Com
a Validação de Dados podemos limitar os valores que são
aceitos em uma célula ou faixa de células. Por exemplo,
podemos limitar os valores de uma coluna para que não sejam
aceitos valores maiores do que 10000. Outro exemplo: Podemos
limitar as entradas de uma coluna Cidade de tal maneira que
somente sejam aceitos valores de uma determinada lista de
cidades.
Além
dos valores aceitos podemos definir o tipo de dados aceitos. Por
exemplo, podemos definir que os valores em uma faixa de células
devem ser, obrigatoriamente numéricos. Neste caso, se o usuário
digitar um texto, o Excel não aceita a entrada e emite uma
mensagem de erro.
Ao
definirmos uma lista de valores que serão aceitos, como no
exemplo da lista de cidades do primeiro parágrafo, o Excel cria
uma Caixa de combinação, na qual podemos selecionar um valor
da lista, sem que seja necessária a digitação do valor
desejado. Esta funcionalidade facilita bastante a digitação,
além de evitar que sejam aceitos valores que não estão na
lista.
Nesta
lição aprenderemos a definir critérios para a validação dos
dados de entrada. Faremos isso utilizando um exemplo prático,
passo-a-passo.
Exercício
16 Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Exemplo 16.xls e defina
critérios de validação de dados, conforme definido durante o
exercício:
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando
Arquivo -> Abrir.
3. Navegue até a pasta
C:\ExcelAvançado.
4.
Selecione o arquivo Exemplo 16.xls.
5.
Clique em Abrir.
6. Será aberta uma
planilha com três colunas: Cidade, Total de Arrecadação e
Data de Arrecadação. Vamos configurar alguns critérios para a
entrada de dados nestas colunas, conforme descrito a seguir:
Cidade:
Somente pode conter os seguintes valores: Santa Maria, São
Paulo, Rio de Janeiro, Brasília e Porto Alegre.
Total
de Arrecadação: Não pode ser superior a R$ 1.000.000,00
Data
de Arrecadação: Tem que estar dentro do ano de 2002, ou
seja, entre 01/01/2002 e 31/12/2002.
7. Agora vamos aprender
a definir e a testar estes critérios de validação de
entradas.
8. Na coluna Cidade
queremos definir uma lista de valores permitidos. O primeiro
passo é digitar os valores da lista em um intervalo de células
da planilha.
9. Digite os valores
permitidos para a coluna Cidade, na faixa E3:E8, conforme
indicado na Figura 2.12:
Figura
2.12 – Digitando os valores que serão aceitos na coluna
Cidade.
10. Os valores digitados no item 9
serão os valores aceitos pela coluna Cidade, conforme iremos
configurar no próximo item.
11. Para configurar critérios de
validação, o primeiro passo é selecionar as células onde os
critérios serão aplicados.
12. Selecione o intervalo de A4:A50.
Para maiores detalhes sobre a seleção de Células consulte o
Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp.
Com isso os critérios que definiremos para o campo Cidade, serão
válidos para as células de A4 até A50. Se você precisar
definir para um intervalo maior, basta selecionar o intervalo
desejado, antes de ir para o próximo passo.
13. Selecione o comando Dados ->
Validação.
14. Será exibida a janela Validação
de dados. Na lista Permitir selecione a opção Lista. Após
selecionar Lista, o campo Origem será habilitado. No campo
Origem você informa a faixa de células onde estão os valores
que serão aceitos pela coluna Cidade. No nosso exemplo é a
faixa de E4:E8. Observe que a célula E3 contém apenas o título
da faixa e não um valor de cidade válido. Informe a faixa
=$E$4:$E$8, conforme indicado na Figura 2.13. Deve ser colocado
o sinal de = antes da faixa e os endereços devem ser absolutos.
Para maiores detalhes sobre Endereços Absolutos consulte
o Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço:
http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp.
Figura
2.13 – A janela Validação de dados.
