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Figura 4‑5 Campos para a tabela tblUF

Agora que temos as duas tabelas prontas, vejamos como modificar o campo IDUF da tblCidades. Abra a tabela tblCidades e selecione o campo IDUF.

Figura 4‑6 Definição de consulta para caixa de combinação

Antes de modificarmos as propriedades “Origem da Linha”, modifique as seguintes propriedades:

• Exibir controle à Se ainda for caixa de texto, modifique para “Caixa de Combinação”;
• Tipo de Origem da Linha à Modifique para “Tabela/Consulta”;
• Coluna acoplada à Determine como sendo 1 (primeira coluna). Isso porque a primeira coluna será numérica para o nosso relacionamento, mas desejamos visualizar o nome ao invés do número;
• Número de colunas à Determine como sendo 2. A primeira coluna é para armazenar o número e a segunda para armazenar o texto;
• Larguras das colunas à Determine como sendo 0cm; 5cm. O primeiro valor é a largura da coluna 1 e o segundo valor é a largura da coluna 2. Deste modo, o valor numérico ficará oculto.

Clique sobre as reticências para abrir a caixa de construção de consultas:

Figura 4‑7 Campos para a tabela tblCidades

Com o construtor de consultas aberto, adicione a tabela tblUF à área reservada às tabelas. Para a primeira coluna selecione o campo IDUF e para a segunda coluna selecione o campo UF:

Figura 4‑8 Construtor de consultas

Caso queira, na linha “Classificação” escolha qual campo (IDUF ou UF) deve ser classificado e que tipo de ordem devem aparecer. Caso nenhuma ordem seja especificada a ordem será a de entrada dos dados.

Feche o construtor e a instrução SQL será adicionada como valor para a propriedade “Origem da Linha”:

SELECT tblUF.IDUF, tblUF.UF FROM tblUF ORDER BY tblUF.UF;

Figura 4‑9 Selecionando UF na tabela tblCidades

Com a consulta pronta podemos abrir a tabela tblCidades para verificar como funciona a caixa de combinação.

Adicionando itens à lista

Como o nosso banco de dados certamente terá uma interface gráfica compreendida por formulários, o mínimo que podemos esperar é que durante a inserção de um novo registro um item da lista esteja faltando.

Em um cenário como este nós não desejamos que o usuário feche tudo para abrir um outro formulário para inserir o item que falta para posteriormente retornar ao formulário onde trabalhava para continuar onde havia parado:

Figura 4‑10 Cidade não se encontra na lista

Na figura acima, nós não possuímos a cidade “Santa Maria” e seria perda de tempo parar este processo, abrir o formulário para inserção da nova cidade, fechar este formulário e finalmente reabrir o formulário de inserção de clientes.

Ao invés disso, podemos utilizar VBA para controlar tal inserção. Siga os passos abaixo para completar esta tarefa:

• Abra o formulário de clientes em modo de design;
• Selecione a caixa de combinação para a cidade;
• Selecione a tabulação (guia) de eventos:
• Para o evento “Não está na lista”, adicione o seguinte código:

Private Sub IDCidade_NotInList(NewData As String, _

       Response As Integer)

    MsgBox "Item não se encontra na lista. Duplo-clique " _

           & "sobre este campo para adicionar um item à lista.", _
           vbExclamation, "Item não está na lista..."

    Response = acDataErrContinue

End Sub

• Para o evento “Duplo clique”, adicione o seguinte código:

Private Sub IDCidade_DblClick(Cancel As Integer)

    On Error GoTo Err_Handler

    Dim lngIDCidade As Long

    If IsNull(Me![IDCidade]) Then

        Me![IDCidade].Text = ""

    Else

        lngIDCidade = Me![IDCidade]

       Me![IDCidade] = Null

    End If

    DoCmd.OpenForm "tblCidades", , , , , acDialog, "GotoNew"

    Me![IDCidade].Requery

    If lngIDCidade <> 0 Then Me![IDCidade] = lngIDCidade

Sair:

    Exit Sub

Err_Handler:

    MsgBox Err.Description

    Resume Sair

End Sub

• Salve e feche este formulário;
• Abra o formulário de inserção de cidades onde o seguinte código deve ser inserido:

Private Sub Form_Load()

    If Me.OpenArgs = "GotoNew" And Not IsNull(Me![IDCidade]) Then

        DoCmd.DoMenuItem acFormBar, 3, 0, , acMenuVer70

    End If

End Sub

• Salve e feche este formulário.

Com isso feito, podemos agora adicionar novas cidades à tabela de cidades quando trabalhamos com o formulário de clientes sem necessidade de reiniciar todo os processo.

Caso o usuário tente inserir um item que não se encontra na lista a mensagem do primeiro código será mostrada:

Figura 4‑11 Mensagem mostrada quando item não se encontra na lista

Quando damos um duplo-clique sobre o campo o formulário de inserção de cidades é aberto sobre o formulário de inserção de clientes como mostra figura:

Figura 4‑12 Adicionando uma nova cidade à lista

Selecione a UF a qual a cidade pertence e digite o nome da cidade. Clique no “X” para fechar o formulário. Quando retornamos ao formulário de inserção de clientes ocorrerá um “reconsulta” à tabela de cidades pela campo IDCidade (veja o método Requery no código anterior) e os valores contidos na combobox serão atualizados para mostrar todos as cidades da tabela:

Figura 4‑13 Lista de cidades atualizada

Últimas palavras sobre este tópico

O leitor é capaz de identificar algum “erro” nesta modelagem de dados?

Coloco “erro” entre aspas porque não é exatamente um erro, mas uma duplicação desnecessária de informações. Duplicação de informação é algo normal, mas que deve ser evitado.

A idéia principal de termos uma tabela para UF é que, fazendo assim, evitamos a repetição da UF na tabela de cidades. Porém, na tabela de clientes eu também adiciono UF. Note que está adição, embora completamente viável, é desnecessária. Observe o relacionamento (relacionamentos são discutidos no próximo tópico) das tabelas:

Figura 4‑14 Relacionamento entre tabelas

O que isso nos diz? O relacionamento acima nos diz que para cada UF nós podemos ter várias cidades (relacionamento um-para-muitos) e que cada cidade pode ter vários clientes (novamente um relacionamento um-para-muitos).

Como existe uma “cadeia” entre as três tabelas e o cliente tem um relacionamento com a tabela de cidades, o cliente está indiretamente relacionado à UF. Observe a figura na próxima página:

Figura 4‑15 Expansão das tabelas relacionadas

Como a figura acima mostra, ao expandirmos a tabela de UF e de cidades obtemos os clientes de cada cidade e, consequentemente, obtemos os clientes de cada UF. Portanto, o campo IDUF que o leitor vê na tabela de cliente logo ao lado de seu nome é irrelevante.

Poderíamos criar um relacionamento deste campo com a UF? Sim, poderíamos. Não obstante, neste cenário a relação seria direta entre as duas tabelas e perderíamos a parte intermediária referente à cidade.

Vejamos então o próximo tópico a questão de relacionamento de dados para evitar duplicação desnecessária de dados.