Outra
funcionalidade bastante útil do Excel é a possibilidade de,
rapidamente, criarmos subtotais para grupos de dados em uma
planilha. Por exemplo, podemos criar subtotais de vendas por
país, dentro de cada país podemos criar subtotais por
cidade. Ou poderíamos criar subtotais por vendedor ou
cliente. A criação de subtotais é uma maneira rápida de
compararmos o desempenho de diferentes grupos. Por exemplo,
com o cálculo de subtotais por vendedor, podemos comparar,
facilmente, o desempenho de cada vendedor.
Nesta
lição veremos um exemplo básico do uso de subtotais. Mais
adiante, nos módulos 3 e 4 voltaremos ao assunto de
subtotais, quando falaremos das ferramentas de análise e
simulação do Microsoft Excel.
Nesta
lição veremos um exemplo simples de como criar subtotais por
vendedor.
Exercício
14 Abrir o arquivo C:\ExcelAvançado\Exemplo
14.xls e calcular subtotais de vendas por vendedor –
coluna Funcionário.
1. Abra o Excel.
2. Selecione o comando
Arquivo -> Abrir.
3. Navegue até a pasta
C:\ExcelAvançado.
4.
Selecione o arquivo Exemplo 14.xls.
5.
Clique em Abrir.
6. Será aberta uma
planilha com uma lista com 830 pedidos.
7. Em primeiro lugar
vamos classificar a planilha em ordem crescente do campo
Funcionário. Clique em qualquer célula da coluna Funcionário.
8. Selecione o comando
Dados -> Classificar. Na janela Classificar selecione as opções
indicadas na Figura 1.61:
Figura
1.61 – Classificando pelo campo Funcionário.
9. Clique em OK. A
planilha será classificada pela coluna Funcionário.
10. Selecione o comando Dados ->
Subtotais...
11. Será exibida a janela Subtotais
indicada na Figura 1.62:
Figura
1.62 – A janela Subtotais.
12. Na lista A cada alteração em,
selecionamos o campo no qual queremos que os subtotais sejam
calculados. No nosso exemplo selecione o campo Funcionário.
13. Na lista Usar função,
selecionamos qual o cálculo de subtotal será realizado. Por
padrão é uma Soma, mas também pode ser contar o número de
linhas, Máximo, Mínimo, Média, etc. Selecione Soma.
14. Na lista Adicionar subtotal a,
selecionamos o campo no qual estão os valores onde serão
efetuados os cálculos. No nosso caso queremos somar o total
de vendas para cada funcionário. Selecione a coluna Valor.
15. Na parte de baixo da janela temos
opções para Substituir os subtotais atuais, caso já existam
subtotais calculados; inserir uma quebra de página após cada
subtotal e Resumir abaixo dos dados. Esta último opção, se
marcada, faz com que o excel calcule totais gerais.
16. Suas opções devem estar
conforme indicado na Figura 1.62.
17. Clique em OK.
18. O Excel calcula os subtotais e
insere uma estrutura de tópicos, no lado esquerdo da
planilha.
19. Observe que a estrutura de tópicos
apresenta diferentes níveis: 1, 2 e 3 . Por padrão são
exibidos todos os registros e também os subtotais. Esta
visualização não é muito prática. Para ver apenas o
subtotal por funcionário, clique no botão com o número 2,
conforme destacado na
Figura 1.63:
Figura
1.63 – Exibindo o subtotal por funcionário.
20. Clique no botão 1 da estrutura
de níveis. Observe que será exibido apenas o total geral,
conforme indicado na Figura 1.64.
Figura
1.64 – Exibindo Total Global.
21. Salve a planilha Exemplo 13.xls.
22. Feche o Excel.