Lição 10: Consolidação com dados de múltiplos arquivos
Nessa lição aprenderemos a fazer a consolidação de dados no Excel, a partir de dados de diferentes arquivos. Vamos utilizar dois arquivos no formato .txt.
Nota: Para maiores detalhes sobre acessar dados externos no formato de arquivos .txt, consulte as lições do Módulo 1 .
Utilizaremos dados do arquivo Pedidos - 1997.txt, onde temos o total de vendas por país, para o ano de 1997, conforme indicado na Figura 4.36:
Figura 4.36 - Total de vendas para 1997 - no formato .txt
Também utilizaremos dados do arquivo Pedidos - 1998.txt, onde temos o total de vendas por país, para o ano de 1998, conforme indicado na Figura 4.37:
Figura 4.37 - Total de vendas para 1998 - no formato .txt
Vamos utilizar o Excel para calcular o total de vendas consolidado para os dois anos. O Excel irá acessar os dados diretamente nos arquivos .txt e, a partir desses dados fazer o cálculo do total consolidado. Para isso teremos que criar fontes externas de dados, conforme descrito nas lições do Módulo 2.
Nota: Os arquivos .txt estão na pasta C:\ExcelAvancado, conforme veremos no exercício prático a seguir.
Exercício 07: Abrir o Excel e criar uma nova planilha, na qual será calculado o total consolidado de vendas para 1997 e 1998. Salvar a planilha com o nome de Modulo 4 - Exercício 07.xls na pasta C:\ExcelAvancado.
1. Abra o Excel.
2. Vamos acessar, inicialmente, os dados do arquivo Pedidos - 1998.txt.
3. Selecione o comando Dados -> Obter dados externos -> Importar arquivo de texto...
4. Será aberta a janela Importar arquivo de texto. Navegue até a pasta C:\ExcelAvancado e clique no arquivo Pedidos - 1998.txt para seleciona-lo.
5. Clique no botão Importar.
6. Será aberto o assistente para importação de texto. Na primeira tela você precisa informar se os dados estão no formato delimitado ou largura fixa. Selecione Delimitado e dê um clique no botão Avançar.
7. Na segunda tela do assistente você tem que informar o caractere separador de campo. Selecione somente ponto e vírgula. Na lista qualificador de texto selecione Nenhum e clique em Avançar.
8. Será exibida a terceira etapa do assistente. Clique em Concluir.
9. Será exibida a janela Importar dados. Clique em OK.
10. Os dados do arquivo Pedidos - 1998.txt serão importados para a planilha Plan1, conforme indicado na Figura 4.38:
Figura 4.38 - Dados de vendas para 1998.
11. Vá para a planilha Plan2 e clique na Célula A1. Repita os passos de 3 a 9 para importar os dados do arquivo Pedidos - 1998.txt para a planilha Plan2.
12. Agora temos os dados de 1998 na planilha Plan1 e os dados de 1997 na planilha Plan2. Na Planilha Plan3 vamos calcular o consolidado desses dois anos.
13. Clique na planilha Plan3 e em seguida clique na Célula A1.
14. Selecione o comando Dados -> Consolidar...
15. Será exibida a janela Consolidar, indicada na Figura 4.39:
Figura 4.39 - A janela Consolidar.
16. Agora temos que informar ao Excel, as faixas onde estão os dados a serem consolidados.
17. Clique no botão ( 
), ao lado do campo Referência.
18. A janela Consolidar será ocultada e a planilha é exibida. Você pode usar o mouse para indicar a primeira faixa de células. No nosso exemplo clique na planilha Plan1 e depois selecione a faixa A1:C22.
19. Clique no botão ( 
), na janela Consolidar - Referência. Você estará de volta à janela Consolidar, com o endereço Plan1!$A$1:$C$22. Observe que o Excel está utilizando endereços absolutos.
20. Clique no botão Adicionar. A faixa Plan1!$A$1:$C$22 será incluído na lista de faixas para consolidação.
21. Repita os passos de 16 a 20, para adicionar a faixa Plan2!$A$1:$C$22 . A janela Consolidar deve estar conforme indicado na Figura 4.40:
Figura 4.40 - Definindo as demais faixas para consolidação.
22. Certifique-se de que esteja selecionada a função Soma.
23. Como estamos consolidando Por categoria, marque as opções Linha superior e Coluna esquerda. Marque a opção Criar vínculos com os dados de origem. Marcar essa opção faz com que o Excel atualize automaticamente os dados da área de consolidação quando os dados são alterados em qualquer uma das áreas de origem.
24. Clique em OK. Rapidamente o Excel calcula os totais consolidados para os anos de 1997 e 1998, sem que tenhamos que ter digitado uma única fórmula, conforme indicado na Figura 4.41:
Figura 4.41 - Dados consolidados para 1997 e 1998.
25. Salvar a planilha com o nome de Modulo 4 - Exercício 07.xls na pasta C:\ExcelAvancado.
26. Feche a planilha.
Nota: Os dados exibidos nas planilhas do excel, podem ser atualizados para refletir alterações que tenham sido feitas nos arquivos .txt, a partir dos quais os dados foram importados. Para isso selecione o comando Dados -> Obter dados externos -> Propriedades do intervalo de dados. Na janela que é exibida você pode configurar um intervalo de atualização, para que o Excel sincronize os dados da planilha com os dados dos arquivos de texto. Você também pode exibir a barra de ferramentas Dados externos: Exibir -> Barra de ferramentas -> Dados externos. Em seguida clique em uma das células de dados e depois clique no botão Atualizar dados ( 
), para que o Excel faça uma atualização imediata dos dados. Quaisquer alterações que tenham sido feitas nos arquivos .txt, serão refletidas na planilha quando a sincronização for efetuada.
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