O
Microsoft Query é uma ferramenta que facilita a conexão do
Excel com fontes externas de dados. Por exemplo, você pode
utilizar o Microsoft Query para fazer uma pesquisa em tabelas de
um banco de dados do Microsoft Access, especificar critérios de
filtragem e ordenação e retornar o resultado da consulta para
uma planilha do Excel. Você poderá fazer cálculos, análises,
totalizações e gráficos com os dados retornados pelo
Microsoft Query. Nesta lição veremos os conceitos teóricos
relacionados com o Microsoft Query.
Nota:
O Microsoft Query pode ou não ter sido instalado quando o
Office foi instalado. Caso ele não tenha sido instalado, você
pode utilizar os seguintes passos para instalar o Microsoft
Query a partir do CD-ROM de instalação do Microsoft Office:
Como
Instalar o Microsoft Query:
Como
padrão, o Microsoft Query é instalado automaticamente na
primeira vez que você usa um comando ou recurso que recupera
dados externos. Use este procedimento se o Microsoft Query
tornou-se não disponível quando você instalou o Microsoft
Office ou o Microsoft Excel em seu sistema. Caso o Microsoft
Query não esteja instalado e disponível, utilize os seguintes
passos para instala-lo:
1. Feche todos os
programas abertos.
2. No menu Iniciar,
aponte para Configurações e clique em Painel de controle.
3. Clique duas vezes em
Adicionar/remover programas.
4. Clique na guia
Instalar/desinstalar, clique em Microsoft Office 2000 ou
Microsoft Excel 2000 e, em seguida, clique em Adicionar/remover.
5. Na caixa de diálogo
que for exibida, clique em Adicionar ou remover recursos.
6. Clique na caixa
próxima a Ferramentas do Office e, em seguida, clique no
ícone próximo a Microsoft Query para selecionar o tipo de
instalação desejado.
7. Clique em Atualizar
agora e siga as instruções para concluir a instalação.
Observação:
Ajuda do Query
A Ajuda do Microsoft Query é instalada automaticamente
quando você instala o Microsoft Query.
O
Microsoft Query é um programa que traz dados de fontes externas
para outros programas do Microsoft Office — principalmente
para o Microsoft Excel. Se você usar o Query para recuperar
dados de arquivos e bancos de dados corporativos, não será
preciso digitar novamente os dados a serem analisados no Excel.
Também é possível atualizar os relatórios e resumos do Excel
automaticamente a partir do banco de dados da fonte original
sempre que o banco de dados for atualizado com novas informações.
Observe
as vantagens em se utilizar o Microsoft Query. O que acontece,
normalmente, nas empresas é que os relatórios são impressos a
partir dos sistemas da empresa. A pessoa responsável por
analisar os dados do relatório impresso, digita-os novamente no
Excel, para poder usar as ferramentas de análise que veremos no
Módulo 3. Porém estes passos são desnecessários, uma vez que
com o Microsoft Query é possível retornar os dados do banco de
dados da empresa, diretamente para uma planilha do Excel.
Detalhes
sobre o Microsoft Query:
Tipos
de bancos de dados que podem ser acessados:
Você pode recuperar dados de vários tipos de bancos de
dados, inclusive do Microsoft Access, Microsoft SQL Server e do
Microsoft SQL Server OLAP Services. Também é possível
recuperar dados de listas do Excel e de arquivos de texto. Veja,
a seguir, uma lista de tipos de bancos de dados que podem ser
acessados com o Microsoft Query:
O
Microsoft Office fornece drivers que podem ser usados para
recuperar dados das seguintes fontes de dados:
Observação:
Você pode usar drivers de ODBC ou drivers de fontes de
dados de outros fabricantes para obter informações sobre
outros tipos de bancos de dados que não estão listados aqui,
inclusive outros tipos de bancos de dados OLAP. Para obter
informações sobre outros drivers que podem estar disponíveis
na Microsoft, consulte o arquivo xlleia8.txt, o qual é
instalado na pasta onde o Office foi instalado, normalmente em
C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office. Para obter informações
sobre como instalar um driver de ODBC ou um driver de fonte de
dados que não esteja listado aqui nem no arquivo xlleia8.txt,
consulte a documentação do banco de dados ou contate o
fornecedor do banco de dados.
No
Excel, você também pode recuperar dados de páginas da Web,
mas não precisa do Query para fazer isso. Para obter informações
sobre como recuperar dados de páginas da Web, consulte a Lição
8 e a Lição 9.
