. Por exemplo, se enquanto você esteve off-line, um arquivo foi excluído na pasta compartilhada e você não alterou este arquivo, durante a sincronização, a sua cópia off-line do arquivo também será excluída. Se você alterou o arquivo enquanto esteve off-line, uma caixa de diálogo será exibida, perguntando se você deseja salvar a versão alterada off-line, para a pasta compartilhada no servidor.
• Se você excluir a versão local e a versão no servidor tiver sido alterada, uma caixa de diálogo será exibida, perguntando se você deseja excluir a versão no servidor ou copiar a versão alterada para o cache local.
• Se novos arquivos forem adicionados no servidor, estes arquivos serão copiados para o seu cache local, caso você tenha configurado a pasta onde os arquivos foram adicionados, para acesso off-line.

O gerenciador de sincronização.

O Windows XP Professional (usado na estação de trabalho cliente) fornece um gerenciador de sincronização, o qual pode ser utilizado para configurar a maneira como o conteúdo off-line é sincronizado, bem como para forçar uma sincronização a qualquer momento, desde que você esteja conectado à rede.

Para abrir o gerenciador de sincronização faça o seguinte:

1.         Clique em Iniciar -> Executar.

2.         No campo Abrir digite: mobsync e dê um clique no botão OK.

3.         Será aberto o Gerenciador de sincronização, conforme indicado na Figura 10.26.

Figura 11.59 O Gerenciador de sincronização.

Para sincronizar um item, clique para marca-lo e dê um clique no botão Sincronizar. Para configurar as opções de sincronização marque o item e dê um clique no botão Configurar, será exibida a janela Configurações de sincronização, indicada na Figura 11.60, na qual você pode definir se a sincronização deve ser feita no logon, no logoff, dentre outras opções.

Figura 11.60 Configurações de sincronização.