Nada de duplicação de dados. Nada de controles ou planilhas à parte que precisam ser atualizadas todo o tempo. No ERP tudo esta integrado. Já foi o tempo em que uma filial não sabia o estoque de outra.

Mas enfim, quais os objetivos de um ERP? Quais são as vantagens competitivas para quem utiliza?

Cada setor, departamento ou unidade de negócios possui as suas atribuições e responsabilidades definidas – Nada de fazer serviço de outros setores ou unidades. Desta forma com atribuições e responsabilidades definidas é possível criar operações e estratégias mais alinhadas ao negócio.

Não existe duplicidade de dados – Não é necessário digitar duas vezes (a atividade precisa ser bem feita uma única vez) a mesma informação no setor de vendas, financeiro, controladoria e assim por diante. Quando existe a entrada de dados, os demais setores apenas conferem as informações e geram informações estratégicas para o negócio. Assim, é eliminada de vez a duplicidade de dados, o retrabalho, redundância de esforços e o aumento de custos e erros. Tudo isto graças à perfeita integração entre os módulos.

Visibilidade em tempo real – Nada de relatórios desatualizados ou valores feitos “cada dia de uma forma diferente”. Os juros, as taxas, os períodos são previamente definidos e não há “surpresas” neste sentido.

Melhoria da comunicação entre os departamentos e unidades de negócios – quando há comunicação entre os departamentos há certa “sinergia” que faz com que o negócio prospere e não “emperre” por causa de um setor ou uma pessoa na empresa.

Integração com fornecedores – A integração da cadeia de fornecimento ocorre quando em cada produto ou serviço existe uma determinada demanda com fornecedores. Dados como adiantamentos, prazos de entrega, forma de pagamentos ficam registradas para a otimização do negócio.

Lançamento de produtos e entrega mais rápida – São visualizados mais rapidamente dados dos produtos ou serviços mais rentáveis. Com dados precisos acontecem entregas mais rápidas e pontuais.

Adaptação mais rápida às exigências de um mercado em constante transformação – Como os dados são atualizados em tempo real, os componentes das transações podem ser adaptados e customizados de acordo com a exigência do mercado.

Suporte e treinamento diferenciado diretamente das consultorias autorizadas – Caso haja necessidade de suporte, é possível realizar relatórios específicos, adquirir novos módulos, obter uma Inteligência nos Negócios (BI) de forma objetiva. Nada de sistemas onde não pode isso ou aquilo.

Visão Geral do Ambiente de Negócios:

Embora haja vários ERP´s disponíveis no mercado, muito pouco se conhece sobre a história do ERP e as etapas de implantação em uma organização. Um número muito pequeno de usuários presenciou uma implantação real num ambiente de negócios e até mesmo estes usuários posssuem um conhecimento restrito a um módulo ou setor.

Muito pouco se sabe do ERP líder de mercado (o ECC) e nenhum livro ou conhecimento nunca enumerou seus recursos como o relatado a seguir. Muitos livros existentes no mercado não respondem a perguntas básicas do usuário iniciante e o conhecimento disponível é pouco ou nunca compartilhado por quem trabalha com o sistema.

A seguir será visto em detalhes a utilização prática, vantagens e recursos diferenciais para quem deseja entrar ou conhecer melhor este mercado que representa na verdade um novo mundo.

Como funciona a utilização prática de um ERP?

Enfim, no dia-a-dia de trabalho prático não vai mais existir na organização que integra os seus processos de negócios coisas do tipo:

Isso não é problema meu! Ao realizar uma determinada transação, fica registrada a empresa,  o operador, o dia e o horário da operação. As atividades de cada operador são definidas num tipo específico de acesso e suas restrições.

Esqueceram de atualizar o documento! Cada operação somente é aceita quando todos os dados necessários são completados. Se faltar algum dado, a operação não é realizada.

Esqueceram isto ou aquilo! Da mesma maneira do item anterior, as informações aceitas são precisas e não haverá “nada faltando”.

O sistema não presta! A falha não estará mais no computador ou no sistema. O operador precisa ter o domínio do módulo e o conhecimento de forma integrada e pensar nas melhores alternativas de trabalho para os seus problemas.

Já fiz a minha parte e não tenho mais nada a ver com isto! Cada operador agora faz parte do processo de negócio. Se um erra, têm como outro operador ou administrador verificar, corrigir ou informar o erro.

Quais os pré-requisitos para implantar um ERP ou Módulo?

