Júlio Battisti Livros e Cursosa sua sala de aula na internet

         Neste tópico iremos aprender a utilizar as Macros. Veremos o que são e quais as possibilidades de utilização das macros, aprenderemos o conceito de evento e os principais eventos disponíveis e também as diversas macros oferecidas pelo Microsoft Access 2007.
         Com Macros podemos automatizar uma série de tarefas repetitivas, economizando tempo. Uma macro pode conter uma ou mais ações, tais como: Executar uma consulta, Abrir um Formulário, Aplicar um Filtro, etc.
         A correta utilização das Macros nos proporciona uma série de facilidades e benefícios as quais somente poderiam ser obtidas com a utilização de programação ( Visual Basic for Applications - VBA). Porém, conforme veremos, a utilização de Macros é muito mais simples e intuitiva.

Veremos os seguintes ítens:

• Eventos
• O que são as Macros e onde utilizá-las
• Criando Macros e as Ações de Macro
• Associando Macros a Eventos
• Grupos de Macros e Macros com Condições

6.1 - Eventos:

         Abaixo temos um conceito de Evento conforme definido na ajuda do Microsoft Access 2007:

Eventos: Fazendo com que os objetos do seu banco de dados trabalhem juntos.

O que é um evento?

Um evento é uma ação específica que ocorre sobre ou com um determinado objeto. O Microsoft Office Access 2007 pode responder a vários eventos: cliques de mouse, alterações em dados, abertura ou fechamento de formulários e muitos outros. Os eventos geralmente são o resultado da ação do usuário.

Utilizando um procedimento de evento ou uma macro, você pode adicionar sua própria resposta personalizada a um evento que ocorra em um formulário, relatório ou controle.

         Conforme podemos concluir pela definição acima, um evento normalmente é resultante da ação do Usuário, Por exemplo, um clique de Mouse sobre um Botão em um formulário gera um evento "Ao Clicar", associado com o Botão. Um clique duplo no nome de um formulário para abrir o formulário, gera o evento "Ao Abrir" associado com o formulário. Ao entrar em um campo de dados e alterar o valor do campo, ao sair do campo o usuário terá gerado o evento "Após atualizar" associado com o campo, e assim por diante.

         Além disso podemos associar Macros e Procedimentos a eventos. Com isso ao ocorrer um determinado evento, podemos fazer com que seja executada uma Macro ( ou um Procedimento ) em resposta a este evento. Por exemplo, ao selecionar um Fornecedor em um lista de Fornecedores, você pode fazer com que o Microsoft Office Access 2007exiba somente os produtos do respectivo Fornecedor, em uma lista de produtos. Isto pode ser obtido, associando-se uma Macro ao evento Após Atualizar da lista de fornecedores. Essa Macro atualiza a lista Produtos, de tal maneira que somente sejam exibidos os Produtos do Fornecedor selecionado.

A Utilização de eventos em associação com Macros e Procedimentos, nos oferece infinitas possibilidades. Muitos dos problemas diários na utilização do Microsoft Office Access 2007com formulários e relatórios podem ser resolvidos através da associação entre eventos e Macros  ou Procedimentos.

            Na figura abaixo podemos ver os diversos procedimentos associados com um formulários:

Figura 72- Alguns eventos associados com um Formulário.

            Para acessar os eventos de qualquer elemento (formulário, botão, controle, relatório, caixa de combinação, etc), basta fazer o seguinte:

• Em um Formulário ou Relatório, no Modo Design,  dê um clique com o botão direito do mouse sobre o elemento cujos eventos você quer acessar;
• No menu que surge dê um clique em Propriedades;
• Na janela que surge, dê um clique na Guia Evento.

Logo em seguida aprenderemos sobre como Criar Macros e associá-las a eventos de Formulários e Relatórios. No final deste curso aprenderemos a criar Procedimentos, utilizando a linguagem Visual Basic for Applications e também como associar estes Procedimentos a eventos de Formulários e Relatórios.

