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Sobre este Tutorial

Autor:	Flávio Maia de Medina
Data:	25-08-2006
Categoria:	Informática Básica
Assunto:	WORD
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ELABORANDO UMA MALA DIRETA UTILIZANDO WORD E Excel

Criação da estrutura do Arquivo de Dados- Parte 3

Objetivo

Criar a estrutura do banco de dados que será utilizado para a convocação dos recém aprovados no concurso público da nossa Instituição.

Cenário

Na primeira e na segunda partes deste tutorial, vimos os conceitos principais do recurso Mala Direta, e criamos o documento principal. Agora vamos começar a criar o arquivo de dados, para convocação dos candidatos.

Criação do Banco de Dados – recomendações

Neste tutorial, estamos tratando de um arquivo de dados que contém, basicamente, nomes e endereços. Então, devem ser observadas as seguintes recomendações:

1. Cada dado deve estar um campo/coluna :

» Com isso eu quero dizer que cada campo/coluna do arquivo deve conter dados de apenas um tipo. Como exemplo, veja no exemplo de endereço abaixo:

- RUA CAPITÃES DE AREIA 91, APTO 105, BAIRRO AREIA, CIDADE NATAL/RN, 59050-200:

- Caso todos estes dados sejam armazenados em um único campo/coluna do arquivo, você poderá ter dificuldades em localizar determinados registros. Por exemplo, se for necessário localizar todos os registros com “AREIA” como bairro, podemos ter nomes de rua com “AREIA”, que não são localizados no bairro da “AREIA”. Ou seja, “AREIA” pode ser localizada como Rua, como BAIRRO, ou como CIDADE, e sua pesquisa ficará inconsistente.

» Para contornar este tipo de problema, cada elemento desse grupo de dados (endereço) deve ficar agrupado em um campo/coluna, como mostrado abaixo:

- Tipo de Logradouro: podemos ter os dados Rua, Avenida, Praça, Travessa, Vila, etc...;

- Logradouro : é o nome do logradouro propriamente dito;

- Número: é o número do imóvel do destinatário;

- Complemento: Pode referir-se ao número do apartamento, do bloco, do número da casa (tratando-se de uma vila, por exemplo, enfim, qualquer dado que possibilite a localização do destinário);

- Bairro: auto-explicativo.

- Cidade: auto-explicativo.

- CEP: auto-explicativo.

- UF: auto-explicativo.

» No nosso exemplo fictício, acima, o registro ficaria assim armazenado:

- Tipo de Logradouro: RUA;

- Logradouro : CAPITÃES DE AREIA;

- Número : 91;

- Complemento: APARTAMENTO 105;

- Bairro: AREIA

- Cidade: NATAL

- CEP:59050-200

- UF: RN

» Embora esta forma de divisão dos dados possa acarretar mais trabalho durante sua elaboração, com certeza fará com que suas informações fiquem mais organizadas e mais acessíveis para eventuais pesquisas, e evitará também problemas na localização dos destinatários pelos Correios.

Feitas estas considerações, vamos definir quais campos deverão compor nosso banco de dados. São eles:

1. NOME, TIPO LOGRADOURO, LOGRADOURO, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, CEP, UF (nome e endereço do concursado);

2. LOCAL, ENDEREÇO, BAIRRO, CIDADE, TELEFONE, DATA, HORÁRIO (Endereço, data e horário de realização dos exames).

Agora que definimos os campos que vão compor nosso arquivo de dados, podemos iniciar a criação do mesmo. Para isso, vãos executar o Microsoft Excel, através do menu INICIAR/PROGRAMAS/MICROSOFT EXCEL. Caso o usuário não tenha experiência anterior com a planilha eletrônica Excel, sugiro a leitura do tutorial EXCEL BÁSICO, disponível neste site, e que pode ser acessado clicando- se aqui.

Depois de executar o Microsoft Excel, você verá uma tela semelhante a figura 1, abaixo:

Nossa primeira providência será salvar o arquivo. Para isto, vamos acionar, no Microsoft Excel, o menu ARQUIVO/SALVAR. Na próxima janela, SALVAR COMO, vamos selecionar no menu Dropdown a pasta MalaDireta, e inserir a expressão Convoca-Dados no campo NOME DO ARQUIVO, e em seguida clicar em SALVAR. Estas convenções de nome de pasta e de arquivo foram definidas na segunda parte deste tutorial. Veja a figura 2 abaixo:

Outra providência a ser tomada é quanto ao número de planilhas existentes no arquivo. Como padrão, o Microsoft Excel insere automaticamente, quando um novo arquivo é criado, 3 planilhas, nomeadas como plan1, plan2 e plan3(veja figura 1). Como em nosso tutorial usaremos apenas uma planilha, devemos renomear a mesma com um título sugestivo, e remover as demais. Para isto, vamos clicar com o botão direito do mouse em cima da planilha PLAN1 e selecionar a opção RENOMEAR; com o título PLAN1 em destaque (selecionado), basta digitar por cima o novo nome da planilha e teclar ENTER. Vamos atribuir o nome Convocados para a planilha. Veja a seqüência na figura 3 abaixo:

Para remover as planilhas Plan2 e Plan3 é muito simples. Basta clicar com o botão direito do mouse em cima da planilha PLAN2 e selecionar a opção EXCLUIR; é exibida uma mensagem de advertência,lembrando que todos os dados porventura existentes na planilha também serão excluídos. Clique em OK para confirmar a exclusão. Repita o processo para a planilha Plan3. Veja a seqüência na figura 4 abaixo:

A próxima etapa é preencher os cabeçalhos de coluna, ou seja, os nomes dos campos do arquivo. Para isso, iniciaremos a digitação dos campos da seguinte maneira:

A primeira linha da planilha deve conter os seguintes cabeçalhos:

1. NOME, TIPO_LOGRADOURO, LOGRADOURO, NÚMERO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CIDADE, CEP, UF (nome e endereço do concursado);

2. LOCAL, ENDEREÇO, BAIRRO, CIDADE, TELEFONE, DATA, HORÁRIO (Endereço, data e horário de realização dos exames).

Concluída a digitação, a planilha deverá apresentar o aspecto da figura 5:

Figura 5

Neste momento, a planilha está sem dados, pois acabamos de criá-la. Nosso próximo passo deve ser o preenchimento da planilha com os dados dos candidatos aprovados. Para acompanhar este tutorial, o leitor deverá solicitar o arquivo de exemplo, a fim de se evitar a digitação dos dados, já que isto não é a finalidade principal do tutorial. Para receber o arquivo de exemplo, basta enviar-me um e-mail (medina.flavio@gmail.com.) solicitando o mesmo, que remeterei, sem qualquer custo para o leitor, tão logo receba a mensagem.

De posse do arquivo de dados, basta salvá-lo na pasta C:\MalaDireta, com o mesmo nome CONVOCA-DADOS.XLS. Este procedimento é essencial para o acompanhamento do tutorial.

Nesta segunda parte do tutorial, vimos como criar o segundo arquivo componente da mala direta, o arquivo de dados. Na próxima parte, continuaremos a elaboração da mala direta, descrevendo a etapa de mesclagem dos dados. Até lá.

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