Forte de desejo de organização e desenvolvimento da empresa – Enfim, o desejo de implantar, de melhorar sempre, de trabalhar de forma organizada deve estar arraigado na organização que deseja implantar um ERP.

Reserva de capital – É necessário ter antecipadamente o valor total e ter uma reserva de dinheiro para implantar um ERP (mesmo no caso de financiamento). O valor do investimento na maioria dos casos é obtido com a melhoria dos processos de negócios, aumento das vendas e diminuição dos índices de inadimplência.

Estimativa de tempo para a implantação – Um Mês, dois meses, três meses ou mais a depender do volume de dados e complexidade. Grandes projetos de implantação podem levar até seis meses, além das constantes atualizações e melhorias.  O prazo de implantação pode aumentar ou diminuir de acordo com a programação de implantação por módulos ou disponibilidade financeira e necessidades da organização.

Colaboradores abertos a ajudar – Os colaboradores precisam estar abertos a colaborarem oferecendo e disponibilizando informações do negócio. Caso haja um ou vários colaboradores que normalmente dizem “isto nunca vai funcionar aqui” é preferível não tê-los na organização ou no processo de implantação a ver eles “travarem” todo o processo de customização e treinamento.

Quais as considerações sobre implementação?

A implementação é a etapa mais “custosa” com relação a um ERP e envolve necessariamente:

• Implantação – É definir o tipo de negócio da empresa, sua forma de atuação, impostos, os campos necessários e importação e entrada de dados.

• Customização – É fazer um ajuste fino para que fique “com a cara do dono”.

• Treinamento - É capacitar os gestores e colaboradores a utilizar de forma racional, inteligente e constante o ERP implantado.

O que acontece em cada transação ou processo de negócio?
O que existe num ERP normal (Empresa Industrial, Distribuidora ou Revenda) é a seguinte organização do fluxo de informação e trabalho aonde tudo se inicia com os “Cadastros” das informações iniciais.

Cadastros – Inicialmente são cadastrados os clientes e fornecedores, produtos ou serviços oferecidos pela empresa e o Cadastro de Vendedores. Caso já existam estes dados, apenas são atualizados conforme exista alguma informação para ser alterada. Dentre os relatórios gerados, estão o cadastro de clientes ou fornecedores e tabela de preços.

Figura i.1 – Fluxo de informações de um ERP

Suprimentos – Em suprimentos é realizado o pedido de compra para o estoque e em seguida há o controle físico do estoque. Os relatórios gerados nesta etapa são o Cardex (ficha de estoque ou valor total), entradas e saídas, saldos em estoque, Produtos com maior circulação, Produtos sem movimentação, Produtos abaixo do estoque mínimo e movimentação do estoque num determinado período.

Vendas – Nesta etapa os vendedores enviam as propostas comerciais aos possíveis clientes. Ao fechar o pedido a proposta vira Pedido de Venda. Em seguida é emitida a Nota Fiscal e o produto segue para ser entregue ao cliente. Relatórios de vendas por dia, por vendedor, por região, por cliente e assim por diante são emitidos, e caso haja são calculadas as comissões dos vendedores ou representantes. Caso não exista um setor de vendas na empresa, os pedidos são digitados como Solicitação de Produção (Ordem de Produção).

Financeiro – Ao gerar uma venda, alguns ERP´s geram automaticamente uma conta a receber para o cliente. Na grande maioria dos ERP´s é necessário cadastrar uma conta a receber e atualizar constantemente a ficha financeira do cliente e seus pagamentos. O mesmo ocorre em Contas a Receber. Relatórios de Balancete, Fluxo de caixa e movimentações de Pagamentos, Recebimentos são emitidos como relatórios deste módulo.

Uma breve história do ERP

O ERP – Enterprise Resource Planning, que no Brasil também é conhecido como SIG ou SIGE (Sistema Integrado de Gestão Empresarial), são sistemas de gestão que integram os dados e processos de uma organização em um único sistema.

Na década de 70 surge os primeiros “mainframes” que controlavam estoques e produção, ou seja, os chamados MRP I (Material Requirements Planning).

A partir da década de 80 surge o MRP II (Manufacturing Resources Planning). Já neste período são considerados os aspectos financeiros, capacidade de produção,orçamentos e cotações de compras e custeio de produção.

Já em 1990 surge o ERP com aplicações “cliente / servidor” com os bancos de dados centralizados e controle de múltiplas filiais, moedas e idiomas.