Também será apresentada uma descrição detalhada sobre os Eventos mais utilizados e quando os mesmos acontecem.

6.2 - O que são Macros e como utilizá-las:

         As macros são objetos de banco de dados, assim como formulários, tabelas, consultas, etc. As macros fornecem o meio mais fácil de automatizar o seu banco de dados. Quaisquer procedimentos que você tenha que fazer repetidamente, são bons candidatos a serem transformados em macros.

         As macros no Microsoft Office Access 2007 são completamente diferentes das macros em outras aplicações. Uma macro no Microsoft Office Access 2007 não é apenas uma série gravada de toques no teclado ou cliques de mouse, para automatizar tarefas repetitivas; ela realiza muitas funções que, de outra forma, exigiriam codificação. As macros economizam tempo por automatizar tarefas comuns, mas elas (quando escritas adequadamente) também ajudam a evitar erros assegurando que cada passo da macro é executado na ordem e exatamente como é necessário que seja feito.

         Você pode definir uma macro para executar, praticamente, qualquer tarefa que pode ser iniciada com o teclado ou com o Mouse. Um dos grandes benefícios das Macros é a sua capacidade de automatizar as respostas para muitos tipos de eventos, seja o evento uma modificação nos dados, a abertura ou fechamento de um formulário ou relatório, ou qualquer um dos tantos eventos disponíveis no Microsoft Access 2007.

         Uma Macro pode conter uma única ação (como executar uma consulta) , ou pode conter diversas ações. As ações podem ser executadas incondicionalmente, ou podemos colocar condições para que as mesmas sejam executadas. Por exemplo, posso fazer com que uma macro Emitir Pedido, associada ao evento Ao Fechar do formulário pedidos, somente seja executada após as 17:00.

6.3 - Novos recursos de macro, no Microsoft Access 2007.

Em versões anteriores do Access, muitas funções habitualmente utilizadas, não podiam ser executadas sem escrever código VBA. No Microsoft Access 2007, foram adicionados novos recursos e ações de macro para ajudar a eliminar a necessidade de código. Isso facilita a adição de funcionalidade ao banco de dados e ajuda a torná-lo mais seguro.

• Macros incorporada: Pode-se incorporar macros em qualquer um dos eventos fornecidos por um formulário, relatório ou controle. Uma macro incorporada não fica visível no Painel de Navegação; ela se torna parte do formulário, relatório ou controle no qual foi criada. Se você criar uma cópia de um formulário, relatório ou controle que contenha macros incorporadas, as macros também estarão presentes na cópia.

• Segurança aprimorada:  Quando o botão Mostrar Todas as Ações não estiver realçado no Construtor de Macros, as únicas ações de macro e argumentos ExecutarComando disponíveis para uso serão aqueles que não requerem status de confiável para serem executados. Uma macro criada com essas ações será executada mesmo quando o banco de dados estiver em modo desabilitado (quando o VBA não pode ser executado). Os bancos de dados que contêm ações de macro que não estão na lista confiável  ou bancos de dados que possuem código VBA precisam receber explicitamente o status de confiável.

• Tratamento e depuração de erros: Esse recurso do Microsoft Access 2007 fornece novas ações de macro, incluindo AoOcorrerErro (semelhante a instrução "Ao ocorrer erro" do VBA) e ClearMacroError, que permitem que você realize ações específicas quando ocorrem erros durante a execução da macro. Além disso, a nova ação de macro PassoÚnico admite que você entre no modo passo único em qualquer ponto da macro, de forma que você possa observar como a macro funciona em uma ação de cada vez.

• Variáveis temporárias: Existem três novas ações de macro (SetTempVar, RemoveTempVar e RemoveAllTempVars) que permitem que você crie e use variáveis temporárias nas macros. Pode usá-las em expressões condicionais para controlar a execução das macros ou para passar dados para e de relatórios ou formulários, ou para qualquer outra finalidade que requer um local de armazenamento temporário para um valor. Essas variáveis temporárias também podem ser acessadas no VBA, sendo assim, você também pode usá-las para comunicar dados de e para módulos do VBA.

