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Pare
de brigar com o relógio – parte II
Introdução:
No artigo
Pare de
Brigar com o Relógio – Parte I, publicado em Outubro-2002
aqui no site Gabaritando, comecei a falar sobre técnicas
de gerenciamento do tempo. Apresentei algumas dicas e levantamos
algumas questões que devem ser levadas em consideração
para saber se estamos gerenciando bem o nosso tempo.
Agora,
vou continuar apresentando algumas dicas que podem nos ajudar a
gerenciar melhor nosso tempo. Nesta coluna será abordado
o seguinte tópico: Aprenda a delegar tarefas. Nas próximas
colunas desta série vou tratar, entre outras, das seguintes
técnicas:
- Utilizando a tecnologia a nosso favor;
- Organizando reuniões mais produtivas;
- Comunicação eficiente;
- Otimizando o tempo em viagens de negócio;
- Rede de contatos mais eficiente.
Delegar
Tarefas: Como fazer dar certo? Ao delegar uma tarefa, estamos transmitindo
para outra pessoa atividades e compromissos que estão sob
nossa responsabilidade. Normalmente o chefe transfere para um ou
mais subordinados, uma ou mais atividades. Para que possamos delegar
tarefas com sucesso devemos levar alguns fatores em consideração.
De nada adianta delegar tarefas para ter mais tempo para outros
trabalhos se o tempo gasto para acompanhar as atividades for maior
do que o tempo economizado com a transferência das tarefas
para outras pessoas. É a boa e velha relação
custo x benefício. Pode parecer óbvio, mas é
bastante comum a figura do chefe que transfere uma tarefa e quer
acompanhar seu andamento bem de perto, nos mínimos detalhes.
Esta postura acaba sobrecarregando o chefe e faz com que o subordinado
pense que não merece confiança. Confira, a seguir,
dez pontos que devem ser levados em consideração na
hora de delegar tarefas.
1.Conheça bem as pessoas com
quem trabalha e para quem vai delegar tarefas. Transferir atividades
implica em confiança e conhecimento. Você encarregaria
aquele funcionário que nunca cumpre prazos de terminar
um relatório de grande importância que você
não pode concluir porque está em uma operação
de emergência?
2.Evite delegar tarefas que sejam de sua inteira
responsabilidade ou aquelas que você simplesmente não
gosta de fazer e quer passar para que alguém faça.
Por exemplo, nem todo mundo é apaixonado por redigir relatórios,
mas se o relatório for de sua responsabilidade não
é correto nem ético delegá-lo a outra pessoa
apenas para se livrar da tarefa incômoda.
3.Seja claro e objetivo ao delegar uma tarefa.
É fundamental que você seja claro em suas diretivas
e expectativas em relação ao trabalho que está
sendo delegado. Compare os dois exemplos a seguir:
3.1. "Preciso que você
faça um relatório sobre a situação
da empresa em relação aos recursos de Informática.
Você vai fazendo e à medida que surgirem dúvidas,
entre em contato comigo".
3.2. "Preciso que você faça
um relatório sobre todos os tipos de software utilizados
pela empresa. O relatório deve ser dividido por unidade
de negócio, com a relação completa de todos
os programas usados e o número de usuários que
utiliza cada programa. Você pode iniciar o trabalho fazendo
um levantamento das licenças de software que dispomos.
Esta informação pode ser obtida no setor financeiro.
Na próxima quarta-feira teremos uma reunião às
9 h, na qual irei repassar todos os detalhes sobre este relatório.
Em caso de dúvida não hesite em entrar em contato
por e-mail ou telefone.
Gostaria que você concluísse o relatório
em 30 dias e me enviasse, via e-mail, uma descrição
semanal do andamento das atividades. O objetivo deste levantamento
é fazer a padronização dos nossos sistemas
de Informática".
4.Observe que a definição do item
3.2 é bem mais clara. Descreve o conteúdo do relatório,
define prazos, marca uma reunião para apresentação
de mais detalhes, dá um ponto de partida, estabelece as
formas de contato e, principalmente, o objetivo da tarefa. Já
a definição do item 3.1 é muito vaga. Quando
o subordinado recebe definições vagas ele inicia
o trabalha de acordo com o que entendeu. Depois apresenta o trabalho
para o chefe, que por sua vez diz que não era aquilo que
queria. o funcionário altera o trabalho e novamente o chefe
diz que não está bom. Então por que o chefe
não diz de uma vez, de maneira clara e precisa, o que exatamente
quer, ao invés de gastar tempo precioso dizendo o que não
quer? Isto evita o stress de repetições desnecessárias,
bem como o desgaste no relacionamento de trabalho.