A maioria dos ERP´s é constituída com base em “módulos ou objetos”. Isto na prática indica que os sistemas são mais robustos, integráveis e modulares.

Uma organização pode decidir implantar ou atualizar o ERP atual para uma nova versão com base em três motivos:

• Negócios – A empresa pode se expandir e até internacionalizar-se. Isto requer um controle de cada unidade ou filial.

• Legislação – A mudança constante de legislação pode levar a empresa a adquirir um sistema integrado que emite os documentos ou arquivos necessários ao fisco ou legislação, ao invés de passar para terceiros os dados contábeis ou digitar todos os dados novamente para envio.

• Tecnologia – Com a tecnologia cloud (em nuvem) ou qualquer outro tipo de tecnologia revolucionária, as empresas precisam se modernizar para acompanhar o ritmo e o progresso da tecnologia.

Para o sucesso da implantação de um ERP são necessários vários fatores para o sucesso. Dentre os principais posso citar:

• Cultura corporativa – É preciso ter uma cultura corporativa de comprometimento de atualização de dados, acompanhamento e controles constantes. Sem isso, mesmo que se implante o melhor ERP do mundo, o sistema ficará  desatualizado e poderá até ficar sem uso, o que é algo extremamente absurdo, mas pode acontecer.

• Apoio dos usuários e principalmente da alta direção – Se o usuário que for utilizar o ERP não se interessar em aprender a operar o sistema e a alta direção não cobrar nem se envolver neste sentido, o ERP corre o risco de não ser implantado.

• Planejamento adequado – Planejar os marcos de implantação e de resultados esperados.

• Equipe competente, dedicada e treinada – A equipe que irá “operar o sistema” precisará se qualificar no uso do ERP. Além disso ela deve se especializar cada vez mais em seus processos de negócios e ser mais comprometido com o negócio, com a empresa e principalmente em “melhorar sempre”.

Uma Breve História  ERP SAP® – O ERP líder mundial de mercado

Origem:: 1972
Tempo no Mercado: Em 2013 são 41 anos.
Número de funcionários: 55.000
Mercados alvo: Mais de 24 segmentos específicos, com conhecimento específico e melhores práticas para os setores: Aeroespacial e defesa, Automotivo, Bancário, Produtos Químicos, Bens de Consumo, Defesa e Segurança, Engenharia – Construção e Operações, Assistência Médica, Educação Superior e Pesquisa, Alta Tecnologia, Maquinário Industrial e Componentes, Seguros, Ciências da Vida, Mídia, Produtos Manufaturados, Mineração, Petróleo e Gás, Serviços Profissionais, Setor Público, Varejo, Telecomunicações, Transporte e Logística, Serviços Públicos e Distribuição no Atacado.

Faturamento em 2012: Não informado.
Presente em: mais de 120 países do mundo.

Em 1972 a empresa chamada Systems Applications and Products in Data Processing (Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados) criada por 05 ex empregados da IBM   em Mannheim, Alemanha.

Um ano depois o primeiro aplicativo de contabilidade financeira já estava pronto. Conhecido como R/1 (Real Time Processing – Processamento de Dados em Tempo Real).

Versão R/1 – Foi a primeira versão do software, voltado principalmente pela base de contabilidade financeira, em conjunto com os demais componentes do aplicativo.  Foi lançada em 1972 e a empresa possuía 09 empregados.

Versão R/2 – Esta versão foi utilizada por cerca de 200 empresas, que possuíam mainframes. Foi lançada em 1979 e a empresa possuía 60 empregados e 50 clientes em 2 países.

Versão R/3 – Esta versão era destinada a microcomputadores, baseados em cliente/servidor, realizando determinados processamentos e compartilha recursos como: impressoras, arquivos e bancos de dados. Com o R3, também chega os novos módulos, principalmente para Manufatura, Vendas, Finanças e Distribuição, tudo isso de forma integrada e em tempo real. Foi lançada em 1992 e a empresa possuía 3.200 empregados e 2.800 clientes em 35 países.

Versão R/5 – Por volta de 2002 surge esta versão, com os módulos de Compras e e Módulo PM – Plant Maintenante (Manutenção de Plantas- grandes estruturas) –QM – Quality Management (Controle de Qualidade) e PS – Project System – Gerência de Projetos.

Versão ECC 6.0 – A versão mais recente é a ECC 6.0 (ERP Central Component) lançada em agosto de 2007. Ela é a última versão mais estável e o GUI (frontend) funciona sob o protocolo TCP IP e é possível acessar o sistema de qualquer computador (com as configurações mínimas recomendadas para a versão proprietária) com acesso à Internet.