15. Clique em OK.
16 Observe que as células da
coluna Cidade já são transformadas em uma Caixa de combinação.
Ao abrir esta Caixa de combinação são exibidos apenas os
valores da faixa =$E4:$E8, conforme indicado na Figura 2.14.
Figura
2.14 – Valores da coluna Cidade limitados aos valores da
lista.
17. Tente digitar um valor que não
está na lista, por exemplo Campinas. Ao tentar sair da Célula,
o Excel emite a mensagem de erro indicada na Figura 2.15,
informando que o valor digitado não é válido. Ou seja, o
Excel somente aceita os valores constantes na lista.
Figura
2.15 – Mensagem de erro que surge quando você digita uma
valor que não está na lista.
18. Clique em Cancelar para fechar a
mensagem de erro.
19. Agora vamos definir o critério
para que a coluna Total de Arrecadação não aceita valores
maiores do que 1.000.000. Na Célula F4 digite o valor 1000000.
Usaremos este valor para definir o critério para a coluna Total
de Arrecadação.
20. Selecione o intervalo de B4:B50.
Para maiores detalhes sobre a seleção de Células consulte o
Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp.
Com isso os critérios que definiremos para o campo Total de
Arrecadação, serão válidos para as células de B4 até B50.
Se você precisar definir para um intervalo maior, basta
selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o próximo
passo.
21. Selecione o comando Dados ->
Validação.
22. Será exibida a janela Validação
de dados. Na lista Permitir selecione Personalizado. No campo Fórmula
digite: =B4<$F$4, conforme indicado na Figura 2.16. Observe
que para a célula F4 usamos um endereço absoluto. Isso porque
B4 deve ser comparado com F4, B5 com F4 e assim por diante, ou
seja, todas as células do intervalo (B4:B50) deverão ser
comparadas com F4. Se não usássemos endereço absoluto, o
Excel começaria a adaptar a comparação, ou seja, B4 com F4,
B5 com F5 e assim por diante.
Figura
2.16 – Restrição para a coluna Total de Arrecadação.
23. Clique em OK.
24. Vá para a célula B4 e digite
500000. Observe que o Excel aceita sem problemas, pois está
dentro da faixa permitida, ou seja, abaixo de 1000000. Vá para
a célula B5 e digite 2000000. Observe que o Excel não aceita,
emitindo uma mensagem de erro. Com isso podemos conferir que o
nosso critério de validação está funcionando.
25. Agora vamos definir o critério
para que a coluna Data de Arrecadação somente aceita valores
para o ano de 2002. Na Célula G4 digite 01/01/2002. Na Célula
G5 digite 31/12/2002.
26. Selecione o intervalo de C4:C50.
Para maiores detalhes sobre a seleção de Células consulte o
Curso de Excel Básico em 120 lições, no seguinte endereço: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp.
Com isso os critérios que definiremos para a coluna Data de
Arrecadação, serão válidos para as células de C4 até C50.
Se você precisar definir para um intervalo maior, basta
selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o próximo
passo.
27. Selecione o comando Dados ->
Validação.
28. Será exibida a janela Validação
de dados. Na lista Permitir selecione Data. Na lista dados
selecione entre. A opção entre é utilizada quando queremos
definir valores em uma faixa, no caso da data entre 01 de
Janeiro e 31 de Dezembro. No campo Data inicial digite:
=<$G$4, no campo Data final digite: =$G$5, conforme indicado
na Figura 2.17.
Figura
2.17 – Restrição para a coluna Data de Arrecadação.
29. Clique em OK.
30. Vá para a célula C4 e digite
05/02/2002. Observe que o Excel aceita sem problemas, pois está
dentro da faixa permitida. Vá para a célula C5 e digite
20/02/2003. Observe que o Excel não aceita, emitindo uma
mensagem de erro. Com isso podemos conferir que o nosso critério
de validação está funcionando.
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