Lição 10: Uma ferramenta de pesquisa - Microsoft Query
O Microsoft Query é uma ferramenta que facilita a conexão do Excel com fontes externas de dados. Por exemplo, você pode utilizar o Microsoft Query para fazer uma pesquisa em tabelas de um banco de dados do Microsoft Access, especificar critérios de filtragem e ordenação e retornar o resultado da consulta para uma planilha do Excel. Você poderá fazer cálculos, análises, totalizações e gráficos com os dados retornados pelo Microsoft Query. Nesta lição veremos os conceitos teóricos relacionados com o Microsoft Query.
Nota: O Microsoft Query pode ou não ter sido instalado quando o Office foi instalado. Caso ele não tenha sido instalado, você pode utilizar os seguintes passos para instalar o Microsoft Query a partir do CD-ROM de instalação do Microsoft Office:
Como Instalar o Microsoft Query:
Como padrão, o Microsoft Query é instalado automaticamente na primeira vez que você usa um comando ou recurso que recupera dados externos. Use este procedimento se o Microsoft Query tornou-se não disponível quando você instalou o Microsoft Office ou o Microsoft Excel em seu sistema. Caso o Microsoft Query não esteja instalado e disponível, utilize os seguintes passos para instala-lo:
1. Feche todos os programas abertos.
2. No menu Iniciar, aponte para Configurações e clique em Painel de controle.
3. Clique duas vezes em Adicionar/remover programas.
4. Clique na guia Instalar/desinstalar, clique em Microsoft Office 2000 ou Microsoft Excel 2000 e, em seguida, clique em Adicionar/remover.
5. Na caixa de diálogo que for exibida, clique em Adicionar ou remover recursos.
6. Clique na caixa próxima a Ferramentas do Office e, em seguida, clique no ícone próximo a Microsoft Query para selecionar o tipo de instalação desejado.
7. Clique em Atualizar agora e siga as instruções para concluir a instalação.
Observação: Ajuda do Query A Ajuda do Microsoft Query é instalada automaticamente quando você instala o Microsoft Query.
O Microsoft Query é um programa que traz dados de fontes externas para outros programas do Microsoft Office - principalmente para o Microsoft Excel. Se você usar o Query para recuperar dados de arquivos e bancos de dados corporativos, não será preciso digitar novamente os dados a serem analisados no Excel. Também é possível atualizar os relatórios e resumos do Excel automaticamente a partir do banco de dados da fonte original sempre que o banco de dados for atualizado com novas informações.
Observe as vantagens em se utilizar o Microsoft Query. O que acontece, normalmente, nas empresas é que os relatórios são impressos a partir dos sistemas da empresa. A pessoa responsável por analisar os dados do relatório impresso, digita-os novamente no Excel, para poder usar as ferramentas de análise que veremos no Módulo 3. Porém estes passos são desnecessários, uma vez que com o Microsoft Query é possível retornar os dados do banco de dados da empresa, diretamente para uma planilha do Excel.
Detalhes sobre o Microsoft Query:
Tipos de bancos de dados que podem ser acessados: Você pode recuperar dados de vários tipos de bancos de dados, inclusive do Microsoft Access, Microsoft SQL Server e do Microsoft SQL Server OLAP Services. Também é possível recuperar dados de listas do Excel e de arquivos de texto. Veja, a seguir, uma lista de tipos de bancos de dados que podem ser acessados com o Microsoft Query:
O Microsoft Office fornece drivers que podem ser usados para recuperar dados das seguintes fontes de dados:
Observação: Você pode usar drivers de ODBC ou drivers de fontes de dados de outros fabricantes para obter informações sobre outros tipos de bancos de dados que não estão listados aqui, inclusive outros tipos de bancos de dados OLAP. Para obter informações sobre outros drivers que podem estar disponíveis na Microsoft, consulte o arquivo xlleia8.txt, o qual é instalado na pasta onde o Office foi instalado, normalmente em C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office. Para obter informações sobre como instalar um driver de ODBC ou um driver de fonte de dados que não esteja listado aqui nem no arquivo xlleia8.txt, consulte a documentação do banco de dados ou contate o fornecedor do banco de dados.