6.4 - Em que situações Práticas do dia-a-dia devo utilizar macros:

• Podemos utilizar Macros para abrir uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer modo disponível (estrutura, folha de dados, visualização de impressão, etc). Também podemos utilizar uma macro para fechar qualquer tabela, consulta, formulário ou relatório que estiver aberto.
• Podemos usar as macros para abrir um relatório em Visualizar Impressão ou para enviar um relatório diretamente para a impressora. Também podemos utilizar as macros para enviar um relatório para um arquivo do Word, uma Planilha do Excel, um arquivo de texto, ou outros formatos.
• Podemos utilizar macros para abrir uma consulta de seleção no Modo Folha de Dados. Podemos basear os parâmetros da consulta em controles de qualquer formulário que esteja aberto. Por exemplo, podemos escolher Campinas-SP em uma lista de Cidades e dar um clique em um Botão Pesquisar. Uma macro associada ao evento Ao Clicar do botão pode conter uma ação para Abrir uma consulta a qual utiliza CidadeDestino igual a Campinas-SP como critério.
• É possível utilizar uma Macro para executar outras Macros ou módulos do Microsoft VBA. Também podemos utilizar macros para definir  o valor de qualquer controle de um formulário ou relatório. Também podemos simular as ações do teclado e fornecer entrada para caixas de diálogo do sistema, através da ação "EnviarSeqüênciaDeCaracteres", que veremos mais adiante.
• Podemos utilizar as macros para aplicar um filtro, ir para qualquer registro ou procurar dados na tabela ou consulta-base de um formulário.
• Podemos utilizar as macros com qualquer formulário para definir uma barra de menus personalizada e substituir a barra de menus padrão oferecida pelo Microsoft Access 2007.
• Macros podem ser utilizadas para executar qualquer um dos comandos em qualquer  um dos menus do Access.
• As macros podem ser utilizadas para dimensionar, minimizar, maximizar ou restaurar qualquer janela dentro da área de trabalho do Microsoft Access 2007. Podemos mudar o foco para uma janela ou qualquer controle dentro de uma janela.
• Podemos exibir mensagens informativas e som a fim de chamar a atenção para as mensagens. Também podemos desativar os avisos do sistema quando tivermos macros que executam diversas consultas de ação ( Atualização, Anexação, Criação de Tabela ou Exclusão), para que não tenhamos que responder Sim para uma série de perguntas.
• Podemos utilizar as macros para renomear qualquer objeto do nosso Banco de Dados. Podemos fazer uma cópia de qualquer objeto ( Tabela, Consulta, etc) selecionado ou copiar um objeto para outro Banco de Dados do Microsoft Access 2007. Podemos excluir objetos do Banco de Dados. Também é possível importar, exportar ou anexar tabelas de outros bancos de dados, ou importar ou exportar planilhas ou arquivos de texto.
• Podemos iniciar outros aplicativos através de uma macro, tanto no DOS quanto aplicativos do próprio Windows, e trocar dados com o aplicativo usando Dynamic Data Exchange (DDE) ou a Área de Transferência. Podemos enviar dados de uma tabela, consulta, formulário ou relatório para um arquivo de saída, e depois abrir esses arquivos no aplicativo adequado. Também é possível enviar seqüências de teclas para o aplicativo de destino.

Podemos fazer muito através das macros. Agora passaremos a aprender como construir macros, e quais as principais ações de macro disponíveis no Microsoft Access 2007. Será fornecido uma lista com todas as ações disponíveis, os parâmetros de cada ação e a forma de utilização. Você pode utilizar essa informação como referência quando estiver trabalhando com as macros.

Embora as macros sejam de grande utilidade, para aplicativos mais complexos precisamos utilizar de programação. Por isso que aprenderemos, na parte final deste curso sobre a criação de Procedimentos através do VBA (Visual Basic for Applications).