Nota: Em 1995, a companhia chega ao Brasil, customizando os seus processos e software para se adaptar e atender a legislação fiscal brasileira.

Qual o Grande Diferencial deste ERP?

Sem dúvida, o grande diferencial é ter um sistema financeiro / contábil integrado a todos os demais módulos funcionais. Tudo isto adaptado à realidade específica de cada setor juntamente com as suas “melhores práticas”:

Podemos citar as seguintes vantagens principais do software, que por ser “alemão” é considerado o melhor software de controle de negócios do mundo.

• Finanças – Possui um bom controle financeiro, principalmente no que se tange a fluxo de caixa. A contabilidade é integrada com todos os Módulos. Não é preciso o contador redigitar todas as informações de vendas para obter o valor do imposto. O Balanço pode ser impresso a qualquer momento.

• Multi Idioma – Consta atualmente disponível em 37 idiomas (Versão ECC). Português, inglês, espanhol, japonês, chinês, francês e demais idiomas suportados.

• Multi Empresa – É possível controlar várias empresas, filiais e unidades, tanto no Brasil como no exterior.

• Multi Moeda – É possível trabalhar com várias moedas. Normalmente se trabalha com duas (a moeda da matriz – geralmente dólar e a moeda da filial – moeda local) para comparação de valores, acompanhamento de desempenho e lucros e pagamento de impostos.

• Suporta Operações Internacionais – É possível controlar operações Logística de importação, exportação e pagamentos para quase todos os países do mundo.

• Multifuncional - Com o uso de um software fortemente integrado, a interação e otimização dos processos possibilitam uma estreita colaboração dentro e fora do limite da organização. Possibilita uma estreita colaboração dentro e fora dos limites das organizações com BI, Excel e Aplicações de dispositivos móveis.

Resumindo: Aumento substancial da Eficiência em:

Vendas – É possível rastrear de todas as formas as origens das vendas por clientes, produtos, grupo de produtos e seus respectivos parceiros ou unidades de negócios.

Produtividade – A produtividade é grandemente aumentada por conta da otimização dos processos do controle de custos e acompanhamento de atividades e processos.

Controle – Ao controlar o negócio você toma conta do que é necessário no seu processo produtivo. Nada de “inventar a roda” ou deixar de fazer isso ou aquilo por falta de controle financeiro ou de custos. Somente no módulo FI (Finanças) são mais de 1.000 processos que podem controlados.

São só pontos fortes? E os pontos Fracos?

Pontos Fracos:

• Preço de aquisição não é acessível – O valor do ERP com aquisição, implantação e manutenção são relativamente altos. Embora já existam versões que atendem ao mercado das médias e pequenas corporações, já existem iniciativas cloud, para a versão para pequenas empresas com valores mais acessíveis. Mesmo assim o custo (homem hora) é tido como um dos mais elevados (o valor médio é de US$ 100,00 a hora para consultores).

• Não existem treinamentos fora do ambiente das “Academias”. Isto na prática quer dizer que o treinamento é centralizado aos usuários do software que na maioria já são funcionários de empresas. Neste sentido existem poucas pessoas qualificadas no mercado a trabalhar eficazmente com o sistema. Muitos interessados em aprender a utilizar o software ficam de fora do processo de aprendizado e grande parte dos profissionais que existem operam apenas algumas funcionalidades “aprendidas” internamente, entretanto desconhecem a integração e demais funcionalidades dos módulos e até o próprio módulo que opera no dia-a-dia.

• Custo de Certificação e treinamento é relativamente alto – Isto restringe um grande número de profissionais especializados para a aplicação.

• Desconhecimento do mercado e do que acontece no “mundo SAP®” – Muitos profissionais mesmo com bons conhecimentos desconhecem as oportunidades de “emprego” ou consultoria na sua região por falta de “network” ou conhecimento do mercado.

A quem se destina este curso?

Este curso é dedicado a usuários e gestores que não trabalham com o ERP e que desejam conhecer de forma prática e objetiva o funcionamento, bem como a operacionalização, funcionamento dos seus processos integrados e automatizados.

Tanto como operadores de outros ERP´S, gestores ou usuários de outros ERP´s como compradores, vendedores, gestores financeiros e demais usuários também podem aprender com este manual.

