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Você já aprendeu como ordenar um campo quando da utilização do assistente de relatórios do Access. Suponha que você tenha esquecido de efetuar tal ordenamento, como proceder?

Você pode encontrar os seguintes cenários:

Necessidade de ordenar um relatório que é baseado em uma tabela;

Necessidade de ordernar um relatório baseado em uma consulta ou instrução SQL.

No primeiro caso, você pode efetuar o ordenamento da seguinte forma:

Abra o relatório em modo de Design;

Vá até Exibir à Classificar e agrupar;

Quando a janela de classificação e agrupamento abrir escolha o campo e a ordem de classificação. A Figura 4‑4 mostra os passos visualmente:

Figura 4‑4 Classificando e agrupando

No segundo caso, você possui uma consulta e deseja modificar o ordenamento. Você pode utilizar o método anterior, caso queira, ou pode acessar o Construtor de consulta para ordernar os dados. Para tanto, siga os passos abaixo:

Abra o relatório em modo de Design;

Abra a caixa de propriedades e selecione Relatório da lista de objetos;

Selecione a guia Dados e na fonte de registro clique em ...;

No Construtor de consultas determine qual campo voce deseja ordenar conforme mostra a Figura 4‑5

Figura 4‑5 Ordenando campos pelo Construtor de consultas

NOTA
A opção Classificar e agrupar tem precedência sobre a instrução SQL neste caso. Portanto, você pode encontrar um cenário onde a consulta é ordenada corretamente, mas o relatório não. Nestes casos, verifique sempre a opção Classificar e agrupar.

Ordenando e agrupando dados em consultas

Você foi apresentado à janela de classificação e agrupamento (Figura 4‑4). Na coluna Campo/Expressão você pode escolher entre um campo (conforme demonstrado) ou você pode inserir uma expressão que será interpretada pelo Access.

Além disso, possuímos as seguintes opções logo abaixo:

Cabeçalho de grupo à Determina se um cabeçalho deve ou não ser exibido para o grupo. Suponha que você possui uma consulta de múltiplas tabelas e deseja agrupar os dados pelo nome do cliente. Neste caso, o campo NomeDoCliente deve ser escolhido como o campo em Campo/Expressão e esta opção deve ser marcada como Sim.

Rodapé de grupo à Determina se um rodapé deve ou não ser exibido para o grupo. Suponha que você deseja subtotalizar valores pelo campo NomeDoCliente. Neste caso, ao marcar esta opção como Sim voce poderá inserir um controle calculado que sumariza os detalhes para o grupo NomeDoCliente cada vez que o nome do cliente muda;

Reagrupar à Determina o valor ou intervalo de valores que iniciará um novo grupo, isto é, seguindo o exemplo anterior, sempre que houver uma mudança no campo NomeDoCliente há um novo reagrupamento.

Número de caracteres à Caso voce escolha o reagrupamento por número de caracteres, especifique aqui o intervalo para reagrupamento;

Manter juntos à Determina se todo o grupo deve ou não permanecer em uma mesma página. Isso evita um cenário comum onde você possui o cabeçalho somente no pé de uma página e os novos registros iniciam em outra página.

Estas opções estão diretamente relacionadas a cada linha referente ao campo ou expressão.

Para exemplificar este tópico, estude a Figura 4‑6. Neste exemplo temos um grupo para o campo CódigoDoCliente o qual possui um cabeçalho. Para este mesmo grupo é determinado um rodapé. Portanto, sempre que houver uma mudança no código do cliente nós podemos criar sumários para o cliente.

No rodapé, eu insiro dois controles chamados QtdTotal e Subtotal. O primeiro controle recebe a fórmula =Soma([Quantidade]) ao passo que o segundo recebe a fórmula =Soma([PreçoUnitário]*[Quantidade]).

Figura 4‑6 Agrupando campos e/ou expressões

Quando este relatório é executado sempre que houver uma mudança no código do cliente, haverá uma subtotalização para a quantidade e o total gasto. Note que como há um agrupamento para o o campo NúmeroDoPedido, você pode adicionar um rodapé para este grupo e efetuar o mesmo tipo de cálculo. A Figura 4‑7 mostra exemplo deste sub-nível de agrupamento:

Figura 4‑7 Utilizando níveis de rodapé para subtotalizações