Lição 03: Criando Subtotais – Mais um exemplo simples 

Nessa lição vamos apresentar mais um exemplo prático, passo-a-passo de subtotais, para fixarmos a criação e a navegação através dos subtotais. Também aprenderemos algumas opções de configurações dos subtotais. 

Exercício 02: Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Modulo 4 - Exercício 02.xls e calcular subtotais de vendas por País de Destino e por Cidade. 

1.         Abra o Excel.

2.         Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

3.         Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado.

4.         Selecione o arquivo Modulo 4 - Exercício 02.xls.

5.         Clique em Abrir.

6.         Será aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos, bem como o valor total de cada pedido.

7.         Em primeiro lugar vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo País de Destino e, dentro de País de Destino vamos classificar por Cidade de Destino. Clique em qualquer célula da coluna Funcionário.

8.         Selecione o comando Dados -> Classificar. Na janela Classificar selecione as opções indicadas na Figura 4.7: 

 

Figura 4.7 – Classificando pelos campos País e Cidade. 

9.         Clique em OK. A planilha será classificada pela coluna País de Destino e em seguida por Cidade de Destino.

10.       Selecione o comando Dados -> Subtotais...

11.       Será exibida a janela Subtotais indicada na Figura 4.8: 

 

Figura 4.8 – A janela Subtotais. 

12.       Na lista A cada alteração em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso exemplo selecione, inicialmente, o campo País de Destino.

13.       Na lista Usar função, selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma.

14.       Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada País de Destino. Selecione a coluna Vendas.

15.       Na parte de baixo da janela temos opções para Substituir os subtotais atuais, caso já existam subtotais calculados; inserir uma quebra de página após cada subtotal e Resumir abaixo dos dados. Esta último opção, se marcada, faz com que o excel calcule totais gerais.

16.       Suas opções devem estar conforme indicado na Figura 4.8.

17.       Clique em OK.

18.       O Excel calcula os subtotais e insere uma estrutura de tópicos, no lado esquerdo da planilha. Nesse momento são calculados os totais por País de Destino. Porém também queremos os totais por Cidade de Destino. Isso é feito simplesmente utilizando o comando Dados -> Subtotais... novamente, conforme veremos logo a seguir.

19.       Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2 e 3 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta visualização não é muito prática. Para ver apenas o subtotal por País de Destino, clique no botão de navegação com o número 2, conforme descrito na lição anterior. Você obterá os resultados indicados na Figura 4.9, onde são exibidos apenas o nome do País e o respectivo total de vendas. 

 

Figura 4.9 – Exibindo o subtotal por País de Destino. 

20.       Clique no botão 1 da estrutura de níveis. Observe que será exibido apenas o total geral, conforme indicado na Figura 4.10. 

 

Figura 4.10 – Exibindo Total Global. 

21.       Clique no botão 3 da estrutura de níveis, para que voltem a ser exibidos todos os registros.

22.       Agora temos que definir um subtotal para o campo cidade.

23.       Selecione o comando Dados -> Subtotais...

24.       Será exibida a janela Subtotais.

25.       Na lista A cada alteração em, selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam calculados. No nosso exemplo selecione o campo Cidade de Destino.

26.       Na lista Usar função, selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma.

27.       Na lista Adicionar subtotal a, selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total de vendas para cada Cidade de Destino. Selecione a coluna Vendas.

29.       MUITO IMPORTANTE: Desmarque a opção “Substituir subtotais atuais”, senão o subtotal por País de Destino, criado anteriormente, será excluído.

30.       Suas opções devem estar conforme indicado na Figura 4.11: 

 

Figura 4.11 – Definindo subtotais para o campo Cidade de Destino. 

31.       Clique em OK.

32.       O Excel calcula os subtotais para o campo Cidade de Destino e insere mais um nível na estrutura de tópicos, no lado esquerdo da planilha. Nesse momento são calculados os totais por País de Destino e também por Cidade de Destino.

33.       Observe que a estrutura de tópicos apresenta diferentes níveis: 1, 2, 3 e 4 . Por padrão são exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta visualização não é muito prática. Para ver apenas o subtotal por País de Destino, clique no botão de navegação com o número 3, conforme descrito na lição anterior. Você obterá os resultados onde são exibidos apenas o total geral para cada cidade (e não os diversos registros para cada cidade) e o total geral para cada país, conforme indicado na Figura 4.12:

 

Figura 4.12 – Subtotais por País e Cidade. 

34.       Clique no botão 2 da estrutura de navegação. Serão exibidos somente os totais por País de Destino e o total geral.

35.       Clique no botão 1 da estrutura de navegação. Será exibido apenas o total global. Observe que utilizando os botões da estrutura de navegação, podemos ter diferentes visões do mesmo conjunto de dados, de uma maneira rápida e prática.

36.       Salve a planilha Modulo 4 - Exercício 02.xls.

22.       Feche o Excel. 

Nas próximas lições aprenderemos mais sobre o recurso de Totais/subtotais.

Todos os direitos reservados: ® Júlio Battisti, 2002