Pare
de Brigar com o Relógio – Parte 1
Introdução:
No artigo
"Como
construir uma carreira de sucesso", publicado aqui no site
Gabaritando, falei sobre a possibilidade de mantermos nossa carreira
em dia e, em crescimento e ao mesmo tempo, não descuidarmos
de nossas atividades de lazer e da família. Muitos leitores
entraram em contato, via e-mail, pedindo que eu falasse um pouco
mais sobre como gerenciar melhor o tempo, de tal forma que tenhamos
mais tempo para atividades de lazer. É exatamente disso que
trato nesta série de artigos: Como fazer do tempo um aliado
e não um inimigo? Este é o primeiro de uma série
de artigos com dicas sobre como gerenciar melhor o tempo.
Algumas
pessoas associam técnicas de gerenciamento de tempo a hábitos
de pessoas extremamente metódicas, do tipo que têm
hora marcada para tomar um cafezinho, hora marcada para tudo. Não
é exatamente isso. Para utilizar o nosso tempo de uma maneira
eficiente, basta um pouco de planejamento e organização.
Nada que iniba a nossa criatividade ou nos torne profissionais sem
iniciativa.
Conforme
veremos neste artigo, gerenciar melhor o nosso tempo exige apenas
um pouco de disciplina, vontade de melhorar e metas bem definidas.
Antes de tudo: metas bem definidas:
Muitas
vezes ouço a seguinte pergunta: "Porque profissionais
com o mesmo nível de competência técnica não
alcançam os mesmos resultados, ou o sucesso?" São
muitos os motivos, desde a falta de habilidades em lidar com as
emoções (a fundamental Inteligência Emocional),
passando por questões muito pessoais. Mas um dos principais
motivos é que alguns profissionais simplesmente não
tem metas claras, bem definidas, quer seja na vida profissional
quanto na vida pessoal. Simplesmente vão levando a vida e
seja o que Deus quiser.
Você
poderá dizer: "Ah Júlio, esse negócio
de plano, planejamento, metas é muito chato, não faz
diferença nenhuma!". Aí eu gosto de responder
com algumas perguntas, digamos, bem "marotas":
Você moraria em um prédio de 40 andares, o qual
foi construído sem o projeto de engenheiros, sem plantas,
sem planejamento das fundações e sem que tenham
sido feitos cálculos estruturais?
Você voaria em um avião que foi construído
sem um cuidadoso projeto e que não tenha sido exaustivamente
testado?
Essas
são apenas algumas questões para salientar a importância
de termos metas bem definidas. Se você não sabe onde
quer chegar, pouco importa onde você está. Ou usando
um velho ditado popular: "De que adianta correr se você
está no caminho errado?" Eu complementaria com o seguinte:
"E se você não tem um projeto de vida bem definido,
com metas bem especificadas, como saber se você está
no caminho certo??". Pode parecer elementar, mas o fato é
que muitas pessoas simplesmente correm, apressadas pela vida, sem
saber se estão na direção correta, pelo simples
fato de não saber com clareza aonde querem chegar.
Um ponto
que eu acho importante é que os seus objetivos/metas tem
que estar por escrito. Só na sua cabeça não
serve. Eu sugiro que você escreva as suas metas em uma folha
de papel e releia de vez em quando. A seguir descrevo como eu faço
com a minha lista de objetivos. É apenas uma sugestão,
cada pessoa deve usar o método com o qual se sentir mais
à vontade. Mas o fundamental é: A LISTA DE OBJETIVOS
E METAS TEM QUE ESTAR POR ESCRITO:
Fiz uma lista dos meus objetivos de vida no curto, médio
e longo prazo.
Em seguida comecei a priorizar as informações
que eu leio, os meus estudos e todas as minhas ações.
Tudo o que não estiver alinhado com os meus objetivos,
ou seja, o que não me ajudasse a alcançá-los
eu simplesmente deixo de lado ou arquivo para referência
futura. Não faz sentido eu utilizar o meu tempo com ações
que não estão na direção do meu
projeto de vida.
Ainda havendo mais coisas para estudar do que tempo disponível,
ou mais trabalho para fazer do que o tempo disponível,
eu estudo/trabalho primeiro no que está alinhado com
os objetivos de curto prazo, em seguida, se houver tempo com
os objetivos de médio prazo e assim por diante.
Trimestralmente eu faço uma revisão desta lista
de objetivos e dos resultados alcançados. Com isso eu
foco os meus estudos e o meu trabalho na ação,
ou seja, naquilo que será aplicado na busca dos objetivos
traçados. Por exemplo, não adiante eu estudar
um assunto agora, se só vou utilizar daqui a 6 meses
ou ou um ano.
Nota: Para mim curto prazo é três meses, médio
prazo até dois anos e longo prazo cinco anos.
Metas definidas é hora de saber se
você está utilizando bem o seu tempo?
O primeiro
passo é sabermos se estamos ou não utilizando bem
o nosso tempo. A melhor maneira de descobrirmos é fazendo
algumas perguntas, como as listadas a seguir:
Tenho a sensação de que nunca consigo terminar
todas as tarefas planejadas no tempo previsto?
Fico alternando entre uma tarefa e outra, sem concluir nem
uma nem outra?
Sou constantemente interrompido enquanto estou executando
meu trabalho?
Gasto mais tempo do que deveria falando ao telefone ou lendo
e-mails; ou nem sequer sei quanto tempo gasto com estas atividades?