5.Outro fator fundamental é estabelecer
prazos realísticos. Não adianta sobrecarregar sua
equipe com prazos irreais. É necessário definir
um prazo para a realização da tarefa, mas é
igualmente importante que este prazo seja realístico. Caso
contrário, você vai submeter sua equipe a uma pressão
enorme, o que vai resultar em um trabalho feito de qualquer jeito,
apenas para cumprir prazos, ou a tarefa não vai ser executada.
6.Não se esqueça de que a responsabilidade
das tarefas continua sendo sua. Se a pessoa para quem você
delegou uma tarefa, não a cumpre ou o faz insatisfatoriamente,
a responsabilidade é sua. Talvez você não
tenha escolhido a pessoa correta, não tenha sido claro
em suas diretivas, não tenha acompanhado devidamente o
andamento da tarefa ou tenha definido prazos não factíveis.
7.Não resolva problemas que não
são seus. Por exemplo: um de seus subordinados tem dificuldades
de redação e você acaba fazendo a redação
dos relatórios que são de responsabilidade dele.
Esta, evidentemente, não é a postura correta. Providencie
um treinamento em redação de texto e redação
comercial, incentive o aprendizado, enfim, ofereça as condições
necessárias para que a pessoa possa realizar suas tarefas
com eficiência. Dessa forma, além de incentivar o
funcionário, você não fica sobrecarregado.
8.Coloque os recursos necessários à
disposição para que a pessoa responsável
possa executar a tarefa. Muitas vezes simplesmente delegamos uma
tarefa, sem nos preocuparmos se a pessoa tem acesso aos recursos
necessários, quer sejam recursos de informática,
humanos, financeiros ou de capacitação profissional.
9.Estabeleça uma comunicação
clara e precisa com os seus subordinados. Ao delegar a tarefa
defina a comunicação de tal maneira que o subordinado
receba instruções somente de uma pessoa. Isto evita
orientações conflitantes e mantém um ponto
único de contato. Deixe claro a importância da tarefa
e as conseqüências do não cumprimento do prazo
estipulado.
10.Talvez o mais importante seja você se
convencer da importância de delegar tarefas. Muitos chefes
preferem continuar sobrecarregados, executando uma grande quantidade
de trabalho. O que a empresa espera de você como gerente/executivo
é um trabalho criativo na busca de novas soluções
e resoluções de problemas ligados ao negócio
da empresa, ou seja: resultados. Você não conseguirá
desenvolver um trabalho deste nível se gastar a maior parte
do seu tempo em tarefas operacionais que poderiam ser delegadas.
Conclusão
Delegar
tarefas com eficiência é uma das melhores maneiras
para poupar tempo, desde que observados alguns princípios
básicos. Em primeiro lugar você deve estar convencido
da necessidade de delegar tarefas. Para saber se você está
atuando com eficiência, responda às seguintes perguntas:
Você sempre fica com a impressão de que
faria melhor se tivesse feito você mesmo?
Você gosta que os outros fiquem com a imagem de que você
é uma pessoa super ocupada, sobrecarregada de trabalho?
Você resiste em delegar tarefas e somente o faz em último
caso ou em emergências?
Você somente delega as tarefas que não gosta de fazer,
reservando para si os trabalhos que mais gosta?
Você se preocupa com o fato de que um subordinado possa
realizar uma tarefa melhor ou de forma mais rápida que
você?
Se você
respondeu Sim a alguma dessas perguntas, é chegada a hora
de revisar seus conceitos a respeito de delegação
de tarefas. Até o próximo mês, com a terceira
coluna sobre gerenciamento de tempo.
Disponibilizei
no meu site, uma páginas com dicas de livros sobre Gerenciamento
de Tempo e eficácia profissional. Você pode acessar
a lista de livros no seguinte endereço:
http://www.juliobattisti.com.br/livrosdeadministracaodotempo.asp
Se você,
leitor, quiser trocar idéias, enviar sugestões, ou
simplesmente contar suas experiências, é só
entrar em contato comigo pelo e-mail: webmaster@juliobattisti.com.br
(parte superior da página) ou diretamente no meu site: http://www.juliobattisti.com.br.
Você também pode entrar em contato pelo fone: (55)9957-2041.
Será um grande prazer conversar e trocar idéias.
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Pare de Brigar com o Relógio
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