Como
selecionar dados de um banco de dados?
Para recuperar dados de um banco de dados, crie uma
consulta, que é uma pergunta que você faz sobre dados
armazenados em um banco de dados externo. Por exemplo, se os
dados estiverem armazenados em um banco de dados do Access,
talvez você deseje saber o valor das vendas de um determinado
produto por região. É possível recuperar uma parte dos dados
selecionando somente os dados do produto e da região a serem
analisados e omitindo os dados desnecessários. Aprenderemos a
criar consultas nas próximas lições deste Módulo.
Na
Figura 2.27 temos um exemplo de uma consulta criada com o
Microsoft Query com base em dados de um banco de dados do
Microsoft Access – arquivo .mdb.
Figura
2.27 – Consulta baseada em dados de um arquivo do Microsoft
Access.
Com
o Query, você pode selecionar as colunas de dados desejadas e
trazer somente esses dados para o Excel. Observe também que
foram feitas consolidações dos dados, com o total de vendas
por região.
Atualizar
a planilha em uma operação:
Depois que você tiver dados externos em uma pasta do
Excel, sempre que o banco de dados for alterado, você poderá
atualizar os dados para atualizar a análise — sem que seja
preciso recriar os relatórios de resumo e gráficos. Por
exemplo, é possível criar um resumo de vendas mensal e atualizá-lo
todos os meses quando novas estimativas de vendas surgirem. Também
é possível configurar um intervalo para que as atualizações
ocorram automaticamente, conforme explicado na Lição 9.
Usar
o Query para recuperar dados:
São necessárias três etapas para trazer dados externos
para o Excel com o Query:
-
Configurar
uma fonte de dados a ser conectada ao banco de dados.
-
Usar
o Assistente de consulta para selecionar os dados desejados.
-
Retornar
os dados ao Excel, onde você pode formatá-los, resumi-los
e criar relatórios a partir deles.
1)
Configurar fontes de dados:
O que é uma fonte de dados?
Uma fonte de dados é um conjunto de informações
armazenadas que permite ao Microsoft Excel e ao Microsoft Query
conectarem-se a um banco de dados externo. Quando você usar o
Query para configurar uma fonte de dados, nomeie a fonte de
dados e forneça o nome e local do banco de dados ou servidor, o
tipo do banco de dados e informações sobre o seu logon e
senha. As informações também incluem o nome de um driver de
ODBC ou de um driver de fonte de dados, que é um programa que
faz conexões com um tipo específico de banco de dados. Para
alguns tipos de banco de dados externo (cubos OLAP), tudo o que
você precisa fazer para recuperar os dados, é configurar uma
fonte de dados.
Como
o Query usa fontes de dados?
Depois que você configurar uma fonte de dados para um
determinado banco de dados, poderá usá-la sempre que desejar
criar uma consulta para selecionar e recuperar dados desse banco
de dados — sem precisar digitar novamente todas as informações
sobre a conexão. O Query usa a fonte de dados para conectar-se
ao banco de dados externo e mostra os dados disponíveis. Após
criar a consulta e retornar dados ao Excel, o Query recupera os
dados e fornece à pasta de trabalho do Excel informações
sobre a consulta e a fonte de dados para que você se reconecte
ao banco de dados quando desejar atualizar os dados.
Em
resumo, a fonte de dados é a ponte entre o Excel e os dados
externos, independente do formato no qual estejam estes dados.
Uma fonte de dados é o meio através do qual o Query e o Excel
se conectam a um determinando banco de dados e recuperam dados,
conforme indicado na Figura 2.28:
Figura
2.28 – Fonte de dados.
2)
Definir a consulta:
Após
ter configurado a fonte de dados, o próximo passo é criar a
consulta. Na consulta você especifica quais dados serão
retornados. Podemos criar consultas que retornam campos de uma
ou mais tabelas, podemos especificar critérios de filtragem, de
ordenação e de agrupamento.
Para
criar consultas vamos usar o Assistente de consulta para
a maioria das consultas O
Assistente de consulta, que faz parte do Microsoft Query, é
destinado a usuários inexperientes na criação de consultas. O
assistente facilita a seleção e a importação de dados de
diferentes tabelas e campos para o seu banco de dados. Depois
que selecionar os dados, você também pode usar o assistente
para filtrar e classificar os resultados da consulta. É possível
usar o Assistente de consulta para criar uma consulta completa
ou iniciar uma consulta que será alterada diretamente no Query.
