Lição 02:  Mais opções e um exemplo com Subtotais

Na Lição 18 do Módulo 1 aprendemos sobre a utilização básica de Subtotais em listas de dados. Nesta lição veremos mais alguns detalhes relacionados com subtotais. Aprenderemos a aplicar estes detalhes utilizando um exemplo prático, passo a passo, como temos feito ao longo deste treinamento. 

No exemplo prático desta lição aprenderemos os seguintes detalhes sobre Subtotais: 

• Criar subtotais em dois ou mais campos.

• Usar outros cálculos de subtotais além da Soma.

Exercício 15: Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Exemplo 15.xls e calcular subtotais de vendas por País e, dentro do país, calcular o subtotal para cada cidade. Em seguida alterar os subtotais para que, ao invés do total por cidade, seja exibida a média de vendas por cidade. Utilizar o recurso de AutoFormatação para destacar os resultados obtidos. 

1.         Abra o Excel.

2.         Selecione o comando Arquivo -> Abrir.

3.         Navegue até a pasta C:\ExcelAvançado.

4.         Selecione o arquivo Exemplo 15.xls.

5.         Clique em Abrir.

6.         Será aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos, já classificada por país e, dentro do país, por Cidade.

7.         Vamos inicialmente definir um subtotal para a Soma por País.

8.         Selecione o comando Dados -> Subtotais. Defina as configurações indicadas na Figura 2.1: 

 

Figura 2.1 – Configurando subtotais por País de destino.

9.         Clique em OK.

10.       Observe que serão calculados os totais gerais por País de destino. Observe também que, no canto inferior esquerdo, ao lado da coluna A, foram disponibilizados os botões para expandira ou ocultar níveis de detalhes. Por exemplo, se você clicar no botão “2” será exibido apenas o nome do País (sem a lista de pedidos do país) e o total geral para o país, conforme indicado na Figura 2.2. 

 

Figura 2.2 – Exibindo apenas o total por País de destino. 

13.       Clique no botão “3” para voltar a exibir todos os pedidos e não somente os totais gerais.

14.       Agora vamos calcular os subtotais por Cidade, mantendo os subtotais gerais por país. Observe que primeiro calculamos os subtotais por País de destino e, no próximo passo, os subtotais por cidade. Ao calcularmos os subtotais por cidade, vamos solicitar ao Excel que mantenha os subtotais por país, calculados no item 8.

15.       Selecione o comando Dados -> Subtotais. Defina as configurações indicadas na Figura 2.3:

16.       Para que os subtotais por País de destino sejam mantidos você deve desmarcar a opção “Substituir subtotais atuais”. Se esta opção estiver marcada, os subtotais por País de destino serão excluídos e serão mantidos apenas os subtotais por Cidade. Você pode introduzir uma seqüência de subtotais usando esta estratégia. Primeiro o subtotal maior, no nosso exemplo por País de destino. Em seguida os subtotais menores, no nosso exemplo por Cidade. Poderíamos avançar mais níveis, por exemplo, fazendo subtotais por dia, dentro da mesma cidade. O importante é, a cada etapa, desmarcar a opção “Substituir subtotais atuais.”.

 

Figura 2.3 – Para manter os subtotais por País, desmarque a opção Substituir subtotais atuais. 

17.       Clique em OK.

18.       Observe que são exibidos quatro botões de níveis: 1, 2, 3 e 4.

19.       Por padrão são exibidos todos os pedidos, com o subtotal para cada cidade e o subtotal para cada país. Se você clicar no botão 3 serão exibidos somente os subtotais por cidade e por país, conforme indicado na Figura 2.4: 

 

Figura 2.4 – Subtotais por país e por cidade. 

20.       Clique no botão “2”. Observe que serão exibidos apenas os totais por país de destino.

21.       Clique no botão “1”. Será exibido apenas o total geral.

22.       Clique no botão “4” voltarão a ser exibidos todos os pedidos, juntamente com os subtotais para País e Cidade.

23.       Você também pode ocultar os pedidos apenas para uma cidade ou país específico. Para isso basta clicar no sinal de menos (-) ao lado do nome da cidade e/ou país.

24.       Por exemplo, clique no sinal de – na linha 8, onde aparece a expressão Aachen Total. Observe que será exibido apenas o subtotal para Aachen sem que seja exibida a lista de pedidos para esta cidade, conforme indicado na Figura 2.5: 

 

Figura 2.5 – Ocultando as linhas da cidade Aachen. 

25.       Observe que o sinal de – transforma-se em um sinal de +. Ao clicar no sinal de + os pedidos para Aachen voltarão a ser exibidos.

26.       Ao invés da soma por cidade, poderíamos obter o valor médio dos pedidos ou o valor máximo. Para isso bastaria selecionar a função desejada. Por exemplo, para obter o valor médio dos pedidos por cidade, na lista usar função, da Figura 2.3, bastaria selecionar Média.

27.       Podemos, facilmente, alterar a função que está sendo utilizada para um subtotal. Basta clicar em uma das células onde está sendo calculado o subtotal que queremos alterar, depois selecionar o comando Dados -> Subtotais e alterar a função de cálculo.

28.       Vamos alterar o nosso exemplo para que sejam calculadas também as médias dos pedidos por cidade, além da Soma já calculada anteriormente.

29.       Selecione o comando Dados -> Subtotais e selecione as opções indicadas na Figura 2.6. Observe que estamos pedindo para que seja calculada a média e também para que sejam mantidos os subtotais anteriores, ou seja, os subtotais por Cidade e por País. Com esta configuração, teremos três subtotais: Total por país, Total por Cidade e Média por cidade.

 

Figura 2.6 – Acrescentando a média dos pedidos por Cidade.

30.       Clique em OK.

31.       Clique no botão de nível “3”. Observe que será exibido o total e a média por cidade, bem como o total geral para o país, conforme indicado na Figura 2.7. 

 

Figura 2.7 – Exibindo o total e a média para cada Cidade. 

32.       Salve a planilha e feche o Excel.

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