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Neste ítem iremos analisar a Arquitetura do Microsoft Access 2007. Veremos os diversos elementos que podem fazer parte de um Banco de Dados do Microsoft Access 2007, bem como os relacionamentos entre estes diversos elementos.

Veremos também alguns exemplos práticos de solução de problemas.

Veremos os seguintes tópicos:

• Os diversos elementos do Microsoft Office Access 2007e a Relação entre os Mesmos
• Alguns Exemplos de Situações do dia-a-dia

4.1 - Os Diversos Elementos do Microsoft Office Access 2007 e a Relação entre os Mesmos:

Um banco de dados é uma coleção de informações relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como controle de pedidos dos clientes ou manutenção de uma coleção musical. Se o seu banco de dados não está armazenado em um computador, ou se somente partes dele está, você pode estar controlando informações de uma variedade de fontes, tendo que coordená-las e organizá-las você mesmo.

Um arquivo .mdb é um Banco de Dados do Microsoft Access 2007. Esse banco de dados contém diversos elementos: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Módulos.

Utilizando o Microsoft Access, você pode gerenciar todas as suas informações a partir de um único arquivo de banco de dados. Dentro do arquivo, divida seus dados em compartimentos de armazenamento separados denominados tabelas (ou entidades); visualize, adicione e atualize os dados da tabela utilizando formulários on-line; localize e recupere apenas os dados desejados utilizando consultas; e analise ou imprima dados em um layout específico utilizando relatórios.
Para armazenar seus dados, crie uma tabela para cada tipo de informação que você registra. Para reunir os dados de várias tabelas em uma consulta, formulário ou relatório, você define relacionamentos entre as tabelas. Aqui nos temos um dois fatos de grande importância:

• Todos os dados ficam armazenados nas Tabelas. Quando uma Consulta exibe os resultados com base em um Critério, na verdade ele está buscando os dados em uma determinada tabela. Quando um formulário exibe um determinado registro, ele também está buscando estes dados em uma determinada tabela. No Microsoft Office Access 2007, o único local onde os dados ficam armazenados é nas tabelas.
• Mesmo que as informações estejam separadas em diferentes tabelas ( Clientes, Pedidos, Detalhes do Pedido, etc) é possível reuni-las em Consultas, Relatórios e Formulários. Por exemplo, posso criar um Relatório de Vendas por Cliente, classificados pelo País de Destino.

Na próxima figura temos os Diversos elementos que formam um Banco de Dados do Microsoft Access 2007, bem como o Relacionamento entre os diversos elementos.

Nunca é demais salientar que o único local onde ficam armazenados os dados é nas tabelas. Por isso que ao construirmos uma consulta, formulário ou relatório, o Microsoft Office Access 2007solicita a tabela na qual a consulta, formulário ou relatório será baseado.

Figura 19 - Os Diversos Elementos de um Banco de Dados do Microsoft Access 2007.

Algumas Observações sobre os Elementos do Microsoft Access 2007:

• Observe o Relacionamento que existe entre os Elementos. Uma consulta é baseada em uma tabela, isto é, os dados que a consulta exibe são buscados a partir de uma tabela. Se os dados forem alterados na consulta, na verdade estas alterações são refletidas diretamente na tabela. Por isso uma seta de dupla mão entre tabelas e consultas. As mesmas observações são válidas para a relação entre formulários e tabelas.

• Um relatório também pode ser baseado diretamente em uma consulta, assim como um Formulário também pode ser baseado diretamente  em uma Consulta. Quando o Formulário ( ou Relatório ) é aberto, o Microsoft Office Access 2007executa a consulta, a qual busca os dados na Tabela, e retorna os dados para o Formulário ( Ou Relatório).

• Observe que as Macros e Módulos foram colocados ao redor dos demais elementos. Isto significa que posso ter Macros e Módulos interagindo com todos os diversos elementos. Por exemplo, posso criar uma macro que Maximize um formulário quando o mesmo é aberto. Posso criar um módulo para calcular o Dígito Verificador de um campo CPF, de tal forma que quando um CPF é digitado, o mesmo não é aceito se estiver com o Dígito Verificador incorreto.

• Uma situação bastante comum é o caso em que precisamos de um relatório, porém os dados necessários não estão na forma necessária nas tabelas. Neste caso podemos criar uma consulta que selecione os dados necessários e faça as consolidações necessárias e criamos o Relatório baseado nesta consulta e não diretamente na tabela.

Estes seis elementos: Tabelas, Consultas, Formulários, Relatórios, Macros e Módulos podem ser criados e gerenciados na Guia “Criar” da Faixa, veja figura 1.Veja também na figura a seguir a janela "Banco de Dados", dando acesso aos diversos elementos do Microsoft Access 2007.

Figura 20 - Tabelas, formulário e macro.

Alguns exemplos e situações do dia-a-dia:

Para ilustrar o relacionamento entre os diversos elementos do Microsoft Access 2007, vamos considerar algumas situações usuais do dia-a-dia. Nossas situações serão baseadas no arquivo curso_av.mdb que faz parte deste treinamento.

Situação 1: Vamos supor que seja solicitado um Relatório com os totais por Pedido. Como atender esta demanda ?

Solução: Os dados necessários não estão disponíveis diretamente na tabela Pedidos. Criaremos uma consulta baseada nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Esta consulta fará o cálculo do total por Número de Pedido. Nosso Relatório será baseado nesta consulta. Quando o Relatório for aberto, a consulta será acionada, buscará os valores nas tabelas Pedidos e Detalhes dos Pedidos, realizará os cálculos e fornecerá os valores para o Relatório.

Situação 2: Como fazer um relatório que exiba o total de Vendas por país de Destino e por Ano ?

Solução: Novamente os dados necessários não estão disponíveis diretamente nas tabelas Pedidos e Detalhes do Pedido. Crio uma consulta do tipo Tabela de Referência Cruzada, baseada na Consulta que calcula os totais por Pedido. Nesta consulta adiciono um campo para o Ano do Pedido e outro campo para o País de Destino. Crio o meu relatório baseado nesta consulta. Ao ser aberto o Relatório é acionada a consulta do tipo Tabela de Referência Cruzada, a qual por sua vez aciona a Consulta na qual ela é baseada, a qual busca os dados nas tabelas. O Caminho inverso é percorrido, até que os dados são fornecidos para o Relatório, o qual exibe os mesmos na tela ou imprime na Impressora.