Trabalhar
diretamente no Query para outros tipos de consultas:
Se você estiver familiarizado com a criação de
consultas ou desejar criar uma consulta mais complexa, poderá
trabalhar diretamente no Query. Por exemplo, se você fez o
curso de Access Básico: (http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp)
irá sentir-se à vontade em trabalhar diretamente no Query. É
possível usar o Query para exibir e alterar consultas que você
começou a criar no Assistente de consulta ou criar novas
consultas sem usar o assistente.
Use
o Query diretamente quando desejar criar consultas que façam o
seguinte:
Selecionar
dados específicos a partir de um campo:
Em um banco de dados grande, talvez você deseje escolher
alguns dos dados em um campo e omitir os dados desnecessários.
Por exemplo, se precisar de dados para dois dos produtos em um
campo que possui informações para muitos produtos, poderá
usar critérios para selecionar dados para somente dois produtos
desejados. Aprenda sobre como usar critérios.
Recuperar
dados com base em diferentes critérios cada vez que uma
consulta for executada:
Se você precisa criar o mesmo relatório ou resumo do
Excel para diversas áreas nos mesmos dados externos — como um
relatório de vendas separado para cada região — poderá
criar um tipo de consulta chamado consulta de parâmetros. Ao
executar uma consulta de parâmetros, você é solicitado a
fornecer os dados a serem usados como critério quando a
consulta selecionar os registros. Por exemplo, uma consulta de
parâmetros pode solicitar que você digite uma região específica
e é possível usar essa consulta novamente para criar cada um
dos relatórios de vendas regionais. Aprenda sobre consultas de
parâmetros no curso de Access Básico: (http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp).
Combinar
dados de diferentes formas:
Você pode usar o Query para combinar ou relacionar os
dados de diferentes tabelas no seu banco de dados. Por exemplo,
se tiver uma tabela de informações sobre vendas de produtos e
uma tabela com informações sobre os clientes, poderá
relacionar essas tabelas de modo a mostrar os clientes que não
fizeram compras recentemente. Aprenda sobre como relacionar
tabelas no curso de Access Básico: (http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp).
3)
Trabalhar com os dados no Microsoft Excel:
Uma
vez executada a consulta, os dados estarão disponíveis para
serem utilizados no Excel.
Após
criar uma consulta no Assistente de consulta ou no Microsoft
Query, você pode retornar os dados para uma planilha do
Microsoft Excel. Os dados se tornam um intervalo de dados
externos ou um relatório de tabela dinâmica que pode ser
formatado, analisado e atualizado.
Formatar
e analisar os dados: No
Excel, você pode usar ferramentas com as quais está
familiarizado, como Assistente de gráfico ou subtotais automáticos,
para apresentar e resumir os dados. É possível formatar os
dados, e sua formatação será mantida quando os dados externos
forem atualizados a partir do banco de dados de origem. Se
colunas de fórmulas forem adicionadas ao intervalo de dados
externos, as fórmulas poderão ser copiadas automaticamente
para quaisquer linhas novas adicionadas ao intervalo quando você
atualizar os dados. Você pode usar seus próprios rótulos de
coluna em vez de nomes de campo e adicionar os números de linha
automaticamente. Para obter informações sobre como controlar a
formatação e o layout de um intervalo de dados consulte o
curso de Excel Básico, no seguinte endereço:
http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp
Usar
consultas novamente e compartilhá-las:
No Assistente de consulta e no Query, você pode salvar
um arquivo de consulta .dqy, que poderá ser modificado, usado
novamente e compartilhado. O Excel pode abrir arquivos .dqy
diretamente, permitindo que você e outros usuários criem
intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma
consulta.
Atualizar
dados externos: Quando
você atualiza dados externos, executa a consulta para recuperar
quaisquer dados novos ou alterados que correspondam às suas
especificações. É possível atualizar uma consulta no Query e
no Excel. O Excel fornece várias opções para a atualização
de consultas, inclusive a atualização de dados sempre que a
pasta de trabalho for aberta e atualizada automaticamente em
intervalos programados. Você pode continuar trabalhando no
Excel enquanto os dados estão sendo atualizados e também pode
verificar o status enquanto os dados estão sendo atualizados.
Bem,
chega de teoria. Nas próximas lições aprenderemos a usar o
Microsoft Query para criar uma série de consultas baseadas em
dados de fontes externas.
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