O levantamento prévio de custo e quantas pessoas estarão envolvidas é essencial. É também importante também verificar os horários de maior pico e a peridiciocidade de contato com as contratadas e para isso é preciso:

• Disponibilidade de tecnologia e quais serão utilizadas;
• Saber qual o ambiente do projeto no momento (presencial ou virtual);
• Urgência e a necessidade da informação;
• Pessoas ou grupos que receberão as informações;
• Veracidade das informações;
• Pessoa responsável pela origem e comunicação das informações;
• Saber quais os setores envolvidos;

Via contato pessoal

A Gerência das Comunicações do Projeto inclui os processos requeridos para garantir a geração apropriada e oportuna, a coleta, a distribuição, o armazenamento e o controle básico das informações do projeto. Fornece ligações críticas entre pessoas, idéias e informações que são necessárias para o sucesso. Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para enviar e receber comunicações na “linguagem” do projeto e devem entender como as comunicações, que eles estão individualmente envolvidos afetam o projeto como um todo.

Distribuição das informações
Tornar disponível, de forma regular, as informações necessárias às partes envolvidas no projeto e a definição de entradas técnicas esaídas dos resultados do trabalho. Habilidades de comunicações são registros do projeto e do plano de gerência de comunicações e de recuperação de informação .

Relato de desempenho

Coletar e disseminar as informações de desempenho. Entradas Ferramentas e técnicas Saídas Plano do projeto Revisões de desempenho e Relatórios de desempenho. Resultados do trabalho e Análise da variação. Requisições de mudanças  e outros registros do projeto e o uso correto de ferramentas e técnicas para a distribuição da informação.

Encerramento administrativo
Gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou do projeto em si e também outros registros do projeto  e lições aprendidas

Via telefone
Em cada empresa existem regras. Os operadores de tele marketing recebem instruções de seus gerentes.

Conversa Rápida:  Deixe sempre bem claras condições de entrega, pagamento e qualidade. Fale sempre no tempo e na hora certa isto servirá se estiver vendendo ou comprando. O fechamento se dá na própria ligação ou no retorno rápido em alguns minutos. Responda sempre mediante reflexos ou treinamento.

Conversa Longa: Sempre dê várias alternativas. Neste tipo de relacionamento o fechamento se dá na quinta ou sexta apresentação.

Seja eficiente no telefone:  Sempre questione: O que está querendo? Pra que está pedindo? Não passe nenhuma informação incorreta ou de duplo sentido e se deve ter muita convicção no que se fala.

Sempre se identifique da seguinte forma:
Nome da Empresa, Nome, Complemento

Exemplo:

RTWdo Brasil, Karine, Bom Dia!

A comunicação por telefone existe hoje em dia a tendência de personalizar a conversa pelo telefone e não somente falar frases mecanicamente também.

Via Fax

Via celular

Via torpedos sms

A vantagem deste tipo de comunicação é que 95% lêem as informações que chegam no celular no mesmo instante que são enviadas. Também têm-se reduzido o custo com ligações DDD e DDI para  celular, além do tempo necessário para contactar as pessoas envolvidas, tendo assim uma enorme economia de tempo pois o torpedo chega ao mesmo instante para todos os envolvidos.

Via Skype e  Messenger

Se o Chat não tiver a opção de salvar a conversa, deve-se salvá-la no computador para evitar posteriores desencontros e desentendimentos. Por exemplo, o cliente dar um endereço errado no Chat e você enviar o produto para o endereço errado. Sempre confirme a negociação os acertos, valor via e-mail. Outra dica é de não passar dados pessoais como número do cartão de crédito via Chat

Via email
Uma informação via e-mail deve ser clara, objetiva e completa. Especificações técnicas e detalhes de garantia e qualidade deve ser enviada em anexo zipado, no formato PDF, e no máximo 500 kb. Um e-mail enviado direto do servidor leva 2 segundos para chegar ao destinatário. Se o destinatário for de um usuário de e-mail do UOL ou Terra, vai primeiro para o provedor para em seguida para o destinatário final. Isto leva em média 15 minutos porque estes servidores têm ferramentas Anti-Spam e pedem confirmação de quem enviou.

Videoconferência

A videoconferência é uma poderosa ferramenta de comunicação, mas para o seu perfeito funcionamento é preciso:

• Ter certeza de que os participantes estarão no horário combinado;

• Verificar diferenças de horários regionais, de verão e mundiais;

• Ter horário para início e fim;

Vantagens:

• Economiza custos com deslocamento e hospedagens;

• Economiza tempo;

• Impressiona positivamente a maioria das pessoas se bem feita além de ter uma maior absorção do conteúdo proposto.

Publicações na Internet