No Excel, você também pode recuperar dados de páginas da Web, mas não precisa do Query para fazer isso. Para obter informações sobre como recuperar dados de páginas da Web, consulte a Lição 8 e a Lição 9 .
Como selecionar dados de um banco de dados? Para recuperar dados de um banco de dados, crie uma consulta, que é uma pergunta que você faz sobre dados armazenados em um banco de dados externo. Por exemplo, se os dados estiverem armazenados em um banco de dados do Access, talvez você deseje saber o valor das vendas de um determinado produto por região. É possível recuperar uma parte dos dados selecionando somente os dados do produto e da região a serem analisados e omitindo os dados desnecessários. Aprenderemos a criar consultas nas próximas lições deste Módulo.
Na Figura 2.27 temos um exemplo de uma consulta criada com o Microsoft Query com base em dados de um banco de dados do Microsoft Access - arquivo .mdb.
Figura 2.27 - Consulta baseada em dados de um arquivo do Microsoft Access.
Com o Query, você pode selecionar as colunas de dados desejadas e trazer somente esses dados para o Excel. Observe também que foram feitas consolidações dos dados, com o total de vendas por região.
Atualizar a planilha em uma operação: Depois que você tiver dados externos em uma pasta do Excel, sempre que o banco de dados for alterado, você poderá atualizar os dados para atualizar a análise - sem que seja preciso recriar os relatórios de resumo e gráficos. Por exemplo, é possível criar um resumo de vendas mensal e atualizá-lo todos os meses quando novas estimativas de vendas surgirem. Também é possível configurar um intervalo para que as atualizações ocorram automaticamente, conforme explicado na Lição 9.
Usar o Query para recuperar dados: São necessárias três etapas para trazer dados externos para o Excel com o Query:
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Configurar uma fonte de dados a ser conectada ao banco de dados.
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Usar o Assistente de consulta para selecionar os dados desejados.
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Retornar os dados ao Excel, onde você pode formatá-los, resumi-los e criar relatórios a partir deles.
1) Configurar fontes de dados:
O que é uma fonte de dados? Uma fonte de dados é um conjunto de informações armazenadas que permite ao Microsoft Excel e ao Microsoft Query conectarem-se a um banco de dados externo. Quando você usar o Query para configurar uma fonte de dados, nomeie a fonte de dados e forneça o nome e local do banco de dados ou servidor, o tipo do banco de dados e informações sobre o seu logon e senha. As informações também incluem o nome de um driver de ODBC ou de um driver de fonte de dados, que é um programa que faz conexões com um tipo específico de banco de dados. Para alguns tipos de banco de dados externo (cubos OLAP), tudo o que você precisa fazer para recuperar os dados, é configurar uma fonte de dados.
Como o Query usa fontes de dados ? Depois que você configurar uma fonte de dados para um determinado banco de dados, poderá usá-la sempre que desejar criar uma consulta para selecionar e recuperar dados desse banco de dados - sem precisar digitar novamente todas as informações sobre a conexão. O Query usa a fonte de dados para conectar-se ao banco de dados externo e mostra os dados disponíveis. Após criar a consulta e retornar dados ao Excel, o Query recupera os dados e fornece à pasta de trabalho do Excel informações sobre a consulta e a fonte de dados para que você se reconecte ao banco de dados quando desejar atualizar os dados.
Em resumo, a fonte de dados é a ponte entre o Excel e os dados externos, independente do formato no qual estejam estes dados. Uma fonte de dados é o meio através do qual o Query e o Excel se conectam a um determinando banco de dados e recuperam dados, conforme indicado na Figura 2.28:
Figura 2.28 - Fonte de dados.
2) Definir a consulta:
Após ter configurado a fonte de dados, o próximo passo é criar a consulta. Na consulta você especifica quais dados serão retornados. Podemos criar consultas que retornam campos de uma ou mais tabelas, podemos especificar critérios de filtragem, de ordenação e de agrupamento.
Para criar consultas vamos usar o Assistente de consulta para a maioria das consultas O Assistente de consulta, que faz parte do Microsoft Query, é destinado a usuários inexperientes na criação de consultas. O assistente facilita a seleção e a importação de dados de diferentes tabelas e campos para o seu banco de dados. Depois que selecionar os dados, você também pode usar o assistente para filtrar e classificar os resultados da consulta. É possível usar o Assistente de consulta para criar uma consulta completa ou iniciar uma consulta que será alterada diretamente no Query.