Minha lista de tarefas parece interminável?
Não consigo classificar e priorizar tarefas?
Sempre deixo a conclusão de minhas tarefas para a última
hora? (não vale a desculpa que é costume do brasileiro
ou que você trabalha melhor sob pressão)
Interrompo seguidamente (digamos umas dez vezes por dia) minhas
atividades para tomar um cafezinho? Pode ser sinal de ansiedade,
causada pela sensação de não ter tempo
para concluir tudo o que tem que ser feito.
Constantemente deixo de estar com a minha família ou
de realizar alguma atividade de lazer para concluir tarefas
relacionadas ao trabalho? Veja novamente o artigo: "Como
construir uma carreira de sucesso".
Esta não é uma lista definitiva, mas se você
respondeu sim para algumas (digamos três ou mais) destas perguntas,
é provável que você não esteja utilizando
o tempo de uma maneira adequada. Na seqüência, apresento
algumas dicas que podem ajudar o amigo leitor.
A seguir coloco uma lista que consta no excelente livro "O
Mais Completo Guia Sobre Gerenciamento do Tempo", Jeff Davidson,
editora Futura., mais alguns comentários meus. Na lista temos
fatos que são indicativos de que você está sem
controle sobre a forma como utiliza o seu tempo:
Você sai de casa para o trabalho sempre apressado, com
a sensação de estar atrasado, muitas vezes sem
sequer tomar café?
Você lembra a última vez que teve um almoço
agradável, calmo e sem pressa?
Você lembra a última vez que não se irritou
com o motorista do carro a sua frente, porque ele estava andando
muito devagar?
Você está fora de forma, não faz exercícios
físicos a séculos e não consegue imaginar
um horário na sua agenda para encaixar atividades físicas?
E se achou, durante a atividade física fica o tempo
todo pensando que deveria estar fazendo alguma tarefa relacionada
ao trabalho?
Você há muito tempo não sai com amigos
para jantar, dançar e se divertir; ou quando sai sente-se
culpado pelo tempo "que está perdendo"?
Releia novamente a lista anterior, para e reflita um pouco.
Algumas dicas básicas para um melhor
gerenciamento do tempo?
A seguir
coloco algumas recomendações básicas para que
você possa gerenciar melhor o seu tempo. Nas próximas
colunas, vou detalhar os itens apresentados nesse tópico.
Em primeiro lugar, organize-se. Esta história de que "a
minha mesa de trabalho está bagunçada, mas é
assim mesmo, pois eu acho as coisas mais facilmente na minha bagunça
do que em uma mesa toda arrumadinha", não cola.
Precisamos
organizar o nosso local de trabalho de maneira adequada. Iniciando
pela disposição dos móveis e pela organização
da mesa de trabalho.Ai vão algumas dicar para melhorar o
seu local de trabalho e poupar tempo:
Organize suas gavetas e seus arquivos. Organize a papelada de maneira
racional, de preferência dividida por assuntos, projetos,
data ou por uma combinação destes critérios.
Papéis relativos a assuntos já encerrados, caso necessário,
devem ser arquivados e, caso contrário, jogados no lixo.
Mantenha ao alcance da mão apenas os documentos relativos
a tarefas das quais você esteja tratando.
O acúmulo de papéis ou a falta de organização
destes faz com que percamos um tempo precioso toda vez que precisamos
localizar alguma coisa. Vamos lá. Pensou em fazer isso outra
hora? Que nada. Mãos à obra. É hora de fazer
a tão esperada organização na sua escrivaninha
e nos seus arquivos.
Mantenha o material de escritório junto. Guarde lápis,
canetas, colas, fita durex, régua, etc, sempre em um único
local, de preferência ao alcance das mãos e jure de
pés juntos que irá colocar o material de volta no
lugar, após utilizá-lo. E, principalmente, cumpra
o seu juramento.
Ao ler um documento, destaque as partes principais. Isto facilita
na hora de uma leitura rápida, caso precise ler o documento
novamente mais adiante. O mesmo vale para reportagens de interesse
para o seu trabalho. Faça anotações sobre a
matéria e arquive-as junto com uma cópia da reportagem.
Essas anotações podem ser de grande valor (e poupar
muito tempo) futuramente. Não vai dizer que você não
arquiva reportagens que considera importantes ou relevantes?
Conclusão:
Nessa
primeira coluna apenas levantamos a questão do gerenciamento
do tempo, apresentamos a importância de ter metas bem definidas,
vimos alguns sintomas que são indicativos de que você
está perdendo o controle do seu tempo e finalizamos com algumas
dicas elementares (porém muitas vezes esquecidas) para ajudá-lo
a gerenciar melhor o seu tempo. Nas próximas colunas iremos
detalhar um pouco mais esse assunto.
Disponibilizei
no meu site, uma páginas com dicas de livros sobre Gerenciamento
de Tempo e eficácia profissional. Você pode acessar
a lista de livros no seguinte endereço:
http://www.juliobattisti.com.br/livrosdeadministracaodotempo.asp
Se você,
leitor, quiser trocar idéias, enviar sugestões, ou
simplesmente contar suas experiências, é só
entrar em contato comigo pelo e-mail
webmaster@juliobattisti.com.br
ou diretamente no meu site:
http://www.juliobattisti.com.br.
Você também pode entrar em contato pelo fone: (55)9957-2041.
Será um grande prazer conversar e trocar idéias.
Pare de Brigar com o Relógio
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