Este curso também é dedicado:

• Para quem quer e/ou precisa aprender a operar o ECC de forma profissional e prática (mesmo que você não saiba nada de ERP);
• Para quem deseja internacionalizar a carreira;
• Para estudantes universitários ou de cursos técnicos que queiram ampliar a sua empregabilidade.
• Para quem quer trabalhar e aprender a gerenciar processos de forma integrada;
• Para profissionais atuantes ou não em TI que desejem aprender os módulos funcionais ou se tornar um consultor, gestor ou um usuário iniciante;
• Para Profissionais Auxiliares que querem dominar o assunto para serem futuros gestores ou aumentar a sua empregabilidade e renda;
• Para profissionais que já atuam em Departamentos de Empresas e que querem melhorar a qualidade do seu trabalho ou implantar o ECC em sua organização;
• Para quem trabalha com projetos de implantação de software e querem participar de implantações em consultorias especializadas na aplicação ECC;
• Para Comerciantes ou Corporações que queiram conhecer a empresa, as características da aplicação, as vantagens ou futuramente implantar o ERP na sua organização.
• Recolocação no Mercado: Quem deseja se requalificar na área de TI e virar um consultor independente, gerente administrativo de alguma organização ou atuar como consultor numa consultoria.
• Para líderes ou participantes de áreas de setores de negócios como: finanças, vendas, controladoria, gestão de materiais e planejamento da produção que tenham em suas organizações a aplicação e queira aprender os processos e as transações de forma integrada.

Enfim, para quem quer especializar-se no ERP e tornar-se um profissional qualificado.

Acompanhamento dos exemplos contidos!!!

Para acompanhar todos os exemplos propostos no livro, você precisará de um computador onde deverá estar instalado o GUI, acesso a Internet e o acesso a um servidor com a versão proprietária. Infelizmente no Brasil não é divulgado que para ter o acesso ao ECC você precisa ter no mínimo estes três itens e a maioria dos iniciantes ficam correndo atrás do famoso “Mini SAP®” que simplesmente não existe, pois não existe versão Trial para instalar numa máquina caseira.

Para a instalação e configuração de um servidor você não realiza numa “máquina caseira” pelos seguintes motivos:

• Possuir Versão Proprietária – algumas versões chegam a custar mais de um milhão de dólares ou mais.
• Servidor de Aplicação – Servidor Dell – do tipo de torre – Alguns servidores podem custar mais de 50.000 dólares.
• 03 links de internet – Isto para evitar o tal “o sistema está fora do ar”.
• Suporte especializado de uma empresa especializada ou profissional Basis - para manutenção dos sistemas e infra estrutura. Algumas empresas não cobram menos de 3 mil dólares pela manutenção mensal. 

Pelos motivos acima você não instalará o servidor do ERP numa máquina caseira. Mesmo o ABAP Trial Netweaver (disponível no FTP), pode levar mais de uma semana a instalação e não possui suporte  nem garantia alguma que irá funcionar no seu computador. Ele possui apenas algumas tabelas ABAP e não possui o acesso aos módulos funcionais.

No exterior existem (poucas empresas) que fornecem o acesso da versão de avaliação, entretanto o valor mensal supera os 100 dólares mensais para cada acesso a uma só versão do ERP. Por exemplo, se você for acessar o Basis, ABAP e Módulos Funcionais terá que pagar cerca de 300 dólares mensais pelo acesso da versão de avaliação.

Infelizmente, pelas poucas informações disponíveis no Brasil, o brasileiro tem pouco ou nenhum conhecimento (principalmente os principiantes) e como muitos possuem o Windows e Word pirata acham que também podem ter o ECC pirata ou de graça.

Nota: Utilizamos dados de acesso de configurações servidor com valores fictícios. O ECC é um sistema proprietário de código fechado e não existe versão TRIAL. Você precisa ter necessariamente um mainframe (servidor) com o acesso corporativo (versão proprietária).

É Hora de Começar:

Ao escrever este curso eu procurei imaginar quais as dificuldades que teriam os usuários iniciantes, e também os usuários mais experientes, para utilizar o ERP.  Coloquei tópicos que vão da execução de tarefas básicas do dia-a-dia até a utilização de ferramentas administrativas avançadas.

Caso você tenha sugestões sobre tópicos que gostaria de ver incluídos neste curso, ou queira relatar algum erro encontrado em uma lição do curso, basta entrar em contato através do e-mail: webmaster@grandesprojetos.com ou batisti@hotmail.com Confira também, artigos e tutoriais com assuntos complementares ao livro, diretamente do site do Júlio Battisti, em www.juliobattisti.com.br