Trabalhar diretamente no Query para outros tipos de consultas : Se você estiver familiarizado com a criação de consultas ou desejar criar uma consulta mais complexa, poderá trabalhar diretamente no Query. Por exemplo, se você fez o curso de Access Básico: ( http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp ) irá sentir-se à vontade em trabalhar diretamente no Query. É possível usar o Query para exibir e alterar consultas que você começou a criar no Assistente de consulta ou criar novas consultas sem usar o assistente.
Use o Query diretamente quando desejar criar consultas que façam o seguinte:
Selecionar dados específicos a partir de um campo : Em um banco de dados grande, talvez você deseje escolher alguns dos dados em um campo e omitir os dados desnecessários. Por exemplo, se precisar de dados para dois dos produtos em um campo que possui informações para muitos produtos, poderá usar critérios para selecionar dados para somente dois produtos desejados. Aprenda sobre como usar critérios.
Recuperar dados com base em diferentes critérios cada vez que uma consulta for executada : Se você precisa criar o mesmo relatório ou resumo do Excel para diversas áreas nos mesmos dados externos - como um relatório de vendas separado para cada região - poderá criar um tipo de consulta chamado consulta de parâmetros. Ao executar uma consulta de parâmetros, você é solicitado a fornecer os dados a serem usados como critério quando a consulta selecionar os registros. Por exemplo, uma consulta de parâmetros pode solicitar que você digite uma região específica e é possível usar essa consulta novamente para criar cada um dos relatórios de vendas regionais. Aprenda sobre consultas de parâmetros no curso de Access Básico: ( http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp ).
Combinar dados de diferentes formas : Você pode usar o Query para combinar ou relacionar os dados de diferentes tabelas no seu banco de dados. Por exemplo, se tiver uma tabela de informações sobre vendas de produtos e uma tabela com informações sobre os clientes, poderá relacionar essas tabelas de modo a mostrar os clientes que não fizeram compras recentemente. Aprenda sobre como relacionar tabelas no curso de Access Básico: ( http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp ).
3) Trabalhar com os dados no Microsoft Excel:
Uma vez executada a consulta, os dados estarão disponíveis para serem utilizados no Excel.
Após criar uma consulta no Assistente de consulta ou no Microsoft Query, você pode retornar os dados para uma planilha do Microsoft Excel. Os dados se tornam um intervalo de dados externos ou um relatório de tabela dinâmica que pode ser formatado, analisado e atualizado.
Formatar e analisar os dados : No Excel, você pode usar ferramentas com as quais está familiarizado, como Assistente de gráfico ou subtotais automáticos, para apresentar e resumir os dados. É possível formatar os dados, e sua formatação será mantida quando os dados externos forem atualizados a partir do banco de dados de origem. Se colunas de fórmulas forem adicionadas ao intervalo de dados externos, as fórmulas poderão ser copiadas automaticamente para quaisquer linhas novas adicionadas ao intervalo quando você atualizar os dados. Você pode usar seus próprios rótulos de coluna em vez de nomes de campo e adicionar os números de linha automaticamente. Para obter informações sobre como controlar a formatação e o layout de um intervalo de dados consulte o curso de Excel Básico, no seguinte endereço:
http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp
Usar consultas novamente e compartilhá-las : No Assistente de consulta e no Query, você pode salvar um arquivo de consulta .dqy, que poderá ser modificado, usado novamente e compartilhado. O Excel pode abrir arquivos .dqy diretamente, permitindo que você e outros usuários criem intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma consulta.
Atualizar dados externos : Quando você atualiza dados externos, executa a consulta para recuperar quaisquer dados novos ou alterados que correspondam às suas especificações. É possível atualizar uma consulta no Query e no Excel. O Excel fornece várias opções para a atualização de consultas, inclusive a atualização de dados sempre que a pasta de trabalho for aberta e atualizada automaticamente em intervalos programados. Você pode continuar trabalhando no Excel enquanto os dados estão sendo atualizados e também pode verificar o status enquanto os dados estão sendo atualizados.
Bem, chega de teoria. Nas próximas lições aprenderemos a usar o Microsoft Query para criar uma série de consultas baseadas em dados de fontes externas.
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