Neste
item vamos editar a consulta criada na Lição 14. Vamos alterar
alguns critérios. Também vamos aprender a usar algumas
funcionalidades da interface do Microsoft Query, como por
exemplo adicionar ou excluir colunas, definir a ordenação dos
resultados e assim por diante.
Exercício
21 Alterar a
consulta criada na Lição 14. Adicionar a tabela Funcionários
à consulta. Observe que, na tabela Funcionários, o nome e o
sobrenome estão em campos separados. Criar um campo único na
consulta, chamado Nome Completo, o qual concatena o campo Nome e
o campo Sobrenome.
Fazer
com que sejam retornados apenas os pedidos para o Brasil para o
ano de 1997 e todos os pedidos para a Alemanha, Argentina ou
França, independentemente do ano. Retornar os dados para o
Excel e salvar a planilha com o nome de Exemplo 21.xls, na pasta
C:\ExcelAvançado.
1. Você já deve estar
com a planilha Exemplo 20.xls, conforme orientações da Lição
anterior.
2. Para alterar a
consulta clique em uma das células que contenha dados e
selecione o seguinte comando: Dados -> Obter dados
externos -> Editar consulta...
3. O Microsoft Query será
aberto com a consulta criada na lição anterior.
4. Para adicionar uma
nova tabela selecione o comando Tabela -> Adicionar
tabelas...
5. Será exibida a
janela Adicionar tabelas. Clique na tabela Funcionários
para seleciona-la e depois clique no botão Adicionar. Clique no
botão Fechar. A janela Adicionar tabelas será fechada, você
estará de volta ao Microsoft Query e a tabela Funcionários já
faz parte da consulta, conforme indicado na Figura 2.47. Observe
que existe um relacionamento do tipo um para vários, entre a
tabela Funcionários e Pedidos, ou seja, cada funcionário é
cadastrado uma única vez (lado um do relacionamento), porém um
mesmo funcionário pode emitir vários pedidos (lado vários do
relacionamento).
Nota:
Para maiores detalhes sobre tabelas e relacionamentos consulte o
Módulo 1 do curso de Access Básico, disponível no seguinte
endereço:http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp.
6. Agora queremos
acrescentar um campo que inclua o nome e o sobrenome do funcionário.
Observe que este campo não existe diretamente na tabela funcionários,
ou seja, teremos que acrescentar um campo que será calculado
(montado) a partir de outros campos disponíveis em uma ou mais
tabelas da consulta. No nosso exemplo vamos criar um campo
calculado chamado Nome Completo, o qual é composto pela
concatenação do campo Nome, mais um espaço em branco (para
que o nome não fique “grudado “ ao sobrenome mais o campo
Sobrenome.
Figura
2.47 – Tabela Funcionários já adicionada à consulta.
7. Para criar um campo
calculado, basta digitar a expressão de cálculo diretamente na
primeira coluna em branco, após o último campo da consulta. Não
use um sinal de igual (=) no início da expressão. Por exemplo,
para criar um campo que exibo o nome, mais um espaço em branco
mais o sobrenome, utilize a seguinte expressão:
Nome+’
‘+ Sobrenome
Observe que o espaço deve vir entre apóstrofes, conforme
indicado na Figura 2.48:
Figura
2.48 – Criando um campo calculado.
8. Observe que a expressão
torna-se o nome da coluna. Para atribuir um nome para a coluna,
basta dar um clique duplo na expressão de cálculo. Será
exibida a janela Editar coluna. Nesta janela preencha o campo
Cabeçalho da coluna conforme indicado na Figura 2.49:
Figura
2.49 – Definindo um cabeçalho para o campo Calculado.
9. Clique em OK para
fechar a janela Editar coluna. Observe que a coluna já aparece
com o Cabeçalho Nome Completo, ao invés da expressão de cálculo.
10. Agora vamos alterar os critérios.
Na primeira linha já temos o filtro para Brasil e primeiro
trimestre de 1997. Para adaptar este critério para todo o ano
de 1997, basta alterar a segunda data para 31/12/1997.
11. Agora temos que definir que sejam
exibidos todos os pedidos para Alemanha, Argentina e França,
independentemente do ano. Como são dois conjuntos de critérios
independentes, devemos coloca-los em linhas separadas, o que fará
com que sejam ligados por um operador OU. Na segunda linha de
critérios vamos definir o critério para filtrar apenas os
pedidos para Alemanha, Argentina e França, independentemente do
ano.
12. No campo PaísDeDestino, na
segunda linha de critérios digite a seguinte expressão:
Em
('Argentina';'Alemanha';'França')
Agora
temos dois conjuntos independentes de critérios. O da primeira
linha filtra apenas os pedidos para o Brasil, no ano de 1997 e o
segundo conjunto (da segunda linha), filtra todos os pedidos
para Argentina, Alemanha e França, independentemente do ano. A
janela do Microsoft Query deve estar conforme indicado na Figura
2.50:
Figura
2.50 – Definindo a segunda linha de critérios.
13. Agora só falta aprendermos a
definir a ordem de classificação da consulta. No nosso caso
vamos classificar pelo campo PaísDeDestino. Para isso clique na
coluna PaísDeDestino, na parte de baixo da janela do Microsoft
Query, onde são exibido os dados, depois clique no botão (
) para classificar a consulta em ordem crescente do campo PaísDeDestino.
14. O próximo passo é fechar o
Microsoft Query, retornando estes dados para a planilha do
Excel. Para fazer isso utilize o comando: Arquivo ->
Retornar dados ao Microsoft Excel. O Excel abre a janela
solicitando que você informe a faixa da planilha onde os dados
da consulta devem ser exibidos. Por padrão o Excel sugere a
partir da célula A1. Clique em OK. O Excel executa a consulta e
dentro de alguns instantes os dados serão exibidos na planilha,
conforme indicado na Figura 2.51:
Figura
2.51 – Resultados da consulta, retornados para o Excel.
15. Observe que somente foram
retornados os pedidos para o Brasil, no primeiro trimestre de
1997 e todos os pedidos para Alemanha, Argentina e França,
independentemente do ano.
16. Salve a planilha com o nome de Exercício
21.xls, na pasta C:\ExcelAvançado.
17. Mantenha o Microsoft Excel
aberto, pois iremos alterar esta consulta na próxima
lição.
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